Mitgliederverzeichnis - Mitgliederverwaltung

In Clubway können die Vereinsmitglieder ihre persönlichen Daten selbst verwalten. Das geht schnell und einfach über die mobile App oder den Browser. Es spart auch der Vereinsleitung eine Menge an Arbeit und ist sicher, da der Datenschutz DSGVO-konform ist.

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Einfache Mitgliederverwaltung ist der Grundstein einer erfolgreichen Vereinsarbeit

Clubway ist die perfekte Software für Vereine jeder Größe und Art. Mit Clubway behältst Du stets den Überblick über die Mitglieder des Vereins und kannst sie immer auf dem Laufenden halten. Das Mitgliederverzeichnis passt sich mühelos an die Bedürfnisse der Vereine an.

Deine Vereinsmitglieder können ihre Daten ganz einfach über die mobile App oder den Browser bearbeiten. Das reduziert die Arbeit für die Vereinsleitung enorm. Clubway ist auch noch sicher für alle, da die Verwaltung personenbezogener Daten DSGVO-konform ist.

Vereinsspezifisch anpassbare Organisationsstruktur
Persönliche Mitgliederseiten und Mobile-App
Aufgabenspezifische Zugriffsrechte
Frei definierbare und vielfältige Mitgliedsfelder
Effiziente Such- und Filterfunktionen
Intelligente, sich automatisch aktualisierende Mitgliederlisten
Komfortable Massenfunktionen sparen Zeit und Mühe
Mühelose Online-Anmeldung
Familien im Verein
Import und Export von Mitgliedsdaten in Dateien
Umfassende Mitgliedsberichte
Ausdruck von Mitgliedskarten
Integration in die Vereinshomepage

Vereinsspezifisch anpassbare Organisationsstruktur

Das Mitgliederverzeichnis wird individuell für Deinen Verein angepasst. Es berücksichtigt die Abteilungsstruktur und Eure jeweiligen Bedürfnisse. Auch sportartspezifische Anforderungen werden beachtet, da im Mannschaftssport andere Mitgliederinformationen relevant sind als in Einzeldisziplinen.

Egal, wie groß Dein Verein ist, Clubway passt sich auf die Organisationsstruktur – Mannschaften, Trainingsgruppen, Abteilungen usw. – an. Die vollständige Mitgliederliste des Vereins kann jederzeit abgerufen und aktualisiert werden.

Persönliche Mitgliedsseite und mobile App

Clubway ist für alle Mitglieder da. Über die persönliche Mitgliedsseite und/oder die kostenlose Clubway-App bleiben Vereinsmitglieder (oder ggf. deren Eltern) immer informiert.

Neue Mitglieder können sich selbst anmelden und ihre Daten eingeben und aktualisieren. So bleibt die Mitgliederliste immer aktuell und lässt sich bequem filtern.

Aufgabenspezifische Zugriffsrechte

In Clubway können den Verantwortlichen des Vereins spezifische Rollen zugewiesen werden. Diese Rollen sind mit Zugriffsrechten verknüpft, die für den eigenen Zuständigkeitsbereich und dessen Aufgaben benötigt werden. So erhält beispielsweise die Leitung einer Mannschaft Zugriff auf die Kommunikationskanäle des eigenen Teams.

Finanzverantwortliche haben Rechte auf die Buchhaltung und Trainer haben Zugriff auf die Trainingspläne. Mitgliedsrechnungen sind nur für die Geschäftsleitung zugänglich und so weiter. Die Herausgabe der Mitgliederliste erfolgt somit nur an berechtigte Personen innerhalb des Vereins.

Effiziente Such- und Filterfunktionen

Das Suchen und Filtern von Mitgliederdaten ist in Clubway ganz besonders einfach. Die vielseitigen Filteroptionen (u.a. nach persönlichen Daten oder Teilnahme an unterschiedlichen Aktivitäten) lassen sich beliebig miteinander kombinieren.

