Mitgliederverzeichnis
In Clubway können die Vereinsmitglieder ihre persönlichen Daten über die mobile App oder einen Browser selbst verwalten. Dies spart der Vereinsleitung Mühe und ist für alle Beteiligten sicher, denn Datenschutz gemäß der DSGVO ist integraler Bestandteil
Einfache Mitgliederverwaltung ist der Grundstein einer erfolgreichen Vereinsarbeit
Mit Clubway hast Du jederzeit den Überblick über Deine Mitglieder und kannst sie stets auf dem Laufenden halten. Das Clubway- Mitgliederverzeichnis passt sich problemlos an die Bedürfnisse kleiner und großer Vereine an. Alle Mitglieder können ihre Daten bequem über die mobile App oder den Browser verwalten. Dies spart der Vereinsleitung Mühe und ist für alle Beteiligten sicher, denn Datenschutz gemäß der DSGVO ist in die Plattform integriert.
- Vereinsspezifisch anpassbare Organisationsstruktur
- Persönliche Mitgliederseiten und Mobile-App
- Aufgabenspezifische Zugriffsrechte
- Frei definierbare und vielfältige Mitgliedsfelder
- Effiziente Such- und Filterfunktionen
- Intelligente, sich automatisch aktualisierende Mitgliederlisten
- Komfortable Massenfunktionen sparen Zeit und Mühe
- Mühelose Online-Anmeldung
- Import und Export von Mitgliedsdaten in Dateien
- Umfassende Mitgliedsberichte
- Ausdruck von Mitgliedskarten
- Integration in die Vereinshomepage
Vereinsspezifisch anpassbare Organisationsstruktur
Die Inhalte des Mitgliederverzeichnisses werden individuell für jeden Verein konfiguriert, um seiner Abteilungsstruktur und seinen Bedürfnissen gerecht zu werden. Auch sportartspezifische Anforderungen werden in Clubway berücksichtigt, denn naturgemäß sind beispielsweise im Mannschaftssport andere Mitgliederinformationen relevant als für Einzeldisziplinen. Egal, wie groß oder klein Euer Verein ist: die Verwaltungssoftware lässt sich präzise auf seine Organisationsstruktur – Mannschaften, Trainingsgruppen, Abteilungen usw.– zuschneiden.
Persönliche Mitgliedsseite und mobile App
Clubway ist für alle Mitglieder da. Über die eigene Mitgliedsseite und/oder die kostenlose Clubway-App bleiben Vereinsmitglieder (oder ggf. deren Eltern) jederzeit darüber auf dem Laufenden, was in ihrer Mannschaft oder Abteilung passiert.
Neumitglieder können sich hier selbst anmelden und die von der Vereinsleitung benötigten Informationen eingeben sowie bei Bedarf später aktualisieren. Dadurch bleibt die Mitgliederliste stets auf dem neuesten Stand und ihre Inhalte lassen sich mit Hilfe von Filtern bequem ermitteln.
Aufgabenspezifische Zugriffsrechte
In Clubway können den Verantwortungspersonen des Vereins spezifische Rollen zugewiesen werden. Mit diesen sind jeweils diejenigen Zugriffsrechte verknüpft, die für den eigenen Zuständigkeitsbereich und dessen Aufgaben benötigt werden. So erhält beispielsweise die Mannschaftsleitung Zugriff auf die Kommunikationskanäle des eigenen Teams, der/die SchatzmeisterIn auf die Buchhaltung, der/die TrainerIn auf den Trainingskalender, deren AssistentIn auf die Anwesenheitskontrolle, die Geschäftsführung auf die Mitgliederrechnungen und die/der OrganisatorIn des Kursangebots auf die Anmeldeformulare.
Effiziente Such- und Filterfunktionen
Das Suchen und Filtern von Mitgliederdaten ist in Clubway ganz besonders einfach. Die vielseitigen Filteroptionen der Mitgliederliste (u.a. nach persönlichen Daten oder Teilnahme an unterschiedlichen Aktivitäten) lassen sich beliebig miteinander kombinieren, um die gesuchten Personen blitzschnell zu finden. Dies spart z.B. beim Mitteilungs- und Rechnungsversand oder Ausdrucken von Mitgliedskarten eine Menge Arbeit. Für noch schnelleren Zugriff können häufig benötigte Filterkombinationen als Favoriten gespeichert werden.
