Ist nur mein Verein so aufwändig zu verwalten? Das fragst Du Dich vielleicht. Doch wir können Dich beruhigen, einen Sportverein zu leiten ist nicht einfach. Die Vereinsverwaltung ist oft komplizierter als man denkt. Angefangen bei der Mitgliederverwaltung bis hin zur Verwaltung der Finanzen und Organisation von Veranstaltungen, es gibt viele Aufgaben, die koordiniert werden müssen. Oftmals geschieht dies auch noch in der Freizeit, da viele Vereine ehrenamtlich geführt werden. Es ist eine Herausforderung, alles im Blick zu behalten und effizient zu koordinieren.

Wir haben die Tätigkeit von Sportvereinen über 12 Jahre hinweg genau verfolgt, von Aikido bis Leichtathletik, von Fußball bis Turnen. Das Anbieten hochwertiger Aktivitäten steht in der Regel ganz oben auf der Liste der Vereinsstrategien. Doch wie lässt sich dieses Ziel erreichen? Unten findest Du einige Tipps, die die Leitung des Vereins und die Vereinsverwaltung leichter und das Anbieten hochwertiger Aktivitäten erfolgreicher machen.

Den Mitgliedern einen guten Service bieten.

Eine solide und zufriedene Mitgliederbasis ist die wichtigste Ressource eines Vereins. Eine Aufgabe des Vereins besteht darin, seinen Mitgliedern die bestmöglichen Leistungen und Aktivitäten zu bieten, und von daher ist es wichtig, dass man die Mitglieder und gegebenenfalls auch deren Eltern kennt. Natürlich hängt es von der Größe des Vereins ab, wie gut die Vereinsleitung die Mitglieder wirklich kennen kann. In einem großen Verein dürfte es besser sein, von den Mitgliedern und deren Eltern ein Gesamtbild zu erhalten, als danach zu streben, alle Mitglieder einzeln kennenzulernen.

Vereinssoftware für Mitgliederverwaltung und Co.

Stell Dir vor, es ist Wettkampfzeit und Du musst an so viel denken. Wie erstellen wir die Teilnehmerlisten? Wie laden wir Teilnehmer und Zuschauer ein und geht das auch digital? Eine Vereinssoftware sorgt mit ihren Funktionen dafür, dass Du Dir um die Umsetzung kaum Gedanken machen musst. So kannst Du mit der Vereinssoftware schnell und einfach die Termine und Austragungsorte des Wettkampfes koordinieren und die Teilnehmerliste verwalten. Du kannst Einladungen und Informationen an die Teilnehmer senden und die Teilnahmebestätigungen digital erfassen. Die Teilnehmerlisten erstellen sich so automatisch. Vor Ort am Tag des Wettkampfes erfasst Ihr mit dem Zugriff über Eure Geräte (Ios, Windows, Android) direkt die Anwesenheit und Details. Nichts muss aufwändig nachgetragen werden. Auch die Verwaltung von Wettkampfkosten und der Zahlungseingänge erfasst die Software automatisch. Die Vereinssoftware spart Dir Zeit und Mühe und ermöglicht es Dir, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Organisation eines erfolgreichen Wettkampfes.

Das klingt traumhaft? Nicht nur bei Events, auch im gesamten Alltag ist eine Vereinssoftware eine großartige Hilfe. Mit der Anschaffung einer guten Vereinssoftware stellt man sicher, dass man den Mitgliedern einen guten Service bieten kann. Und deshalb möchten wir Dir hier nebenbei Clubway wärmstens empfehlen. Clubway ist eine einfache und umfassende Anwendung für die Vereinsverwaltung, Mitgliederverwaltung bis hin zur Finanzverwaltung. Mit ihren Funktionen erleichtert sie zudem für die Vereinsmitglieder und ihre Eltern den Alltag. Wenn der Verein über Clubway verfügt, lohnt es sich, die Mitglieder daran zu erinnern, die kostenlose mobile App herunterzuladen und ihnen u. a. verschiedene Zahlungsweisen anzubieten. Zudem haben die Mitglieder ihre Termine immer im Blick. Der Mitgliederservice hilft aber auch den Funktionären des Vereins. Wenn alle Informationen in Clubway stets auf dem neuesten Stand sind, lassen sich die Vereinsaktivitäten einfacher organisieren.

Kooperation anregen

Wie kann mein Verein wachsen? Durch Kooperationen! Die meisten Sportvereine sind lokale Akteure, und es lohnt sich für sie, in die Kooperation mit lokalen Partnern zu investieren. Ein Restaurant im eigenen Dorf oder Stadtviertel kann dem Verein als Stammlokal dienen, oder mit einem vor Ort tätigen Friseursalon können Ermäßigungen für Vereinsmitglieder ausgehandelt werden.

