Mitgliederverzeichnis
In Clubway können die Vereinsmitglieder ihre persönlichen Daten selbst verwalten. Das geht schnell und einfach über die mobile App oder den Browser. Es spart auch der Vereinsleitung eine Menge an Arbeit und ist sicher, da der Datenschutz DSGVO-konform ist.
Einfache Mitgliederverwaltung ist der Grundstein einer erfolgreichen Vereinsarbeit
Clubway ist die perfekte Software für Vereine jeder Größe und Art. Mit Clubway behältst Du stets den Überblick über die Mitglieder des Vereins und kannst sie immer auf dem Laufenden halten. Das Mitgliederverzeichnis passt sich mühelos an die Bedürfnisse der Vereine an.
Deine Vereinsmitglieder können ihre Daten ganz einfach über die mobile App oder den Browser bearbeiten. Das reduziert die Arbeit für die Vereinsleitung enorm. Clubway ist auch noch sicher für alle, da die Verwaltung personenbezogener Daten DSGVO-konform ist.
- Vereinsspezifisch anpassbare Organisationsstruktur
- Persönliche Mitgliederseiten und Mobile-App
- Aufgabenspezifische Zugriffsrechte
- Frei definierbare und vielfältige Mitgliedsfelder
- Effiziente Such- und Filterfunktionen
- Intelligente, sich automatisch aktualisierende Mitgliederlisten
- Komfortable Massenfunktionen sparen Zeit und Mühe
- Mühelose Online-Anmeldung
- Familien im Verein
- Import und Export von Mitgliedsdaten in Dateien
- Umfassende Mitgliedsberichte
- Ausdruck von Mitgliedskarten
- Integration in die Vereinshomepage
Vereinsspezifisch anpassbare Organisationsstruktur
Das Mitgliederverzeichnis wird individuell für Deinen Verein angepasst. Es berücksichtigt die Abteilungsstruktur und eure jeweiligen Bedürfnisse. Auch sportartspezifische Anforderungen werden beachtet, da im Mannschaftssport andere Mitgliederinformationen relevant sind als in Einzeldisziplinen.
Egal, wie groß Dein Verein ist, Clubway passt sich auf die Organisationsstruktur – Mannschaften, Trainingsgruppen, Abteilungen usw. –an. Die vollständige Mitgliederliste des Vereins kann jederzeit abgerufen und aktualisiert werden.
Persönliche Mitgliedsseite und mobile App
Clubway ist für alle Mitglieder da. Über die persönliche Mitgliedsseite und/oder die kostenlose Clubway-App bleiben Vereinsmitglieder (oder ggf. deren Eltern) immer informiert.
Neue Mitglieder können sich selbst anmelden und ihre Daten eingeben und aktualisieren. So bleibt die Mitgliederliste immer aktuell und lässt sich bequem filtern.
Aufgabenspezifische Zugriffsrechte
In Clubway können den Verantwortlichen des Vereins spezifische Rollen zugewiesen werden. Diese Rollen sind mit Zugriffsrechten verknüpft, die für den eigenen Zuständigkeitsbereich und dessen Aufgaben benötigt werden. So erhält beispielsweise die Leitung einer Mannschaft Zugriff auf die Kommunikationskanäle des eigenen Teams.
Der Schatzmeister hat Rechte auf die Buchhaltung und Trainer haben Zugriff auf die Trainingspläne. Mitgliedsrechnungen sind nur von der Geschäftsführung zugänglich und so weiter. Die Herausgabe der Mitgliederliste erfolgt somit nur an berechtigte Personen innerhalb des Vereins.
Effiziente Such- und Filterfunktionen
Das Suchen und Filtern von Mitgliederdaten ist in Clubway ganz besonders einfach. Die vielseitigen Filteroptionen (u.a. nach persönlichen Daten oder Teilnahme an unterschiedlichen Aktivitäten) lassen sich beliebig miteinander kombinieren.
Gesuchte Personen werden blitzschnell gefunden. Informationen oder Nachrichten können einfach per E-Mail nur an gefilterte Mitglieder gesendet werden. Dies spart z.B. beim Mitteilungs- und Rechnungsversand oder Ausdrucken von Mitgliedskarten eine Menge Arbeit. Für noch schnelleren Zugriff können häufig benötigte Filterkombinationen als Favorit gespeichert werden.
