Terminverwaltung

Terminmanagement de luxe

Einfache Terminplanung, Anmeldungsmanagement und Echtzeit-Teilnahmestatistik - weniger Stress, mehr Spaß am Sport!

In Sportvereinen ist das ganze Jahr über etwas los:

Wettkämpfe und Turniere, Kurse und Training, Versammlungen und Feste – sie alle lassen sich mit Clubway bequem organisieren. Die Terminerstellung und das Versenden von Einladungen sind online und auch über die mobile App möglich.

Einmalig auf dem Markt ist die Echtzeit-Teilnahmestatistik, deren Ergebnisse bei der künftigen Planung helfen. Präzise Teilnehmerdaten zeigen, wie aktiv die Mitglieder an Terminen, Trainings und internationalen Turnieren teilnehmen - Daten, die Vereine für Sponsoren attraktiver machen.

Eine effiziente Terminverwaltung für Vereine!

Reibungslose Terminplanung
Lückenloses Anmeldungsmanagement
Begrenzung der Teilnehmerzahl
Warteliste
Zusätzliche Teilnehmerinformationen
Personalinformationen hinzufügen
Rechnung bei der Anmeldung
Kommunikation rund um den Termin
Effiziente Such- und Filterfunktionen
Massenfunktionen sparen Zeit und Nerven
Export in externe Dateien
Vielseitige Aktivitätsberichte
Integration des Terminkalenders in die Vereinshomepage

Reibungslose Terminplanung

Die Erstellung von Terminen in Clubway ist schnell und intuitiv. Das Datum kann aus der Kalenderansicht oder aus der Zeitleiste ausgewählt werden. Es können einmalige und wiederkehrende Termine einfach angelegt werden.

Es ist sinnvoll, Veranstaltungen zuerst im Online Terminkalender der Admins zu erstellen und dann erst für die gewünschten Mitglieder freizuschalten.

Lückenloses Anmeldungsmanagement

Mitglieder werden über den Online-Kalender auf der Mitgliedsseite oder der mobilen App über neue Termine informiert. Wenn die gesamte Familie sportlich aktiv ist und den Clubway-Familienkalender nutzt, erscheinen neue Termine automatisch auch dort.

Dank der Möglichkeit zur Voranmeldung ist die genaue Teilnehmerzahl bereits im Voraus bekannt. Das erleichtert das Planen und Verwalten von unterschiedlichen Veranstaltungen erheblich. Auf der Anmeldeseite kann optional ein Feld zur Angabe von Abwesenheitsgründen integriert werden.

Clubway ermöglicht vielseitige Anmeldeoptionen. Sie können an verschiedene Zielgruppen angepasst werden, sei es eine bestimmte Mannschaft, eine Abteilung oder der gesamte Verein. Es können auch öffentliche Termine erstellt werden, die für Nichtmitglieder oder potenzielle Neumitglieder zugänglich sind. Zusätzlich bietet Clubway die Möglichkeit, gezielt einzelne Personen zu Veranstaltungen einzuladen, wie etwa nur die für ein Spiel nominierten Mannschaftsmitglieder. Bei Bedarf lässt sich auch eine begrenzte Anmeldefrist für Termine festlegen.

Begrenzung der Teilnehmerzahl

Die Zahl der möglichen Anmeldungen kann für jeden Termin individuell festgelegt werden. Falls Personen für verschiedene Rollen benötigt werden, können für diese jeweils eigene Höchstzahlen bestimmt werden (z.B. 2 Torhüter, 10 Feldspieler, 2 Betreuer). Anhand der Teilnehmerliste sieht der Coach auf einen Blick, wer mit dabei ist.

Warteliste

Wie bei Kursen kann auch für den Fall ausgebuchter Termine eine Warteliste angelegt werden. Wenn ein Platz frei wird, rückt die erste Person der Liste automatisch nach. Die Warteliste kann auch manuell verwaltet werden. Der Admin sieht direkt, wie viele Interessierte noch auf der Liste warten.

Wer von der Warteliste aus in den Kurs nachrückt, wird automatisch benachrichtigt. Auch die Veranstalter des Termins können Systemmitteilungen über Änderungen dieser Art abonnieren.

Zusätzliche Teilnehmerinformationen

Der Admin kann auf Vereinsebene Zusatzfelder für individuelle Termine definieren, um beispielsweise die Anmeldung zu vereinfachen. Die in diese Felder eingegebenen Informationen werden nur für den spezifischen Termin genutzt und gehen nicht ins Vereinsregister ein.

Dies ist nützlich, um beispielsweise bei der Anmeldung zum Trainingslager nach möglichen Lebensmittelallergien zu fragen. Die Inhalte der Zusatzfelder werden nach Ablauf des definierten Zeitraums automatisch gelöscht, wie es die Datenschutzgesetze verlangen.

Personalinformationen hinzufügen

In den Termininformationen kann bei Bedarf der Name der zuständigen Person (z.B. Coach) angegeben werden. Er erscheint auch im Terminkalender, soweit es die DSGVO zulässt. Der Clubway-Kalender kann so angepasst werden, dass nur die eigenen Trainingstermine angezeigt werden.

Rechnung bei der Anmeldung

Falls sich mit dem Termin Kosten verbinden, können diese bei der Anmeldung automatisch in Rechnung gestellt werden. Typische Beispiele sind Übernachtungskosten bei Auswärtsturnieren oder Teilnahmegebühren für Trainingslager.

