Kurse: Online-Anmeldung und Teilnehmerverwaltung

Bequeme Kursverwaltung für Vereine jeder Größe
Organisiert Dein Verein Schwimm-, Karate-, Tanz-, Hockey- oder sonstige Kurse? Dann ist die Kursfunktion von Clubway genau das Richtige für Euch!

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Die Clubway-Kursfunktion wurde speziell für Vereine entwickelt, die Sport- oder andere Kurse anbieten

Mit Clubway könnt ihr Anmeldungen, Kurseinheiten und Teilnehmerdaten ganz einfach planen und verwalten. Egal ob Schwimmunterricht, Selbstverteidigung, Tanzstunden, Gruppengymnastik, Fußballschule, Hockeykurse oder Nachmittagsbetreuung für Schulkinder – unsere vielseitige Kursverwaltung macht die Organisation von Kursen und Seminaren leicht und effizient.

Komfortable und skalierbare Online-Anmeldung
Begrenzung der Teilnehmerzahl
Wartelisten und deren Verwaltung
Erfassung zusätzlicher Teilnehmerinformationen
Kursleiter hinzufügen
Zeitplan und Benachrichtigungen
Mitteilungsoptionen des Kursmoduls
Rechnung bei Anmeldung
Effiziente Such- und Filterfunktionen
Massenfunktionen sparen Zeit und Nerven
Export in externe Dateien
Integration der Anmeldefunktion in die Vereinshomepage

Personen, die sich zu einem Kurs anmelden, werden automatisch als Teilnehmende sämtlicher Kurseinheiten (z.B. wöchentliche Schwimmstunden) registriert. Die Kurstermine werden im Kalender angezeigt. Es ist möglich die Teilnahme für einzelne Stunden zu bestätigen oder abzusagen. Änderungen einzelner Termine (z.B. Verlegung oder Ausfall einer Stunde) werden im Kalender aktualisiert, ohne Auswirkungen auf die übrigen Kurstermine. Die Änderung kann den Teilnehmenden von Clubway aus bequem per E-Mail mitgeteilt werden.

Zu Beginn jeder Kurseinheit wird in der Clubway Coach-App von der Kursleitung erfasst, welche der angemeldeten Teilnehmenden tatsächlich erschienen sind. Die Mitglieder können dabei entweder abgehakt oder per QR-Code erfasst werden. So erhält der Verein exakte Teilnehmerinformationen, und eventuelle Mitteilungen werden nur an Personen gesendet, die wirklich anwesend waren.

Komfortable und skalierbare Online-Anmeldung

Die angebotenen Kurse werden im Voraus auf der Vereinswebseite und in der mobilen Clubway-App beworben. Die angenehme Online-Buchung und das Eingeben der für die Teilnahme relevanten Informationen sind direkt über die Website bzw. App möglich.

Großer Verein, beliebtes Kursangebot und alle Anmeldefristen beginnen am selben Tag? Auch kein Problem – die Kapazität der leistungsstarken Clubway-Server ist fast unbegrenzt skalierbar.

Begrenzung der Teilnehmerzahl

Die Zahl der möglichen Anmeldungen kann für jeden Kurs individuell festgelegt werden. Falls den Teilnehmenden unterschiedliche Rollen zugewiesen werden (z.B. Torhüter vs. Feldspieler), sind für diese jeweils eigene Höchstzahlen definierbar.

Die Organisationsverantwortlichen sehen auf einen Blick die Anzahl der angemeldeten Personen und freien Plätze – oder ob der Kurs bereits ausgebucht ist.

Wartelisten und deren Verwaltung

Für den Fall, dass die Nachfrage das Angebot übersteigt, kann die Anmeldefunktion mit einer Warteliste verbunden werden. Wenn im ausgebuchten Kurs ein Platz frei wird, rückt die erste Person der Liste nach usw. Die Warteliste kann auch manuell verwaltet werden. Die für die Organisation verantwortlichen Personen sehen in Clubway, wie viele Interessierte noch auf der Liste warten.

Teilnehmende bekommen automatisch eine Benachrichtigung, wenn sie von der Warteliste in den Kurs nachrücken. Auch die Kursleitung kann Systemmitteilungen über Änderungen dieser Art abonnieren.

Erfassung zusätzlicher Teilnehmerinformationen

Beim Zusammenstellen des Kursanmeldungsformulars kannst Du spezielle Informationsfelder hinzufügen. Diese Felder sammeln kursrelevante Informationen, wie beispielsweise die Quelle, aus der die Teilnehmenden von dem Kurs erfahren haben. Solche Details werden nicht im Vereinsregister erfasst.

Kursleitung hinzufügen

Beim Einrichten eines Kurses in Clubway kannst Du angeben, wer den Kurs leitet. Der Name der Kursleitung kann auf der Anmeldeseite angezeigt werden, wenn es die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlaubt. Die Kursleitung kann den Clubway-Kalender individuell anpassen, sodass nur die eigenen Kurstermine sichtbar sind.

Zeitplan und Benachrichtigungen

Ein Kurs in Clubway kann in beliebig viele Einzeltermine unterteilt werden. Ein typischer Kursplan könnte über zwei Monate laufen, mit Trainings dienstags und donnerstags von 18:30 bis 20:00 Uhr und einer abschließenden Prüfung am Samstag von 10:00 bis 12:00 Uhr.

