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Referenzstudie: Nutzung von Clubway beim DSC Wanne Eickel Wasser und Gesundheitssport e.V.

09.07.2024
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Der DSC Wanne Eickel Wasser- und Gesundheitssport e.V. ist ein eigenständiger Verein, der aus dem Hauptverein DSC Wanne Eickel hervorgegangen ist. Mit rund 400 Mitgliedern und einer zusätzlichen Teilnehmerzahl von 200-300 Personen pro Jahr, die an verschiedenen Kursen teilnehmen, stellt der Verein ein breit gefächertes Angebot im Bereich Schwimmen, Wasserball und Tauchen bereit. Wir haben uns mit Christoph Schröer, der für die Mitgliederverwaltung zuständig ist, zusammengesetzt, um mehr über ihre Erfahrungen mit unserer Verwaltungssoftware Clubway und die damit verbundenen Verbesserungen im Vereinsalltag zu erfahren.

Vereinsstruktur und Herausforderungen

"Der Verein ist schon 20 Jahre alt, ist ausgegliedert worden aus dem Hauptverein der DSC Wanne Eickel, ein riesiger Verein mit zig Sparten: Fußball, Schwimmen, Judo und die Wasser- und Gesundheitssportabteilung," erklärt Christoph Schröer, der für die Mitgliederverwaltung zuständig ist. “Die eigenständige Wasser- und Gesundheitssportabteilung umfasst Schwimmen, Wasserball und Tauchen und ist unter dem Namen DSC Wanne Eickel Wasser und Gesundheitssport e.V. bekannt.”

Mit einer stabilen Mitgliederbasis von rund 400 Mitgliedern und vielen saisonalen Kursteilnehmern, die hauptsächlich für Schwimmkurse angemeldet werden, stellte die Verwaltung der Mitglieder und Kurse eine erhebliche Herausforderung dar. "Wir haben 400 Mitglieder, das schwankt immer etwas, denn es kommen zum Anfang des Jahres immer einige dazu und zum Ende des Jahres gehen einige wieder weg. Das liegt daran, dass die meisten das Seepferdchen für ihre Kinder machen wollen," beschreibt Christoph die Problematik.

Einführung von Clubway

Der DSC Wanne-Eickel fand Clubway durch ein Gespräch: "Eine Kollegin von euch hat unseren Vorstand Michael Corneli angesprochen. Da ich bei uns die Mitgliederverwaltung mache und nach einer neuen Software suchte, hat er sofort gesagt 'Hallo Christoph, hier ist jemand, der bietet uns eine Software an, willst du dich nicht mal damit auseinandersetzen?'," erzählt Christoph. Er erkannte schnell das Potenzial der neuen Software und setzte sich intensiv damit auseinander.

"Ich hatte ja auch schon eine klare Vorstellung, was ich möchte und brauche und habe ihr dann Fragen dazu gestellt. Kurz darauf hatten wir dann eine Demo mit euch, danach ging alles sehr flott", so Christoph

Durch die rasche Implementierung konnte der Verein schnell von den Vorteilen der neuen Software profitieren: "Innerhalb der ersten 48 Stunden Datenimport gemacht und dann haben wir losgelegt."

Herausforderungen vor Clubway

Vor der Einführung von Clubway nutzte der DSC Wanne Eickel Wasser und Gesundheitssport e.V. bereits eine Verwaltungssoftware, die jedoch einige erhebliche Nachteile hatte. Christoph schildert die Situation: "Wir hatten bereits eine Verwaltungssoftware, was uns von der Papierarbeit befreit hat. Allerdings war diese Software eine kleine On-Premises-Lösung. Das bedeutete, dass wir uns per TeamViewer auf dem Server einwählen mussten. Und da deshalb immer nur eine Person an der Software arbeiten konnte, hatten wir ziemlich viele Schwierigkeiten und natürlich Einschränkungen."

Die wesentlichen Probleme der alten Software waren die eingeschränkte Zugänglichkeit und die mangelnde Funktionalität, insbesondere in der Kursverwaltung. "Die Mitgliederverwaltung war in Ordnung, aber die Kursverwaltung und die Einbindung neuer Mitglieder über ein Online-Formular fehlten komplett."

Ein weiteres Problem war die Integration der verschiedenen Systeme, die der Verein nutzte. "Wir hatten damals ein Online-Formular über Google Forms, dessen Daten manuell in die Vereinsverwaltung importiert werden mussten. Diese Prozesse waren sehr zeitaufwendig und fehleranfällig."

Verbesserungen durch Clubway

Mit der Einführung von Clubway konnten diese Probleme effektiv gelöst werden. Die größte Erleichterung war die Integration der Kursverwaltung und Mitgliederverwaltung, wodurch die manuelle und zeitaufwendige Pflege von Daten entfiel:

"Erleichtert hat sie natürlich einfach schon dadurch, dass jetzt die Anmeldung und die Verwaltung integriert sind. Wir müssen also keine Datenimporte und Exporte mehr durchführen."

