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Kollektionen: Intelligente, sich automatisch aktualisierende Mitgliederlisten

13.06.2024
News

Kollektionen sind ein wichtiger Bestandteil der Mitgliederverwaltung und erleichtern die gezielte Verwaltung und Organisation von Mitgliederdaten. Mit dieser Funktion kannst Du als Vereinsverantwortlicher gezielt Mitgliederlisten erstellen und verwalten. Das spart Zeit und erleichtert die Durchführung wiederkehrender Aufgaben wie Kommunikation, Rechnungsstellung, Pflege der Mitgliederdaten und Berichterstattung.

Was sind Kollektionen?

Kollektionen sind vorgefilterte und gespeicherte Mitgliederlisten, die Du einfach und schnell abrufen kannst. Sie ermöglichen es Dir, bestimmte Gruppen von Mitgliedern effizient zu verwalten. Kollektionen können auch als Filterkriterien in den Mitgliederlisten genutzt werden.

Beispiele für nützliche Kollektionen

Es gibt viele verschiedene Arten von Kollektionen, die für Deine Vereinsarbeit hilfreich sein können, zum Beispiel:

  • Mitglieder mit gültiger Mitgliedschaft.
  • Empfänger des Vereinsnewsletters.
  • Mitglieder, die bald ihr 20-jähriges Vereinsjubiläum feiern.
  • Mitglieder, die im laufenden Jahr ihren 50. Geburtstag haben.
  • Teilnehmer, die die nötigen Trainingsstunden für die nächste Gürtelprüfung erreicht haben.
  • Personen, die die diesjährige Lizenzgebühr bezahlt haben.
  • Aktive Teilnehmer, die den Mitgliedsbeitrag noch nicht bezahlt haben.

Kollektionen sind hilfreich bei einer Gürtelprüfung

Vorteile der Kollektionen

Kollektionen helfen dabei, administrative Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen. Du kannst die vorgefilterten und gespeicherten Mitgliederlisten mit anderen Vereinsverantwortlichen teilen, sodass alle mit den gleichen Informationen arbeiten.

Kollektionen erstellen

Mit wenigen Klicks kannst Du eine neue Kollektion erstellen und konfigurieren. Dabei kannst Du festlegen, ob die Kollektion automatisch aktualisiert werden soll, oder Du die Daten manuell einpflegst. Schau Dir hier unser Video zur Erstellung von Kollektionen an, um zu sehen, wie es geht.

Automatische Aktualisierung und Berichterstellung

Eine besonders nützliche Funktion ist die automatische Aktualisierung der Kollektionen. Mitglieder werden täglich basierend auf festgelegten Kriterien aktualisiert. Auch Berichte lassen sich automatisch erstellen, was die Verwaltungsarbeit weiter erleichtert.

Natürlich kannst Du Mitglieder auch manuell zu Deinen Kollektionen hinzufügen oder entfernen. So hast Du jederzeit die Kontrolle über die Zusammensetzung der Gruppen.

Änderungen und Berichte

Änderungen an Kollektionen sind jederzeit möglich, sodass Du flexibel auf neue Anforderungen reagieren kannst. Über den Reiter "Änderungen" kannst Du stets einsehen, welche Mitglieder bearbeitet wurden. Die Berichterstellung auf Basis der Kollektionen hilft Dir, wichtige Daten zu strukturieren und auszuwerten.

Meldekategorien

Für die Mitgliedermeldung im DOSB-XML-Format ist es notwendig, Meldekategorien zu erstellen. Diese Kategorien ordnen Mitglieder bestimmten Gruppen zu und erleichtern die Erfassung von Daten. Im Video hier zeigen wir Dir, wie Du Meldekategorien erstellst und verwaltest.

DOSB-XML-Format

Für die Mitgliedermeldung Bestandserhebung kannst Du Berichte auch im DOSB-XML-Format erstellen. Das erleichtert die Übermittlung von Mitgliedsdaten an den Deutschen Olympischen Sportbund. Wie das geht, erklären wir Dir im Video hier.


Mit der Funktion "Kollektionen" wird die Verwaltung Deines Vereins deutlich effizienter. Nutze diese vielseitigen Möglichkeiten und sieh Dir unsere Videoanleitungen an, um das Beste aus dieser Funktion herauszuholen! Solltest Du mehr Hilfe oder Informationen benötigen, kannst Du Dir auch ein kostenloses Online-Meeting mit einem unserer Experten buchen.

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