Gesuchte Personen werden blitzschnell gefunden. Informationen oder Nachrichten können einfach per E-Mail nur an gefilterte Mitglieder gesendet werden. Dies spart z.B. beim Mitteilungs- und Rechnungsversand oder Ausdrucken von Mitgliedskarten eine Menge Arbeit. Für noch schnelleren Zugriff können häufig benötigte Filterkombinationen als Favorit gespeichert werden.

Frei definierbare und vielfältige Mitgliederfelder

Dein Verein kann die Mitgliederfelder nach seinen eigenen Bedürfnissen individuell anpassen und festlegen, welche Informationen im Mitgliederregister gespeichert werden. Jedes Feld kann mit verschiedenen Nutzungsmöglichkeiten versehen werden, zum Beispiel kann der Verein verlangen, dass bestimmte Felder ausgefüllt werden müssen, bevor ein Mitglied das System nutzen kann.

Mit diesen flexiblen Mitgliederfeldern kann der Verein schnell alle notwendigen Informationen sammeln und Aktivitäten effizient organisieren. Vereinsverantwortliche können die Mitgliederdaten einsehen, die für ihre jeweilige Rolle relevant sind, und die Spalten der Liste so anordnen, wie es für ihre Aufgaben am sinnvollsten ist.

Umfassende Mitgliedsberichte

Über Clubway können detaillierte Berichte zur Mitgliederstruktur des Vereins und seiner Abteilungen generiert werden. Diese liefern u.a. Aufschluss über Aktivitäten, Mannschaftszugehörigkeit, Alterspyramide, Geschlechterverhältnis oder geografisches Einzugsgebiet. Die Listen können auch im DOSB XML Format exportiert werden.

Informationen wie diese helfen bei der eigenen Planung und sind oft auch für externe Interessengruppen relevant.

Intelligente, sich automatisch aktualisierende Mitgliederlisten

Die Kollektionen-Funktion ermöglicht es, Mitgliederlisten zu erstellen, zu verwalten und im täglichen Gebrauch vielseitig einzusetzen. Das erleichtert die Verwaltung der Mitgliederlisten erheblich. Die Listen können fest definiert oder dynamisch sein und sich nach Filterkriterien automatisch aktualisieren.

Mit diesen Listen hat der Verein immer aktuelle Infos parat. Ob für Verbandsberichte, Geburtstagsgrüße oder den Kontakt mit Trainern. Diese Listen können auch im DOSB XML Format exportiert werden.

Arbeiten mit Kollektionen

Mühelose Online-Anmeldung

Durch Clubway können sich neue Mitglieder online bei Deinem Verein anmelden. Das geht auf der Homepage oder via dem E-Mail-Link. Dabei können sie auch gleich die gewünschte Abteilung oder Mannschaft wählen. Das spart den Verantwortlichen viel Mühe und Zeit.

Die Anmeldung enthält auch die gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzerklärung und die Möglichkeit, die Anmeldungsbedingungen zu akzeptieren. So ist es für neue Mitglieder sehr einfach, mit dem Verein in Kontakt zu treten und alle erforderlichen Schritte zu erledigen.

Import und Export von Mitgliedsdaten

Import von Mitgliedsdaten
Die Daten der Vereinsmitglieder können auf unterschiedliche Weise in Clubway erfasst werden. Ein einzelnes Mitglied kann seine Daten selbst eingeben, oder die Vereinsleitung bzw. der Admin übernehmen diese Aufgabe. Es ist möglich, eine vorhandene Mitgliederdatei zu importieren. Das empfiehlt sich, wenn es um größere Mengen an Mitgliedern geht.

Mitgliedsdaten in Datei exportieren
Admins mit entsprechenden Zugriffsrechten können Mitgliedsdaten zu Berichts- oder sonstigen Verarbeitungszwecken in eine Datei exportieren. Um die Übersicht zu behalten, lassen sich die Listenspalten in der gewünschten Reihenfolge anordnen. Nicht benötigte Spalten können auch ausgeblendet werden.