Ein weiterer großer Vorteil war die Möglichkeit, neue Mitglieder und Kursteilnehmer unkompliziert zu verwalten und die Kommunikation zu verbessern. "Die Kommunikation zwischen Trainern und Kursteilnehmern hat sich verbessert," betont Christoph. Besonders die Möglichkeit, E-Mails direkt aus der Software an Gruppen zu senden, hat sich als sehr nützlich erwiesen:

"Es finden alle super, dass sie aus der Software heraus die Mitglieder per E-Mail anschreiben können. Das gab's vorher nicht."

Clubway bot also genau die Lösungen, die der Verein benötigte: eine cloudbasierte Software, die allen Beteiligten gleichzeitig Zugriff ermöglichte, eine integrierte Kursverwaltung und die Möglichkeit, neue Mitglieder über ein Online-Formular aufzunehmen. "Das haben wir dann bei Clubway gesehen und das waren die drei Hauptargumente für uns."

Nutzung und Funktionen

Clubway wird intensiv für die Organisation von Kursen und Veranstaltungen genutzt. "Wir legen jedes Quartal 20 Kurse an. Also 80 Kurse pro Jahr, kommt natürlich darauf an, ob wir eine 4. Kursrunde am Ende des Jahres noch schaffen, aber 60 im Jahr sind es auf jeden Fall", sagt Christoph. Dank der hilfreichen Massenfunktionen können Kurse, der vergangenen Saison als Vorlage für einen demnächst geplanten, kopiert werden. Das ist sehr praktisch, das dann nur noch die Kursdaten aktualisiert werden müssen, was ihnen enorm viel Zeit erspart.

Auch die Eventorganisation, wie Mitgliederversammlungen und Vereinsfeste, profitiert von den umfassenden Funktionen der Software: "Wir organisieren auch alle vereinsinterne Termine über Clubway, wie zum Beispiel Mitgliederversammlungen und Feste. Da nutzen wir die Termin- und Anmeldefunktion intensiv."

Die Software ermöglicht es den Vereinsmitgliedern, eigenständig auf die notwendigen Informationen zuzugreifen und Aufgaben zu erledigen, ohne dass ständig Rücksprache mit der Verwaltung gehalten werden muss. "Jeder kann sich die Daten aus dem System ziehen, die er braucht, ohne bei der Mitgliederverwaltung oder dem Trainer nachfragen zu müssen", erklärt Christoph. Diese Dezentralisierung der Verantwortlichkeiten hat die Effizienz und Selbstständigkeit im Verein erheblich gesteigert.

Integration und Herausforderungen

Die Einführung von Clubway verlief reibungslos, was nicht zuletzt Christophs IT-Hintergrund zu verdanken ist: "Wir hatten den Vorteil, dass ich aus dem IT-Bereich komme und daher ein grundlegendes Verständnis für Software und Datenmanagement habe. Dadurch fiel uns der Einstieg leicht." Einige Vereinskollegen die nicht so technikaffin sind, brauchten etwas länger, um sich an die neue Software zu gewöhnen: "Die Kollegen haben sich anfangs etwas schwerer getan, da sie bis dahin nicht mit solcher Software gearbeitet hatten." Mittlerweile kommen jedoch alle gut mit der Software zurecht und nutzen sie effizient im Alltag.

Support und Zufriedenheit

Der Support von Clubway wird als herausragend beschrieben und trägt maßgeblich zur Zufriedenheit bei:

"Der Support ist wirklich ausgezeichnet. Sie haben uns schon oft geholfen und keine Anfrage blieb länger als 48 Stunden unbeantwortet."

Die Hilfsbereitschaft und Kompetenz des Support-Teams hat dem Verein auch in kritischen Situationen geholfen: "Zum Beispiel bei den Abrechnungsdateien, als wir Anpassungen vorgenommen hatten, wurde uns sofort geholfen. Es gibt immer eine Antwort, eine Möglichkeit und eine Lösung. Ich bin sehr zufrieden, es gibt nichts auszusetzen."

Fazit

Die Einführung von Clubway hat die Arbeitsabläufe beim DSC Wanne Eickel Wasser und Gesundheitssport e.V. effizienter gestaltet und den Arbeitsaufwand verringert. Die cloudbasierte Software verbessert die Kommunikation, erleichtert die Verwaltung und fördert die Zusammenarbeit im Verein.

"Auf ner Skala von 1-10 würde ich 9 sagen," bewertet Christoph die Zufriedenheit mit der Software. "Natürlich ist immer Luft nach oben, aber da Clubway ständig weiterentwickelt wird, sind wir nicht weit von einer 10 entfernt."

Besonders die verbesserte Kommunikation und die Möglichkeit, Aufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen, werden als große Vorteile gesehen.

"Weil sie die Kommunikation verbessert und das Miteinander, und weil sie die Verantwortung und Verwaltung im Allgemeinen auf alle Schultern verteilt," erklärt Christoph die Gründe für eine klare Weiterempfehlung der Software.

Der Verein würde Clubway daher ohne Einschränkungen weiterempfehlen und ist überzeugt, dass die Software auch anderen Vereinen helfen kann, ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

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