"Unser Verein hat Clubway abonniert und jetzt soll das System schnell in den Vereinsalltag integriert werden. Wie können wir Clubway vollständig nutzen? Müssen wir auf die Erlaubnis des Clubway-Teams warten, um Rechnungen zu stellen oder Mitglieder dem System hinzuzufügen?” Nein, das müsst Ihr nicht! Clubway ist sofort nach der Registrierung einsatzbereit, und alle grundlegenden Funktionen der Software stehen euch sofort zur Verfügung. Nachdem ihr die vereinsspezifischen Einstellungen vorgenommen habt, seid ihr bereit für eine einfachere Sportvereinsverwaltung.

Zugriffsrechte und vereinsspezifische Einstellungen

Das Vereinsmitglied, das Clubway bestellt hat, wird zum Administrator des Clubway-Vereinskontos. Obwohl der Administrator die Befugnis und die Verantwortung für die Implementierung der Software hat, muss er oder sie nicht für das gesamte Clubway-Kontos des Vereins verantwortlich sein. Der Administrator delegiert die Zugriffsrechte an andere Vereinsfunktionäre wie Teamleiter, Trainer und Schatzmeister. Auf diese Weise können die wichtigsten Mitarbeiter des Vereins Clubway nutzen, um ihre eigene Arbeit zu erleichtern.

Es dauert ein paar Stunden, die vereinsspezifischen Einstellungen zu konfigurieren. Du als Admin legst zum Beispiel fest, welche Mitgliedsdaten Du von Deinen Mitgliedern abfragst, wenn sie sich bei Clubway anmelden. Du richtest Deine Teams oder Gruppen in Clubway ein und organisierst sie richtig nach der Organisationsstruktur des Vereins. So lassen sich Kommunikation, Abrechnung und Veranstaltungsmanagement gezielt und einfach gestalten. Ein Trainer kann den Spielern seiner Mannschaft eine Nachricht schicken oder der Vereinskassierer kann allen Mitgliedern des Vereins eine Rechnung stellen. Die Gruppenverwaltung gewährleistet auch die Privatsphäre der Mitglieder: Nur bestimmte Mitarbeiter/innen können Informationen über die Mitglieder einer bestimmten Gruppe einsehen. Zur Implementierung gehört auch die Erstellung einer Datenschutzrichtlinie, die Du ganz einfach mit unserer Vorlage für Datenschutzrichtlinien vornehmen kannst.

Wenn Du Deine Einstellungen erstellst, gibst Du Deine Kontonummern ein und richtest Deine Rechnungseinstellungen in Clubway ein, damit Deine Daten standardmäßig gefunden werden, wenn Du Mitgliedschafts-, Aktivitäts- oder Sponsoring-Rechnungen über Clubway versendest. Auch die Veranstaltungsorte und Veranstaltungstypen werden in dieser Phase definiert. Wenn Trainer/innen in Zukunft Trainingseinheiten erstellen, müssen sie nur noch den richtigen Veranstaltungsort aus der Liste auswählen. In Zukunft können die Einstellungen nochmal angepasst werden, sollten sich die Aktivitäten Deines Vereins weiterentwickeln.

Informiere die Vereinsmitglieder

Die Einführung von Clubway wird eine kleine, positive Veränderung im täglichen Leben jedes Deiner Mitglieder sein, daher lohnt es sich, alle Deine Vereinsmitglieder rechtzeitig zu informieren. Sie alle erhalten schließlich ihr eigenes Mitgliedskonto. Wie können die Mitglieder dann Clubway beitreten und sich für Veranstaltungen in ihren Gruppen anmelden sowie Rechnungen und Nachrichten erhalten? Dafür gibt es vier verschiedene Möglichkeiten, die Du in unserer Anleitung sehen kannst.

Die Mitglieder melden sich bei Clubway mit ihrer eigenen Clubway ID (E-Mail + Passwort) an, die bei der ersten Anmeldung erstellt wird. Clubway IDs können verwendet werden, um mehrere Mitgliederkonten innerhalb desselben oder verschiedener Vereine zu verwalten. Die Mutter einer dreiköpfigen Familie meldet sich zum Beispiel mit ihrer Clubway ID im System an und kann die Mitgliedskonten aller drei Kinder unter derselben ID verwalten. Auch der Vater der Kinder kann seine eigene Clubway ID verwenden, um die Mitgliedskonten der Kinder zu verwalten.

Was ist mit Mitgliedern, die keine Email haben?

Auch da gibt es eine Lösung! Mitglieder, die weder eine E-Mail-Adresse noch eine mobile App besitzen, können problemlos an allen Terminen teilnehmen. In diesem Fall werden ihre Daten einfach im Mitgliederverzeichnis erfasst. Für diese Mitglieder kann beispielsweise eine Mitgliedskarte ausgedruckt werden und die Bezahlung der Rechnungen kann ebenfalls problemlos per Abbuchung vom Konto erfolgen.

Unterstützung durch Anleitungen und Demos

Wenn die Einstellungen vorgenommen wurden, die Informationen vorhanden sind und die Mitglieder im System sind, kann die Reise Deines Vereins mit Clubway weitergehen. Letztendlich ist die Inbetriebnahme der Software ein schneller und einfacher Prozess. Dein Verein wird von den umfassenden Anleitungen von Clubway und den anschaulichen YouTube-Videotutorials unterstützt. Unsere fachkundigen Vertriebsmitarbeiter organisieren auch gerne eine persönliche Demo zur Nutzung von Clubway: Buche Dir einfach einen Termin hier in dem Onlinekalender.

Du kannst Clubway auch 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen.

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