Der Preis wird auf der Anmeldeseite angezeigt. Nach der Anmeldung wird die Rechnung automatisch versendet. So können die Admins leicht prüfen, wer die Teilnahme bereits bezahlt hat. Es ist auch eine manuelle Rechnungsstellung nach der Anmeldung möglich.

Einzigartiges Feature

Kommunikation rund um den Termin

Die Clubway-Terminverwaltung ermöglicht den bequemen Mitteilungsversand per Rundschreiben, als Anhang, per E-Mail, SMS oder Chat (als Push-Benachrichtigung in der App). So wird sichergestellt, dass alle mit dem Termin zusammenhängenden Informationen – ob Trainerhinweis, Zahlungserinnerung oder Zeitplanänderung – ihre Empfänger rechtzeitig erreichen. Die Teilnehmenden (oder gegebenenfalls ihre Eltern) bleiben auf dem Laufenden und können im Rahmen des Datenschutzgesetzes auch selbst über die Chatfunktion Fragen stellen.

Effiziente Such- und Filterfunktionen

In einem aktiven Verein ist das ganze Jahr über viel los. Je größer die Zahl der Veranstaltungen, desto hilfreicher sind die Such- und Filterfunktionen von Clubway. Sie sparen dem Organisationsteam eine Menge Zeit und erleichtern das Terminmanagement erheblich.

Export in externe Dateien

Verantwortungspersonen mit entsprechenden Zugriffsrechten haben die Möglichkeit, Termin- oder Teilnehmerdaten zu Berichts- oder sonstigen Verarbeitungszwecken in eine Datei zu exportieren.

Massenfunktionen sparen Zeit und Nerven

Durch Nutzung von Massenfunktionen wird dieselbe Aktion gleichzeitig auf mehrere Objekte angewendet. Mit ihrer Hilfe können beispielsweise Trainingspläne der vergangenen Saison als Vorlagen für die kommende kopiert oder mehrere Mannschaftsmitglieder auf einmal in die Aufstellung für das nächste Spiel gewählt werden.

Außerdem sind sie praktisch beim Aktualisieren von Kursdaten oder beim Mitteilungsversand an Mitglieder, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Vielseitige Aktivitätsberichte

In Clubway können umfassende Berichte zu den Terminen des Vereins und der Aktivität seiner Mitglieder generiert werden. Die Berichtszeiträume sind frei wählbar.

Wie viele Personen meldeten sich zu den Veranstaltungen des Vereins an und wie viele nahmen tatsächlich teil?
Wo wohnen die Mitglieder, wie gestaltet sich das prozentuale Verhältnis der Altersgruppen oder der Geschlechter?
Welche Tage oder Trainingsangebote sind am beliebtesten, welche am unbeliebtesten?
Welcher Karateka ist als nächstes reif für die Gürtelprüfung, welche Tennisspielerin ist am häufigsten auf dem Platz?
Und welche Mitglieder hören vermutlich in absehbarer Zeit auf?

All diese und viele weitere Fragen lassen sich mit Hilfe von Clubway-Berichten beantworten – damit die künftige Planung auf Fakten basiert.

Integration des Terminkalenders in die Vereinshomepage

Die im Clubway-Kalender eingetragenen Spiele, Trainingszeiten und sonstigen Termine können direkt auf der Homepage des Vereins veröffentlicht werden. Mit der Funktion bleiben alle auf dem neuesten Stand. Eventuelle nachträgliche Änderungen werden automatisch aktualisiert. Es können auch beispielsweise mannschaftsspezifische Terminkalender veröffentlicht werden, sodass Fans auf der Homepage alle Heimspiele auf einen Blick finden.

So hat die Online-Terminbuchung von Clubway anderen Vereinen bereits geholfen:

Unsere Kunden bestätigen: Clubway bietet Funktionen, die es ermöglichen Termine effizient zu verwalten. Die Software zur Terminplanung bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es ermöglicht, schnell Termine zu buchen und zu verwalten.

Die Terminverwaltung-Funktion hat unseren Alltag im Verein revolutioniert. Früher waren Buchungen oft ein Durcheinander, jetzt ist alles zentralisiert und jeder weiß Bescheid.

Die Möglichkeit, alles an einem Ort zu haben, vom Erstellen eines Termins, über online Buchungen bis zum Versenden von Erinnerungen, zeigt, wie durchdacht und umfassend diese Software ist.

Was mir an Clubway besonders gefällt, ist die integrierte Art und Weise, wie alles miteinander verknüpft ist. Ob Buchung von Terminen, Anmeldungen oder Kommunikation – alles läuft über dieselbe Software.

Es hat unsere Abläufe wesentlich vereinfacht und strukturiert. Clubway spart uns nicht nur Zeit, sondern auch viele Kopfschmerzen, vor allem wenn es um die Koordination großer Events oder Turniere geht.

Als Verantwortlicher für die Buchungen in unserem Verein schätze ich Clubway sehr. Die Software macht es super einfach, Termine zu planen und zu verwalten.

Das integrierte System, von der Terminverwaltung bis zur Rechnungsstellung, ist ein echter Game-Changer für uns. Besonders hilfreich finde ich auch die Echtzeit-Teilnahmestatistik. Sie gibt uns wertvolle Einblicke, um unsere Angebote und Events noch besser zu planen.

Schon mehr als 950 Vereine nutzen die Clubway-Verwaltungssoftware für Vereine – Nutze die Möglichkeit & sei auch Du dabei!

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