Kurse: Online-Anmeldung und Teilnehmerverwaltung

Bequeme Kursverwaltung für Vereine jeder Größe
Organisiert Dein Verein Schwimm-, Tanz-, Hockey-, Budo- oder sonstige Kurse? Falls ja, ist die Kursfunktion genau das Richtige für euch

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Die Clubway-Kursfunktion wurde für Vereine entwickelt, die Sport- oder andere Kurse veranstalten.

Mit ihm wird das Management von Anmeldungen, Kurseinheiten und Teilnehmerdaten ein Kinderspiel. Ob Schwimmunterricht, Tanzstunden, Gruppengymnastik, Fußballschule, Hockeykurse, Selbstverteidigung oder Nachmittagsbetreuung für Schulkinder – die vielseitige Kursverwaltungsfunktion erleichtert die Organisation.

Komfortable und skalierbare Online-Anmeldung
Begrenzung der Teilnehmerzahl
Wartelisten und deren Verwaltung
Erfassung zusätzlicher Teilnehmerinformationen
Kursleiter hinzufügen
Zeitplan und Benachrichtigungen
Mitteilungsoptionen des Kursmoduls
Rechnung bei Anmeldung
Effiziente Such- und Filterfunktionen
Massenfunktionen sparen Zeit und Nerven
Export in externe Dateien
Integration der Anmeldefunktion in die Vereinshomepage

Personen, die sich zu einem Kurs anmelden, werden automatisch als Teilnehmende sämtlicher Kurseinheiten (z.B. wöchentliche Schwimmstunden) registriert. Die Kurstermine werden im Kalender angezeigt, wo es möglich ist, die Teilnahme für einzelne Stunden zu bestätigen oder abzusagen. Falls es seitens des Vereins zu Änderungen einzelner Termine kommt (z.B. Verlegung oder Ausfall einer Stunde) werden diese im Kalender aktualisiert, ohne Auswirkungen auf die übrigen Kurstermine zu haben. Die Änderung kann den Teilnehmenden von Clubway aus bequem per E-Mail mitgeteilt werden.

Zu Beginn jeder Kurseinheit quittiert der Leiter oder die Leiterin in der Clubway Coach-App, welche der angemeldeten Personen tatsächlich erschienen sind. So erhält der Verein exakte Teilnehmerinformationen und eventuelle nachträgliche Mitteilungen brauchen nur an die Personen gesendet zu werden, die wirklich anwesend waren.

Komfortable und skalierbare Online-Anmeldung

Die angebotenen Kurse werden im Voraus auf den öffentlichen Internetseiten des Vereins sowie in der mobilen Clubway-App beworben. Die Anmeldung und das Eingeben der für die Teilnahme vorausgesetzten Informationen sind direkt über die Website bzw. App möglich. Großer Verein, beliebtes Kursangebot und alle Anmeldefristen beginnen am selben Tag? Auch kein Problem – die Kapazität der leistungsstarken Clubway-Server ist fast unbegrenzt skalierbar.

Begrenzung der Teilnehmerzahl

Die Zahl der möglichen Anmeldungen kann für jeden Kurs individuell festgelegt werden. Falls den Teilnehmenden unterschiedliche Rollen zugewiesen werden (z.B. Torhüter vs. Feldspieler), sind für diese jeweils eigene Höchstzahlen definierbar. Die Organisationsverantwortlichen sehen auf einen Blick die Anzahl der angemeldeten Personen und freien Plätze – oder ob der Kurs bereits ausgebucht ist.

Wartelisten und deren Verwaltung

Für den Fall, dass die Nachfrage das Angebot übersteigt, kann die Anmeldefunktion mit einer Warteliste verbunden werden. Wenn im ausgebuchten Kurs ein Platz frei wird, rückt die erste Person der Liste nach usw. Die Warteliste kann auch manuell verwaltet werden. Die für die Organisation verantwortlichen Personen sehen in Clubway, wie viele Interessierte noch auf der Liste warten.

Wer von der Warteliste aus in den Kurs nachrückt, wird automatisch benachrichtigt. Auch die KursleiterInnen können Systemmitteilungen über Änderungen dieser Art abonnieren.

Erfassung zusätzlicher Teilnehmerinformationen

Beim Zusammenstellen des Kursanmeldungsformulars besteht die Möglichkeit, diesem spezielle Informationsfelder hinzuzufügen, deren Inhalte nur mit dem Kurs selbst zusammenhängen, z.B. die aus Marketingsicht interessante Frage, wo der/die Teilnehmende von dem Kurs erfuhr. Diese Informationen werden nicht im Vereinsregister erfasst.

Kursleiter hinzufügen

Beim Einrichten eines Kurses in Clubway kann mitgeteilt werden, von wem er geleitet wird. Die Namensangabe kann auch auf der Anmeldeseite erscheinen, sofern es die DSGVO zulässt. Die KursleiterInnen können ihren Clubway-Kalender so anpassen, dass nur ihre eigenen Kurstermine angezeigt werden.

Zeitplan und Benachrichtigungen

Der Kurs kann in beliebig viele Einzeltermine untergliedert werden. Der Kursplan kann beispielsweise so aussehen: Gesamtdauer zwei Monate, Training dienstags und donnerstags 18:30-20:00 Uhr, abschließende Prüfung Samstag 10.00-12.00 Uhr.