Frei definierbare und vielfältige Mitgliederfelder
Dein Verein kann die Mitgliederfelder nach seinen eigenen Bedürfnissen anpassen. Er kann dabei auch festlegen, welche Informationen im Mitgliederregister gespeichert werden. Jedes Mitgliederfeld kann individuell an die Anforderungen des Vereins angepasst werden, indem verschiedene Nutzungsmöglichkeiten zugewiesen werden. So kann der Verein beispielsweise voraussetzen, dass ein Feld ausgefüllt wird, bevor ein Mitglied das System nutzen kann.
Mit dynamisch anpassbaren Mitgliederfeldern kann der Verein schnell und effizient alle notwendigen Informationen sammeln, um seine Aktivitäten erfolgreich zu managen.
Die Vereinsverantwortlichen können die für ihre jeweilige Rolle erforderlichen Mitgliederdaten einsehen. Außerdem können sie die Spalten der Liste so anordnen, wie es ihren Vorlieben entspricht und für die Erledigung ihrer Aufgaben am sinnvollsten erscheint.
Umfassende Mitgliedsberichte
Über Clubway können detaillierte Berichte zur Mitgliederstruktur des Vereins und seiner Abteilungen generiert werden. Diese liefern u.a. Aufschluss über Aktivitäten, Mannschaftszugehörigkeit, Alterspyramide, Geschlechterverhältnis oder geografisches Einzugsgebiet. Die Listen können auch im DOSB XML Format exportiert werden.
Informationen wie diese helfen bei der eigenen Planung und sind oft auch für externe Interessengruppen relevant.
Intelligente, sich automatisch aktualisierende Mitgliederlisten
Die Kollektionen-Funktion ermöglicht es, Mitgliederlisten zu erstellen, zu verwalten und im täglichen Gebrauch vielseitig einzusetzen. Das erleichtert die Verwaltung der Mitgliederlisten erheblich. Die Listen können fest definiert oder dynamisch sein und sich nach Filterkriterien automatisch aktualisieren.
Dank dieser Listen verfügt der Verein stets über aktuelle und relevante Informationen, sei es für Verbandsberichte, Geburtstagsgrüße oder die Kommunikation mit Trainern. Diese Listen können auch im DOSB XML Format exportiert werden.
Arbeiten mit KollektionenMühelose Online-Anmeldung
Durch Clubway können sich neue Mitglieder online bei Deinem Verein anmelden. Das geht auf der Homepage oder via dem E-Mail-Link. Dabei können sie auch gleich die gewünschte Abteilung oder Mannschaft wählen. Das spart den Verantwortlichen viel Mühe.
Die Anmeldung enthält auch die gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzerklärung und die Möglichkeit, die Anmeldungsbedingungen zu akzeptieren. So ist es für neue Mitglieder sehr einfach, mit dem Verein in Kontakt zu treten und alle erforderlichen Schritte zu erledigen.
Import und Export von Mitgliedsdaten
Import von Mitgliedsdaten
Die Daten der Vereinsmitglieder können auf unterschiedliche Weise in Clubway erfasst werden. Ein einzelnes Mitglied kann seine Daten selbst eingeben, oder die Vereinsleitung bzw. der Administrator übernehmen diese Aufgabe. Der Import aus einer vorhandenen Mitgliederdatei ist auch möglich und empfiehlt sich, um eine große Anzahl von Mitgliedern auf einmal hinzuzufügen.
Mitgliedsdaten in Datei exportieren
Admins mit entsprechenden Zugriffsrechten können Mitgliedsdaten zu Berichts- oder sonstigen Verarbeitungszwecken in eine Datei exportieren. Um die Übersicht zu behalten, lassen sich die Listenspalten in der gewünschten Reihenfolge anordnen und nicht benötigte Spalten ausblenden.
