Kürzlich hatten wir die Gelegenheit, mit Heijo Böhme vom GSC Moers e.V. zu sprechen und mehr darüber zu erfahren, wie Clubway die Organisation in seinem Verein verbessert hat. Clubway ist eine umfangreiche Softwarelösung, die speziell für die Vereinsverwaltung entwickelt wurde, um Prozesse zu vereinfachen und die Kommunikation effizienter zu gestalten. Heijo teilte nicht nur seine aktuellen Erfahrungen mit, sondern auch seine zukünftigen Pläne, wie er Clubway weiterhin nutzen möchte.

Vor Clubway – ein Puzzle mit zu vielen Teilen

Vor der Einführung von Clubway war die Vereinsverwaltung vom GSC Moers e.V. ein Puzzle aus verschiedenen Programmen, das mehr Verwirrung stiftete als es half. Sie verwendeten Sewobe, das auch in modularer Form aufgestellt ist, aber nur als reines Verwaltungsprogramm diente. Aus diesem Grund brauchten sie bald noch ein Buchführungsprogramm als Zusatz, welches sehr fundierte Buchführungskenntnisse voraussetzte.

"Man musste schon ein halber Buchhalter sein, um damit zurechtzukommen", so Heijo.

Später kam auch noch das Thema Datenschutz und Mitgliederkommunikation hinzu. Auch konnte man die Anwesenheitskontrolle nicht über Sewobe managen, weshalb auf Spieler Plus zurückgegriffen wurde. Diese war leicht zu handhaben, da man sie über das Handy benutzen konnte und sie auch sehr übersichtlich ist. Allerdings war die Vereinsverwaltung über 3 verschiedene Tools zu organisieren ein sehr mühsamer und zeitaufwendiger Prozess.

Mit Clubway zur reibungslosen Kommunikation

„Eine Funktion, die uns an Clubway besonders gefällt und die wir zukünftig noch stärker nutzen möchten, ist das Versenden von Mitteilungen direkt aus dem Programm heraus“, sagt Heijo.

Die Möglichkeit, die gesamte Mitgliederkommunikation zentral über Clubway zu steuern, wird als entscheidender Vorteil gesehen, um die Abhängigkeit von externen Plattformen wie WhatsApp zu reduzieren.

„Dies erleichtert uns die Kommunikation erheblich und alles wird übersichtlicher.“

Früher wurde die Kommunikation über normale Vereins-E-Mails geführt und alles manuell gespeichert. Jetzt können sie genau nachverfolgen, was, wann und mit wem besprochen wurde – und das alles an einem Ort.

"Das macht alles viel übersichtlicher und leichter nachvollziehbar, was mit wem abgemacht wurde”, so Heijo.

Zukunftspläne

Zurzeit nutzt der Verein noch eine separate Software für den Vereinswebshop. Da Clubway jedoch auch ein Zusatzmodul für Webshops anbietet, zieht der Verein in Betracht, dieses in Zukunft zu nutzen. Ähnlich verhält es sich mit der Integration von Terminen und Kursen auf der Vereinswebseite. Ein besonderer Vorteil von Clubway ist die Möglichkeit, den Stil der Veröffentlichungen an das Vereinsdesign anzupassen, was die einheitliche Präsentation nach außen stark vereinfacht und professionalisiert.

Der Gedanke dahinter ist klar: Alles unter einem Dach zu haben, macht die Verwaltung wesentlich einfacher. Die Option, die Daten für jedes Mitglied individuell anzupassen, ist dabei ein echter Game-Changer. Mit diesen Schritten möchte der Verein nicht nur den administrativen Aufwand reduzieren, sondern sich auch technologisch weiterentwickeln, um die Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.

"Es ist unglaublich hilfreich, alles von der Mitgliederverwaltung bis zur Trainingsbeteiligung in einem System zu haben.” sagt Heijo. “Deshalb wird die Verwendung von Clubway für alle Mannschaften in unserem Verein auch ab der nächsten Saison verpflichtend sein.”

Mehr als nur eine Software – ein echter Game Changer

Clubway hat die administrativen Abläufe im Verein nicht nur vereinfacht, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Trainingsbeteiligung verbessert. "Alles aus einem Programm heraus zu haben, ist natürlich echt praktisch", sagt Heijo.

Da Clubway eine sehr umfangreiche Software ist, stellt sie umfassende Anleitungen bereit und bietet zusätzlich die Möglichkeit, bei Bedarf Support von Mitarbeitern zu erhalten, sei es durch buchbare Meetings oder per E-Mail. Diese Unterstützung ist darauf ausgelegt, den Nutzern den Einstieg zu erleichtern und sicherzustellen, dass sie die Funktionalitäten der Software effektiv nutzen können, um den administrativen Aufwand erheblich zu reduzieren

Heijo betont die Wichtigkeit dieser Ressourcen: "Am Anfang fühlt man sich vielleicht etwas überfordert, aber dank der Anleitungen findet man sich relativ schnell zurecht und dann ist es wirklich einfach zu handhaben."

Abschließende Empfehlung

Heijo ist von den Vorteilen, die Clubway bietet, überzeugt und würde die Software anderen Vereinen definitiv empfehlen :

"Auf jeden Fall würde ich Clubway anderen Vereinen empfehlen! Es vereinfacht vieles und bringt alles an einen Ort."

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