Personen, die sich für den Kurs anmelden oder vom Verein angemeldet werden, werden automatisch den einzelnen Kursterminen zugeordnet. Diese Termine werden dann im Clubway-Kalender sichtbar, sowohl im Browser als auch in der App. Der Kalender ist für die Kursleitung ebenfalls ein essenzielles Tool, das ihr eine klare Übersicht bietet, wer an welchen Einheiten teilnimmt. Zudem ermöglicht er das direkte Versenden von Mitteilungen an die Gruppe. Die Kalenderansicht lässt sich nach Bedarf filtern.

Mitteilungsoptionen des Kursmoduls

Das Clubway-Kursmodul ermöglicht den Mitteilungsversand per Rundschreiben, als Anhang, per E-Mail, SMS oder Chat (als Push-Benachrichtigung in der App). Die Mitteilungsfunktion ist sowohl für allgemeine organisatorische Informationen seitens des Vereins nützlich als auch beispielsweise für Trainingstipps der Kursleitung. Die Teilnehmenden (oder gegebenenfalls ihre Eltern) bleiben auf dem Laufenden und können auch über die Chatfunktion selbst Fragen stellen. Diese umfassenden Kommunikationstools machen Clubway zur unerlässlichen App für die Kursverwaltung.

Einzigartiges Feature

Rechnung bei Anmeldung

Kursverantwortliche können bei der Anmeldung automatisch Kursgebühren in Rechnung stellen. Der Preis wird auf der Anmeldeseite angezeigt, und die Rechnung wird nach der Anmeldung automatisch versendet. Dies gibt den Verantwortlichen einen ständigen Überblick darüber, wer seine Teilnahme bereits bezahlt hat. Eine manuelle Fakturierung nach der Anmeldung ist ebenfalls möglich.

Effiziente Such- und Filterfunktionen

Je mehr Kurse ein Verein anbietet, desto wertvoller werden die Such- und Filterfunktionen von Clubway. Diese Tools helfen dabei, schnell den passenden Kurs oder freie Plätze zu finden. Sie beantworten auch häufige Fragen von Eltern, wie zum Beispiel, in welchem Kurs ihr Kind angemeldet ist. Kurzum: Sie sparen viel Zeit und vereinfachen das Management des Kursangebots erheblich.

Massenfunktionen sparen Zeit und Nerven

Dank der Massenfunktionen von Clubway können Aktionen gleichzeitig auf mehrere Objekte angewendet werden. So lässt sich beispielsweise ein Kurs der vergangenen Saison als Vorlage für einen neuen Kurs kopieren. Diese Funktionen sind äußerst nützlich, um Kursdaten schnell zu aktualisieren oder Mitteilungen an Mitglieder zu versenden, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Export in externe Dateien

Verantwortungspersonen mit den nötigen Zugriffsrechten haben die Möglichkeit, Kurs- oder Teilnehmerdaten zu Berichts- oder sonstigen Verarbeitungszwecken in eine Datei zu exportieren. Dabei kann gezielt ausgewählt werden, welche Informationen exportiert werden und in welcher Anordnung.

Integration der Anmeldefunktion in die Vereinshomepage

In Clubway erstellte Kurs- und Anmeldeinformationen können direkt auf der Homepage des Vereins veröffentlicht werden. Automatische Aktualisierungen sorgen dafür, dass Änderungen sofort reflektiert werden.

Die Veröffentlichungsoptionen sind flexibel gestaltet, sodass Angebote für Kinder, Jugendliche und Erwachsene auf eigenen Seiten dargestellt werden können.

So hat die Online-Kursverwaltung von Clubway anderen Vereinen bereits geholfen:

Durchweg positive Rückmeldungen unserer Kunden zeigen: Clubway erleichtert den gesamten Prozess der Kursverwaltung.

Darüber hinaus ist sie eine solide Basis für die gesamte übrige Vereinsarbeit, vom Rechnungswesen über die Kursverwaltung bis hin zur Kommunikation. Erleichtere Dir also die Arbeit und nutze Clubway für eine erfolgreiche Vereinsarbeit!

Seitdem wir die Clubway Software für die Kursverwaltung nutzen, sind die Tage des Chaos vorbei. Vor allem da alles im System zusammenpasst. Besonders die Online-Anmeldung und die Verwaltung der Teilnehmerdaten haben mir persönlich viel Stress erspart.

Was mich auch begeistert, ist, wie schnell ich jetzt Informationen finden und filtern kann. Ehrlich gesagt, hätte ich nicht gedacht, dass eine Software so viel Unterschied machen kann.

Endlich Übersicht in der Kursverwaltung: Früher habe ich mich oft in Listen und Tabellen verloren. Mit Clubway sehe ich jetzt alles auf einen Blick. Besonders praktisch an der Software finde ich die integrierten Wartelisten und die Möglichkeit, die Anmeldefunktion direkt in unsere Vereinshomepage zu integrieren.

Es fühlt sich an, als hätte jemand genau zugehört, welche Probleme kleine und große Vereine haben, und dann dieses System entwickelt.

Die Funktionen, die Clubway bietet, lassen mich manchmal wirklich staunen. Besonders die Integration von Kursleitern und die individuelle automatischen Benachrichtigungen bei Kursänderungen sind für mich Gold wert.

Und auch wenn es sich vielleicht komisch anhört: Ich freue mich jetzt tatsächlich auf die Kursverwaltung – das hätte ich vorher nie gedacht!

Schon mehr als 950 Vereine nutzen die Clubway-Verwaltungssoftware für Vereine – Nutze die Möglichkeit & sei auch Du dabei!

Weniger Vereinsarbeit – mehr Zeit für Sport und Spaß

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Du hast sogar die Möglichkeit, die Testphase dreimal um je 7 Tage zu verlängern. Das geht auch nach einer kurzen Pause. Danach wählst Du einfach das passende Paket für Deine Vereinsverwaltung.

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