Wer sich für den Kurs anmeldet (oder seitens des Vereins angemeldet wird), wird automatisch den Teilnehmenden jedes Einzeltermins zugeordnet. Die Termine erscheinen daraufhin im persönlichen Clubway-Kalender (Browser und App). Auch für KursleiterInnen ist der Terminkalender ein wichtiges Werkzeug. Er verschafft Übersicht darüber, welche Personen an welchen Trainingseinheiten teilnehmen und ermöglicht den direkten Versand von Mitteilungen an die Gruppe. Die Kalenderansicht ist filterbar.

Mitteilungsoptionen des Kursmoduls

Das Clubway-Kursmodul ermöglicht den Mitteilungsversand per Rundschreiben, als Anhang, per E-Mail, SMS oder Chat (als Push-Benachrichtigung in der App). Die Mitteilungsfunktion ist sowohl für allgemeine organisatorische Informationen seitens des Vereins nützlich als auch beispielsweise für Trainingstipps der Kursleiterin. Die Teilnehmenden (oder gegebenenfalls ihre Eltern) bleiben auf dem Laufenden und können auch über die Chatfunktion selbst Fragen stellen.

Einzigartiges Feature

Rechnung bei Anmeldung

Der oder die Kursverantwortliche kann die Kursgebühren bei der Anmeldung automatisch in Rechnung stellen. Der Preis wird auf der Anmeldeseite angezeigt und die Rechnung wird nach der Anmeldung automatisch zugestellt. So haben die Verantwortlichen stets Überblick darüber, wer seine Teilnahme bereits bezahlt hat. Auch die manuelle Fakturierung nach der Anmeldung ist möglich.

Effiziente Such- und Filterfunktionen

Je mehr Kurse der Verein veranstaltet, desto hilfreicher sind die Such- und Filterfunktionen von Clubway bei der Organisation. Sie ermöglichen das schnelle Auffinden bestimmter Kurse oder verbleibender freier Plätze – oder die Beantwortung der Elternfrage, zu welchem Kurs das Kind nun eigentlich angemeldet ist. Kurz gesagt: sie sparen eine Menge Zeit und erleichtern das Management des Kursangebots erheblich.

Massenfunktionen sparen Zeit und Nerven

Mit Hilfe sogenannter Massenfunktionen kann dieselbe Aktion gleichzeitig auf mehrere Objekte angewendet oder beispielsweise ein Kurs der vergangenen Saison als Vorlage für einen demnächst geplanten kopiert werden. Sie sind besonders praktisch beim Aktualisieren von Kursdaten oder beim Mitteilungsversand an Mitglieder, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Export in externe Dateien

Verantwortungspersonen mit entsprechenden Zugriffsrechten haben die Möglichkeit, Kurs- oder Teilnehmerdaten zu Berichts- oder sonstigen Verarbeitungszwecken in eine Datei zu exportieren. Dabei kann gezielt ausgewählt werden, welche Informationen exportiert werden und in welcher Anordnung.

Integration der Anmeldefunktion in die Vereinshomepage

In Clubway erstellte Kurs- und Anmeldeinformationen können direkt auf der Homepage des Vereins veröffentlicht werden. Eventuelle nachträgliche Änderungen werden automatisch aktualisiert. Die Veröffentlichungsoptionen sind flexibel; beispielsweise können die Angebote für Kinder, Jugendliche und Erwachsene jeweils auf eigenen Seiten zusammengefasst werden.

So hat die Online-Mitgliederverwaltung von Clubway anderen Vereinen bereits geholfen:

Unsere Kunden bestätigen: Eine einfache Mitgliederverwaltung ist der beste und wichtigste Aspekt von Clubway! Darüber hinaus ist sie eine solide Basis für die gesamte übrige Vereinsarbeit, vom Rechnungswesen über die Kursverwaltung bis hin zur Kommunikation. Erleichtere Dir also die Arbeit und nutze Clubway für eine erfolgreiche Vereinsarbeit!

Seitdem wir die Clubway Software nutzen, sind die Tage des Chaos vorbei. Die Kursverwaltungssoftware gefällt uns sehr und auch, dass alles im System zusammenpasst. Besonders die Funktionen rund um die Online-Anmeldung und Teilnehmerdaten haben mir persönlich viel Stress erspart. Was mich auch begeistert, ist, wie schnell ich jetzt Informationen finden und filtern kann. Ehrlich gesagt, hätte ich nicht gedacht, dass eine Software so viel Unterschied machen kann.

Endlich Übersicht in der Kursverwaltung: Früher habe ich mich oft in Listen und Tabellen verloren. Mit Clubway sehe ich jetzt alles auf einen Blick. Besonders praktisch an der Software finde ich die integrierten Wartelisten und die Möglichkeit, die Anmeldefunktion direkt in unsere Vereinshomepage zu integrieren. Es fühlt sich an, als hätte jemand genau zugehört, welche Probleme kleine und große Vereine haben, und dann dieses System entwickelt.

Die Funktionen, die Clubway bietet, lassen mich manchmal wirklich staunen. Besonders die Integration von Kursleitern und die individuelle automatischen Benachrichtigungen bei Kursänderungen sind für mich Gold wert. Und auch wenn es sich vielleicht komisch anhört: Ich freue mich jetzt tatsächlich auf die Kursverwaltung – das hätte ich vorher nie gedacht!

Schon mehr als 850 Vereine nutzen die Clubway-Online-Vereinssoftware – Nutze die Möglichkeit & sei auch Du dabei!

Weniger Vereinsarbeit – mehr Zeit für Sport und Spaß

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