Kurse: Online-Anmeldung und Teilnehmerverwaltung

Bequeme Kursteilnehmerverwaltung für Vereine jeder Größe
Organisiert Dein Verein Schwimm-, Tanz-, Hockey-, Budo- oder sonstige Kurse? Falls ja, sollte Euer Clubway-Paket das Kurse-Zusatzmodul enthalten.

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Das Clubway-Zusatzmodul Kurse wurde für Vereine entwickelt, die Sport- oder andere Kurse veranstalten.

Mit ihm wird das Management von Anmeldungen, Kurseinheiten und Teilnehmerdaten ein Kinderspiel. Ob Schwimmunterricht, Tanzstunden, Gruppengymnastik, Fußballschule, Hockeykurse, Selbstverteidigung oder Nachmittagsbetreuung für Schulkinder – das vielseitige Kursmodul erleichtert die Organisation.

Komfortable und skalierbare Online-Anmeldung
Begrenzung der Teilnehmerzahl
Wartelisten und deren Verwaltung
Erfassung zusätzlicher Teilnehmerinformationen
Kursleiter hinzufügen
Zeitplan und Benachrichtigungen
Mitteilungsoptionen des Kursmoduls
Rechnung bei Anmeldung
Effiziente Such- und Filterfunktionen
Massenfunktionen sparen Zeit und Nerven
Export in externe Dateien
Integration der Anmeldefunktion in die Vereinshomepage

Personen, die sich zu einem Kurs anmelden, werden automatisch als Teilnehmende sämtlicher Kurseinheiten (z.B. wöchentliche Schwimmstunden) registriert. Die Kurstermine werden im Kalender angezeigt, wo es möglich ist, die Teilnahme für einzelne Stunden zu bestätigen oder abzusagen. Falls es seitens des Vereins zu Änderungen einzelner Termine kommt (z.B. Verlegung oder Ausfall einer Stunde) werden diese im Kalender aktualisiert, ohne Auswirkungen auf die übrigen Kurstermine zu haben. Die Änderung kann den Teilnehmenden von Clubway aus bequem per E-Mail mitgeteilt werden.

Zu Beginn jeder Kurseinheit quittiert der Leiter oder die Leiterin in der Clubway Coach-App, welche der angemeldeten Personen tatsächlich erschienen sind. So erhält der Verein exakte Teilnehmerinformationen und eventuelle nachträgliche Mitteilungen brauchen nur an die Personen gesendet zu werden, die wirklich anwesend waren.

Komfortable und skalierbare Online-Anmeldung

Die angebotenen Kurse werden im Voraus auf den öffentlichen Internetseiten des Vereins sowie in der mobilen Clubway-App beworben. Die Anmeldung und das Eingeben der für die Teilnahme vorausgesetzten Informationen sind direkt über die Website bzw. App möglich. Großer Verein, beliebtes Kursangebot und alle Anmeldefristen beginnen am selben Tag? Auch kein Problem – die Kapazität der leistungsstarken Clubway-Server ist fast unbegrenzt skalierbar.

Begrenzung der Teilnehmerzahl

Die Zahl der möglichen Anmeldungen kann für jeden Kurs individuell festgelegt werden. Falls den Teilnehmenden unterschiedliche Rollen zugewiesen werden (z.B. Torhüter vs. Feldspieler), sind für diese jeweils eigene Höchstzahlen definierbar. Die Organisationsverantwortlichen sehen auf einen Blick die Anzahl der angemeldeten Personen und freien Plätze – oder ob der Kurs bereits ausgebucht ist.

Wartelisten und deren Verwaltung

Für den Fall, dass die Nachfrage das Angebot übersteigt, kann die Anmeldefunktion mit einer Warteliste verbunden werden. Wenn im ausgebuchten Kurs ein Platz frei wird, rückt die erste Person der Liste nach usw. Die Warteliste kann auch manuell verwaltet werden. Die für die Organisation verantwortlichen Personen sehen in Clubway, wie viele Interessierte noch auf der Liste warten.

Wer von der Warteliste aus in den Kurs nachrückt, wird automatisch benachrichtigt. Auch die KursleiterInnen können Systemmitteilungen über Änderungen dieser Art abonnieren.

Erfassung zusätzlicher Teilnehmerinformationen

Beim Zusammenstellen des Kursanmeldungsformulars besteht die Möglichkeit, diesem spezielle Informationsfelder hinzuzufügen, deren Inhalte nur mit dem Kurs selbst zusammenhängen, z.B. die aus Marketingsicht interessante Frage, wo der/die Teilnehmende von dem Kurs erfuhr. Diese Informationen werden nicht im Vereinsregister erfasst.

Kursleiter hinzufügen

Beim Einrichten eines Kurses in Clubway kann mitgeteilt werden, von wem er geleitet wird. Die Namensangabe kann auch auf der Anmeldeseite erscheinen, sofern es die DSGVO zulässt. Die KursleiterInnen können ihren Clubway-Kalender so anpassen, dass nur ihre eigenen Kurstermine angezeigt werden.

Zeitplan und Benachrichtigungen

Der Kurs kann in beliebig viele Einzeltermine untergliedert werden. Der Kursplan kann beispielsweise so aussehen: Gesamtdauer zwei Monate, Training dienstags und donnerstags 18:30-20:00 Uhr, abschließende Prüfung Samstag 10.00-12.00 Uhr.