Komfortable Massenfunktionen sparen Zeit und Mühe
Nachdem die gewünschten Mitglieder mit den Filtern gefunden wurden, ist es möglich, dieselbe Aktion für die gesamte Auswahl auf einmal durchzuführen. Dazu zählen Änderungen im Mitgliedsstatus, das Verschieben in eine andere Gruppe, der Versand von Mitteilungen oder Rechnungen sowie der Ausdruck von Mitgliedskarten. Bleib mit Deinen Mitgliedern in Kontakt und informiere sie über Neuigkeiten. Die Mitgliederverwaltung war noch nie so effizient!
Familien im Verein
Mit der Familienfunktion können Administratoren Mitglieder zu einer Familie zusammenfassen. Das macht die Verwaltung, Kommunikation und Abrechnung für Familien einfacher. Dank Filtern können Admins die Familienverhältnisse im Verein besser erfassen und Familienrabatte bei der Abrechnung anbieten.
Ausdruck von Mitgliedskarten
Jedes Clubway-Mitglied hat eine elektronische Mitgliedskarte mit persönlichem QR-Code. Diese kann als PDF-Datei geöffnet, auf Papier ausgedruckt und bei Bedarf auch laminiert werden.
Die digitale Mitgliedskarte lässt sich auch in der App oder auf der eigenen Clubway-Mitgliedsseite öffnen. Der QR-Code wird mit der Smartphone-App Clubway Coach gescannt und macht die Anwesenheitskontrolle einfacher als Häckchen-Listen und Excel-Tabellen.
Einzigartiges Feature
Integration in die Vereinshomepage
In Clubway können verschiedene Veröffentlichungen erstellt und auf der Vereinswebseite angezeigt werden. Änderungen in Clubway werden automatisch und in Echtzeit auf der Website des Vereins aktualisiert. Eine manuelle Bearbeitung ist daher nicht nötig. Alle Veröffentlichungen sind DSGVO-konform.
Mitgliederlisten
Du kannst auch Teile der Mitgliederliste auf der Vereinswebsite veröffentlichen. Mit Filtern bestimmst Du die Auswahl (z.B. Mitgliedschaftslevel). Clubway erstellt Dir einen HTML-Code, den Du nur einmal in den Quellcode der Seite einfügen musst.
So kannst Du zum Beispiel die Mannschaften und Vorstandsmitglieder des Vereins auf der Webseite vorstellen.
Login und Registrierung
Auch Login-Formulare können bequem in Clubway erstellt werden. Der generierte HTML-Code wird in die Website des Vereins eingefügt. So können sich die Mitglieder direkt von der Homepage aus einloggen oder als Clubway-Nutzer registrieren.
So kannst Du zum Beispiel die Mannschaften und Vorstandsmitglieder des Vereins auf der Webseite vorstellen.
Login und Registrierung
Auch Login-Formulare können bequem in Clubway erstellt werden. Der generierte HTML-Code wird in die Website des Vereins eingefügt. So können sich die Mitglieder direkt von der Homepage aus einloggen oder als Clubway-Nutzer registrieren.
Das sagen unsere Kunden:
Dank Clubway können wir die Teilnahme unserer Mitglieder einfach und schnell kontrollieren und Statistiken über die Teilnahme an Trainings und Veranstaltungen erstellen. Dies erleichtert uns die Planung und Organisation von Aktivitäten und ermöglicht es uns, besser auf die Bedürfnisse unserer Mitglieder einzugehen.
Kimura Shukokai Karate Potsdam e.V
Es ist unglaublich hilfreich, alles von der Mitgliederverwaltung bis zur Trainingsbeteiligung in einem System zu haben. Deshalb wird die Verwendung von Clubway für alle Mannschaften in unserem Verein auch ab der nächsten Saison verpflichtend sein.
GSC Moers e.V.
Vor Clubway haben wir für die Schwimmschulmitglieder Mitgliedsausweise benötigt. Dies war über unsere vorherige Mitgliederverwaltung nicht möglich. Die Mitgliedsausweise lassen sich mit Clubway jetzt ohne Probleme abrufen.
White Sharks Hannover e.V.
Schon mehr als 850 Vereine nutzen die Clubway-Verwaltungssoftware für Vereine – Nutze die Möglichkeit & sei auch Du dabei!
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Du hast sogar die Möglichkeit, die Testphase dreimal um je 7 Tage zu verlängern, auch nach einer kurzen Pause. Danach wählst Du einfach das passende Paket für Deine Vereinsverwaltung.
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