Komfortable Massenfunktionen sparen Zeit und Mühe

Nachdem die gewünschten Mitglieder mit den Filtern gefunden wurden, ist es möglich, dieselbe Aktion für die gesamte Auswahl auf einmal durchzuführen. Dazu zählen Änderungen im Mitgliedsstatus, das Verschieben in eine andere Gruppe, der Versand von Mitteilungen oder Rechnungen sowie der Ausdruck von Mitgliedskarten. Bleib mit Deinen Mitgliedern in Kontakt und informiere sie über Neuigkeiten. Die Mitgliederverwaltung war noch nie so effizient!

Familien im Verein

Mit der Familienfunktion können einzelne Mitglieder zu einer Familie zusammengefasst werden. Das macht die Verwaltung, Kommunikation und Abrechnung für Familien einfacher. Dank Filtern können Admins die Familienverhältnisse im Verein besser erfassen und Familienrabatte bei der Abrechnung anbieten.

Ausdruck von Mitgliedskarten

Jedes Clubway-Mitglied hat eine elektronische Mitgliedskarte mit persönlichem QR-Code. Diese kann als PDF-Datei geöffnet, auf Papier ausgedruckt und bei Bedarf auch laminiert werden.

Die digitale Mitgliedskarte lässt sich auch in der App oder auf der eigenen Clubway-Mitgliedsseite öffnen. Der QR-Code wird mit der Smartphone-App Clubway Coach gescannt und macht die Anwesenheitskontrolle einfacher als Häckchen-Listen und Excel-Tabellen.

Einzigartiges Feature

Integration in die Vereinshomepage

In Clubway können verschiedene Veröffentlichungen erstellt und auf der Vereinswebseite angezeigt werden. Änderungen in Clubway werden automatisch und in Echtzeit auf der Website des Vereins aktualisiert. Eine manuelle Bearbeitung ist daher nicht nötig. Alle Veröffentlichungen sind DSGVO-konform.

Mitgliederlisten
Du kannst auch Teile der Mitgliederliste auf der Vereinswebsite veröffentlichen. Mit Filtern bestimmst Du die Auswahl (z.B. Mitgliedschaftslevel). Clubway erstellt Dir einen HTML-Code, den Du nur einmal in den Quellcode der Seite einfügen musst.

So kannst Du zum Beispiel die Mannschaften und Vorstandsmitglieder des Vereins auf der Webseite vorstellen.

Login und Registrierung
Auch Login-Formulare können bequem in Clubway erstellt werden. Der generierte HTML-Code wird in die Website des Vereins eingefügt. So können sich die Mitglieder direkt von der Homepage aus einloggen oder als Clubway-Nutzer registrieren.

So kannst Du zum Beispiel die Mannschaften und Vorstandsmitglieder des Vereins auf der Webseite vorstellen.

Das sagen unsere Kunden:

Dank Clubway können wir die Teilnahme unserer Mitglieder einfach und schnell erfassen und Statistiken über die Teilnahme an Trainings und Veranstaltungen erstellen. Das erspart uns enorm viel Zeit und Aufwand.

Referenzstudie >

Damon Pateas, 1. Vorsitzender
Kimura Shukokai Karate Potsdam e.V

Es ist unglaublich hilfreich, alles von der Mitgliederverwaltung bis zur Trainingsbeteiligung in einem System zu haben. Deshalb wird die Verwendung von Clubway für alle Mannschaften in unserem Verein auch ab der nächsten Saison verpflichtend sein.

Referenzstudie >

Heijo Böhme, Geschäftsführer
GSC Moers e.V.

Clubway verbessert die Kommunikation und stärkt das Gemeinschaftsgefühl, in dem es die Verantwortlichkeiten gleichmäßig verteilt. So kann jeder seinen Teil zur Verwaltung beitragen. Außerdem ist der Support ausgezeichnet!

Referenzstudie >

Christoph Schröer, Mitgliederverwaltung
DSC Wanne Eickel Wasser und Gesundheitssport e.V.

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Du hast sogar die Möglichkeit, die Testphase dreimal um je 7 Tage zu verlängern. Das geht auch nach einer kurzen Pause. Danach wählst Du einfach das passende Paket für Deine Vereinsverwaltung.

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