Wer sich für den Kurs anmeldet (oder seitens des Vereins angemeldet wird), wird automatisch den Teilnehmenden jedes Einzeltermins zugeordnet. Die Termine erscheinen daraufhin im persönlichen Clubway-Kalender (Browser und App). Auch für KursleiterInnen ist der Terminkalender ein wichtiges Werkzeug. Er verschafft Übersicht darüber, welche Personen an welchen Trainingseinheiten teilnehmen und ermöglicht den direkten Versand von Mitteilungen an die Gruppe. Die Kalenderansicht ist filterbar.

Mitteilungsoptionen des Kursmoduls

Das Clubway-Kursmodul ermöglicht den Mitteilungsversand per Rundschreiben, als Anhang, per E-Mail, SMS oder Chat (als Push-Benachrichtigung in der App). Die Mitteilungsfunktion ist sowohl für allgemeine organisatorische Informationen seitens des Vereins nützlich als auch beispielsweise für Trainingstipps der Kursleiterin. Die Teilnehmenden (oder gegebenenfalls ihre Eltern) bleiben auf dem Laufenden und können auch über die Chatfunktion selbst Fragen stellen.

Einzigartiges Feature

Rechnung bei Anmeldung

Der oder die Kursverantwortliche kann die Kursgebühren bei der Anmeldung automatisch in Rechnung stellen. Der Preis wird auf der Anmeldeseite angezeigt und die Rechnung wird nach der Anmeldung automatisch zugestellt. So haben die Verantwortlichen stets Überblick darüber, wer seine Teilnahme bereits bezahlt hat. Auch die manuelle Fakturierung nach der Anmeldung ist möglich.

Effiziente Such- und Filterfunktionen

Je mehr Kurse der Verein veranstaltet, desto hilfreicher sind die Such- und Filterfunktionen von Clubway bei der Organisation. Sie ermöglichen das schnelle Auffinden bestimmter Kurse oder verbleibender freier Plätze – oder die Beantwortung der Elternfrage, zu welchem Kurs das Kind nun eigentlich angemeldet ist. Kurz gesagt: sie sparen eine Menge Zeit und erleichtern das Management des Kursangebots erheblich.

Massenfunktionen sparen Zeit und Nerven

Mit Hilfe sogenannter Massenfunktionen kann dieselbe Aktion gleichzeitig auf mehrere Objekte angewendet oder beispielsweise ein Kurs der vergangenen Saison als Vorlage für einen demnächst geplanten kopiert werden. Sie sind besonders praktisch beim Aktualisieren von Kursdaten oder beim Mitteilungsversand an Mitglieder, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Export in externe Dateien

Verantwortungspersonen mit entsprechenden Zugriffsrechten haben die Möglichkeit, Kurs- oder Teilnehmerdaten zu Berichts- oder sonstigen Verarbeitungszwecken in eine Datei zu exportieren. Dabei kann gezielt ausgewählt werden, welche Informationen exportiert werden und in welcher Anordnung.

Integration der Anmeldefunktion in die Vereinshomepage

In Clubway erstellte Kurs- und Anmeldeinformationen können direkt auf der Homepage des Vereins veröffentlicht werden. Eventuelle nachträgliche Änderungen werden automatisch aktualisiert. Die Veröffentlichungsoptionen sind flexibel; beispielsweise können die Angebote für Kinder, Jugendliche und Erwachsene jeweils auf eigenen Seiten zusammengefasst werden.

So hat die Online-Mitgliederverwaltung von Clubway anderen Vereinen bereits geholfen:

Unsere Kunden bestätigen: Eine einfache Mitgliederverwaltung ist der beste und wichtigste Aspekt von Clubway! Darüber hinaus ist sie eine solide Basis für die gesamte übrige Vereinsarbeit, vom Rechnungswesen über die Veranstaltungsorganisation bis hin zur Kommunikation. Erleichtere Dir also die Arbeit und nutze Clubway für eine erfolgreiche Vereinsarbeit!

Die Vereinssoftware von Clubway ist großartig! Uns gefällt, dass wir unsere Mitglieder ganz einfach online mit der App verwalten können. So haben wir alle immer das aktuelle Mitgliederverzeichnis für unseren Verein. Mit der Software lässt sich der tägliche Aufwand deutlich reduzieren, da wir nun einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Mitglieder haben. Im Großen und Ganzen fällt eine riesen Last an Arbeit von uns ab. Wir sind begeistert!

Die Clubway Software ist ein benutzerfreundliches online Tool, mit dem man alle wichtigen Funktionen eines Vereins, wie z.B. Mitgliederverwaltung managen kann. Als Erstes können wir Mitglieder einfach erstellen und verwalten und uns dabei auf den Überblick über die Mitglieder konzentrieren. Auch die Buchhaltung und die Verwaltung von Veranstaltungen und Finanzen ist einfach zu handhaben. Darüber hinaus hat die Software viele Funktionen, die uns die Arbeit erleichtern.

Als Vorstand eines Vereins hatte ich in der Vergangenheit Schwierigkeiten, den Überblick über unsere Mitglieder zu behalten. Wir hatten nur begrenzte Möglichkeiten, Daten über unsere Mitglieder zu sammeln und zu organisieren, was zu Missverständnissen und ineffizienten Arbeitsabläufen führte. Insgesamt hat uns die Vereinssoftware zur Mitgliederverwaltung sehr geholfen, unsere Organisation effektiver zu führen und unsere Mitglieder besser zu betreuen. Wir empfehlen die Software daher gerne jedem anderen Verein, der seine Mitgliederverwaltung verbessern möchte.

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Weniger Vereinsarbeit – mehr Zeit für Sport und Spaß

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