Frei definierbare und vielfältige Mitgliederfelder
Der Verein kann die Mitgliederfelder nach seinen eigenen Bedürfnissen gestalten, indem er entscheidet, welche Informationen im Mitgliederregister gespeichert werden sollen. Jedes Mitgliederfeld kann individuell an die Anforderungen des Vereins angepasst werden, indem verschiedene Nutzungsmöglichkeiten zugewiesen werden. So kann der Verein beispielsweise voraussetzen, dass ein Feld ausgefüllt wird, bevor ein Mitglied das System nutzen kann. Durch dynamisch anpassbare Mitgliederfelder kann der Verein schnell und effizient alle notwendigen Informationen sammeln, um seine Aktivitäten erfolgreich zu managen.
Die Vereinsverantwortlichen können die für ihre jeweilige Rolle erforderlichen Mitgliederdaten nicht nur einsehen, sondern die Spalten der Liste so anordnen, wie es ihren Vorlieben entspricht und für die Erledigung ihrer Aufgaben am sinnvollsten erscheint.
Umfassende Mitgliedsberichte
Über Clubway können detaillierte Berichte zur Mitgliederstruktur des Vereins und seiner Abteilungen generiert werden, die u.a. Aufschluss über Aktivitäten, Mannschaftszugehörigkeit, Alterspyramide, Geschlechterverhältnis oder geografisches Einzugsgebiet liefern. Die Listen können auch im DOSB XML Format exportiert werden.
Diese Informationen helfen bei der eigenen Planung und sind oft auch für externe Interessengruppen relevant.
Intelligente, sich automatisch aktualisierende Mitgliederlisten
Die Kollektionen-Funktion ermöglicht es, Mitgliederlisten zu erstellen, zu verwalten und im täglichen Gebrauch vielseitig einzusetzen. Die Verwaltung von Mitgliederlisten wird durch Kollektionen erheblich erleichtert. Die Listen können aus bestimmten Mitgliedern fest definiert oder dynamisch sein und sich nach Filterkriterien automatisch aktualisieren. Dank dieser Listen verfügt der Verein stets über aktuelle und relevante Informationen, sei es für Verbandsberichte, Geburtstagsgrüße, die Kommunikation mit Trainern oder die Mitgliederüberwachung. Diese Listen können auch im DOSB XML Format exportiert werden.
Mühelose Online-Anmeldung
Mit Clubway könnt ihr potenziellen Neumitgliedern die Möglichkeit bieten, sich online bei eurem Verein anzumelden (direkt auf der Homepage oder via E-Mail-Link) und dabei auch direkt die gewünschte Abteilung bzw. Mannschaft zu wählen. Dies spart den Verantwortlichen viel Mühe und beinhaltet gleichzeitig die gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzerklärung des Vereins und die Möglichkeit zum Akzeptieren seiner Anmeldungsbedingungen.
Import und Export von Mitgliedsdaten
Import von Mitgliedsdaten
Die Daten der Vereinsmitglieder können auf unterschiedliche Weise in Clubway erfasst werden. Neben der eigenen Eingabe durch das Mitglied können sie auch durch die Vereinsleitung oder den Administrator des Webdienstes eingegeben oder aus einer vorhandenen Mitgliederdatei importiert werden. Letzteres empfiehlt sich bei der Ingebrauchnahme von Clubway oder um eine große Anzahl von Mitgliedern auf einmal hinzuzufügen.
Mitgliedsdaten in Datei exportieren
Verantwortungspersonen mit entsprechenden Zugriffsrechten haben die Möglichkeit, Mitgliedsdaten zu Berichts- oder sonstigen Verarbeitungszwecken in eine Datei zu exportieren. Um die Übersicht zu wahren, können die Listenspalten in der gewünschten Reihenfolge angeordnet und nicht benötigte Spalten weggelassen werden.
Komfortable Massenfunktionen sparen Zeit und Mühe
Nach dem Auffinden der gewünschten Mitglieder mit Hilfe der Filter ist es möglich, dieselbe Aktion (z.B. Statusänderung, Verschieben in eine andere Gruppe, Mitteilungs- oder Rechnungsversand oder Ausdruck von Mitgliedskarten) für die gesamte Auswahl auf einmal durchzuführen – effizienter könnte die Mitgliederverwaltung nicht sein!
Einfacheres Berücksichtigen von Familien im Verein - Verwaltung, Kommunikation, Abrechnung
Mit der Familienfunktion können Administratoren Mitglieder zu einer Familie zusammenfassen, wodurch die Verwaltung von Familien, Kommunikation und Abrechnung erleichtert wird. Durch die Verwendung intelligenter Filter können Administratoren die Familienverhältnisse im Verein besser erfassen und auch Familienrabatte bei der Abrechnung ermöglichen.
Ausdruck von Mitgliedskarten
In Clubway erhält jedes Mitglied eine elektronische Mitgliedskarte mit persönlichem QR-Code. Sie kann bei Bedarf als .pdf-Datei geöffnet, auf Papier ausgedruckt und beispielsweise laminiert werden. Die digitale Mitgliedskarte kann auch in der App oder auf der eigenen Clubway-Mitgliedsseite geöffnet werden.