Ein weiteres gutes Beispiel für Kooperation ist das Zusammenwirken verschiedener Vereine. So können beispielsweise drei Vereine, die sich auf verschiedene Sportarten spezialisiert haben, eine gemeinsame Bewegungsgruppe organisieren, in dem Grundschulkinder diese Sportarten ausprobieren können. Wenn ein Kind eine Sportart gefunden hat, die ihm gefällt, kann es dem jeweiligen Verein beitreten.

In Kommunikation investieren

Wie kann mein Verein Informationen besser platzieren? Eine klare Kommunikation mit Mitgliedern, Ehrenamtlichen, freiwilligen Helfern, Mitarbeitern und Interessengruppen sind unerlässlich. Wenn die Vereinsleitung die Mitglieder über die Vorgänge und Veranstaltungen im Verein auf eine qualitativ hochwertige Weise informiert, wissen alle Bescheid. Gute Kommunikation beruht auf Wechselseitigkeit. Sei also bereit, mit Mitgliedern, Ehrenamtlichen und Helfern Gespräche zu führen.

Vergiss nicht, zwischen interner und externer Kommunikation zu unterscheiden. Interne Kommunikation richtet sich an Ehrenamtliche, Helfer, Mitarbeiter und Mitglieder. Hierzu eignen sich zum Beispiel die Clubway-Newsletter oder E-Mails. Externe Kommunikation richtet sich an Personen außerhalb des Vereins, z. B. an Interessenten, die gerade erst auf den Verein aufmerksam geworden sind. Die Social Media und die Website des Vereins sind dafür gute Kanäle.

Für beides bietet Clubway übrigens eine Lösung an. Unten haben wir Dir einen Überblick über die Vereinssoftware und die Funktionen zusammengestellt.

Die Finanzen in Ordnung bringen

Eine stabile finanzielle Lage ist die Grundvoraussetzung dafür, dass es dem Verein gut geht. Einfache Rechnungsstellung, vielseitige Zahlungsweisen, umfassende Berichte und eine hochwertige Zahlungsverfolgung ermöglichen den Vereinen eine erfolgreiche Verwaltung ihrer Finanzen. Mit der Verwaltung der Rechnungen hilft Dir die Clubway Vereinssoftware ebenfalls. Auch für die Buchhaltung bieten wir eine Lösung. Schließlich war es ein zentraler Gedanke bei der Entwicklung von Clubway, den Vereinen zu helfen, ihre Finanzen besser zu managen.

Vorteil der Vereinsverwaltung mit Clubway

Clubway ist eine Software, die Deinem (Sport-)verein oder Club hilft, Deine Mitgliederverwaltung und -kommunikation digital und online zu organisieren. Die Hauptfunktionen sind die Verwaltung von Mitgliederdaten, die Erstellung von Rechnungen, die Planung von Veranstaltungen und die Versendung von Newslettern. Mitglieder können ihre Daten selbst verwalten und sich für Veranstaltungen anmelden. Die Software bietet auch eine Echtzeit-Anwesenheitsstatistik für Veranstaltungen. Die Benutzerrollen sind präzise zugeschnitten und es gibt auch eine mobile App für die Koordination von Trainings und Vereinsalltag. Clubway bietet auch nützliche Zusatzmodule wie eine einfache Buchhaltung, moderne Zahlungsmöglichkeiten, einen Webshop und eine Internetpräsenz. Du findest also wirklich alle nötigen Funktionen in nur einer Software vor. Der Flickenteppich aus unterschiedlichster Software gehört der Vergangenheit.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die gesamte Software online in der Cloud liegt. Ihr habt somit von jedem Gerät – egal ob Ios, Windows oder Android – Zugriff auf die Vereinsverwaltung. Lästige Upgrades gehören somit auch der Vergangenheit an, denn die Software bringt sich automatisch auf den neuesten Stand.

Und last but not least: Sicherheit. Clubway schützt die personenbezogenen Daten der Mitglieder durch Verschlüsselung und sichere Serverstandorte. Die Zugriffsrechte könnt ihr individuell zuweisen, um unbefugte Einsicht in Mitgliederdaten zu verhindern. Clubway hat alles berücksichtigt, damit ihr einfach den Richtlinien der DSGVO entsprechen könnt, einschließlich einer Datenschutzerklärung.

Wie kann ich mit Clubway in meinem Verein am besten starten? Wenn Du mehr wissen möchtest, beantworten wir jederzeit gerne Deine Fragen! Auf Clubway.de findest Du ausführliche Infos und kannst eine kostenlose Kennenlernpräsentation für Euren Verein reservieren.