Der QR-Code wird mit der Smartphone-App Clubway Coach gescannt. Hierdurch kann die Trainerin oder der Kursleiter ohne zeitaufwendiges Abhaken von Teilnehmerlisten blitzschnell die Anwesenheit kontrollieren.
Einzigartiges Feature
Integration in die Vereinshomepage
In Clubway erstellte Informationen können direkt auf der Homepage des Vereins veröffentlicht werden. Eventuelle nachträgliche Änderungen werden automatisch aktualisiert. Die dynamische Integration in Echtzeit nimmt dem Webmaster Arbeit ab und sorgt dafür, dass die Veröffentlichungen stets auf dem aktuellen Stand und im Einklang mit der DSGVO sind.
Mitgliederlisten
Es ist auch möglich, Auszüge aus der Mitgliederliste auf der Website des Vereins zu veröffentlichen. Die Auswahl wird mit Hilfe der gewünschten Kriterien definiert (z.B. Mitgliedschaftslevel). Daraufhin generiert Clubway einen HTML-Code, der kopiert und in den Quellcode der betreffenden Seite eingebettet werden kann. Diese Veröffentlichungsoption ist praktisch, um auf der Homepage beispielsweise die Mannschaften und Vorstandsmitglieder des Vereins vorzustellen.
Nachträglich vorgenommene Änderungen in Clubway werden automatisch auf der Website aktualisiert, sodass der HTML-Code nicht erneut eingefügt werden muss.
Login und Registrierung
Das Login-Formular für den Webdienst kann bequem in Clubway definiert und der von der Software automatisch generierte HTML-Code direkt in die Website des Vereins eingefügt werden. So können sich die Mitglieder direkt von der Homepage aus einloggen oder als Clubway-Nutzer registrieren.
Nachträglich vorgenommene Änderungen in Clubway werden automatisch auf der Website aktualisiert, sodass der HTML-Code nicht erneut eingefügt werden muss.
Login und Registrierung
Das Login-Formular für den Webdienst kann bequem in Clubway definiert und der von der Software automatisch generierte HTML-Code direkt in die Website des Vereins eingefügt werden. So können sich die Mitglieder direkt von der Homepage aus einloggen oder als Clubway-Nutzer registrieren.
So hat die Online-Mitgliederverwaltung von Clubway anderen Vereinen bereits geholfen:
Unsere Kunden bestätigen: Eine einfache Mitgliederverwaltung ist der beste und wichtigste Aspekt von Clubway! Darüber hinaus ist sie eine solide Basis für die gesamte übrige Vereinsarbeit, vom Rechnungswesen über die Veranstaltungsorganisation bis hin zur Kommunikation. Erleichtere Dir also die Arbeit und nutze Clubway für eine erfolgreiche Vereinsarbeit!
Die Vereinssoftware von Clubway ist großartig! Uns gefällt, dass wir unsere Mitglieder ganz einfach online mit der App verwalten können. So haben wir alle immer das aktuelle Mitgliederverzeichnis für unseren Verein. Mit der Software lässt sich der tägliche Aufwand deutlich reduzieren, da wir nun einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Mitglieder haben. Im Großen und Ganzen fällt eine riesen Last an Arbeit von uns ab. Wir sind begeistert!
Die Clubway Software ist ein benutzerfreundliches online Tool, mit dem man alle wichtigen Funktionen eines Vereins, wie z.B. Mitgliederverwaltung managen kann. Als Erstes können wir Mitglieder einfach erstellen und verwalten und uns dabei auf den Überblick über die Mitglieder konzentrieren. Auch die Buchhaltung und die Verwaltung von Veranstaltungen und Finanzen ist einfach zu handhaben. Darüber hinaus hat die Software viele Funktionen, die uns die Arbeit erleichtern.
Als Vorstand eines Vereins hatte ich in der Vergangenheit Schwierigkeiten, den Überblick über unsere Mitglieder zu behalten. Wir hatten nur begrenzte Möglichkeiten, Daten über unsere Mitglieder zu sammeln und zu organisieren, was zu Missverständnissen und ineffizienten Arbeitsabläufen führte. Insgesamt hat uns die Vereinssoftware zur Mitgliederverwaltung sehr geholfen, unsere Organisation effektiver zu führen und unsere Mitglieder besser zu betreuen. Wir empfehlen die Software daher gerne jedem anderen Verein, der seine Mitgliederverwaltung verbessern möchte.
Schon mehr als 850 Vereine nutzen die Clubway-Online-Vereinssoftware – Nutze die Möglichkeit & sei auch Du dabei!
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