Anwesenheitskontrolle
Die Anwesenheitskontrolle ist ein äußerst nützliches, faktenbasiertes Werkzeug, das Vereine dabei unterstützt, ihre Aktivitäten zu planen, das Management zu optimieren und ihre Mitglieder aktiv einzubinden
Statistik kann Spaß machen – und zum Mitmachen motivieren!
Wenn der Verein Termine und Anmeldungen über Clubway verwaltet, liegt es nahe, auch die Anwesenheit mit Hilfe der Software zu kontrollieren. Die so generierten digitalen Anwesenheitslisten lassen den Verein fehlerfrei die tatsächlichen Teilnehmer erfassen. Denn dass sich ein Mitglied zu einem Termin anmeldet, garantiert noch nicht, dass es tatsächlich teilnimmt. Es entstehen aber noch viele weitere Möglichkeiten als die bloße Digitalisierung der Anwesenheitsliste. Die Anwesenheitskontrolle in Echtzeit vor Ort liefert konkrete Daten, die dem Verein bei der Planung künftiger Aktivitäten helfen.
Durch die Nutzung der präzisen Anwesenheitskontrollfunktionen von Clubway erlangt der Verein in Echtzeit zuverlässige, das Management unterstützende Informationen über die Aktivität seiner Mitglieder.
- Mobile App für Kursleiter und Trainer
- Zügige und diskrete Bestätigung der Anwesenheit
- Mitgliedsspezifische Teilnahmestatistiken
- Anwesenheitsberichte für die Vereinsleitung
- Dynamische Filterfunktionen
Mach Schluß mit unvollständigen Teilnehmerlisten
Früher war es eine echte Herausforderung, die Anwesenheitslisten und Teilnehmerlisten stets aktuell und übersichtlich zu halten. Manuell geführte Anwesenheitslisten konnten schnell unvollständig oder fehlerhaft sein, und das Überprüfen der Teilnehmerlisten war oft mühsam und zeitaufwändig. Es war nicht ungewöhnlich, dass einige Mitglieder versehentlich übersehen wurden oder dass Unstimmigkeiten auftraten. Mit Clubway gehört dieses und weitere Probleme der Vergangenheit an:
- Im Mitgliederverzeichnis erscheinen automatisch Vermerke darüber, ob die betreffende Person aktiv am Vereinsleben teilnimmt, vorübergehend Pause macht oder eventuell im Aufhören begriffen ist.
- Angezeigt wird auch, an welchen Aktivitäten das Mitglied teilnimmt und von wem es trainiert wird.
- Gezielte Kommunikation: nur diejenigen, die beim Training dabei waren, interessiert die Frage, wer seinen Waschbeutel in der Garderobe vergessen hat.
- Nie wieder ungerechtfertigte Rechnungen für Teilnahmegebühren – Clubway bestätigt mit der digitalen Teilnehmerliste/Anwesenheitsliste, wer tatsächlich mitgemacht hat.
- Die Anwesenheitskontrolle verrät auch, wer ausreichend trainiert hat, um sich für die nächste Prüfung zu qualifizieren.
- Du leitest Kurse? Clubway hilft dir, die Namen der Teilnehmenden zu lernen und die Interaktion zu verbessern.
- Und nicht zu vergessen die für die Planung relevante Statistik: welches Trainingsprogramm, welche Tage, wessen Kurse sind besonders beliebt?
Mobile App für Kursleiter und Trainer
Schwere Ordner und unübersichtliche Teilnehmerlisten auf Papier gehören der Vergangenheit an. Es ist nicht mehr notwendig, sich durch seitenlange Anwesenheitslisten zu wühlen, um herauszufinden, wer an einem bestimmten Tag anwesend war oder wer in letzter Zeit regelmäßig gefehlt hat.
Clubway Coach ist die marktweit einzige mobile App, die speziell für KursleiterInnen und TrainerInnen entwickelt wurde. Sie ermöglicht die mühelose Anwesenheitskontrolle auf dem Sportplatz oder in der Halle und die effiziente Planung der Trainingseinheiten auf Basis der Anmeldungsinformationen. Außerdem enthält sie die relevanten Kontaktinformationen des Mitglieds, um beispielsweise bei einem Trainingsunfall unverzüglich Eltern oder andere Angehörige informieren zu können. Die Chatfunktion ermöglicht den schnellen Informationsaustausch zwischen Coach und Mannschaft.
Zügige und diskrete Bestätigung der Anwesenheit
Die Quittierung der Kurs- oder Trainingsteilnahme ist auch über die Browserversion von Clubway möglich, doch Clubway Coach ist dieser haushoch überlegen. Die Anwesenheit des Mannschaftsmitglieds braucht nur durch Antippen des Namens bestätigt oder durch Scannen des QR-Codes der Mitgliedskarte mit dem Smartphone registriert zu werden. Die digitale Mitgliedskarte kann sowohl über die eigene Mitgliedsseite als auch in der Clubway-App aufgerufen werden. Sie enthält den persönlichen QR-Code, der zur Bestätigung der Trainings- oder Kursteilnahme auf dem Handybildschirm vorgezeigt wird. Natürlich kann die Mitgliedskarte auch auf Papier ausgedruckt werden.
Mitgliedsspezifische Teilnahmestatistiken
In vergangenen Zeiten wurden Anwesenheitslisten und Teilnehmerlisten häufig in Papierform geführt. Trainer und Kursleiter hatten physische Ordner oder Mappen dabei, in denen die Anwesenheitslisten für jede Trainingseinheit oder Veranstaltung aufbewahrt wurden. Die Teilnehmer selbst hatten meist keinen Überblick. Von der Anwesenheitskontrolle profitieren auch die Mitglieder: die persönliche Aktivitätsstatistik erscheint auf der Mitgliedsseite oder in der App und motiviert zum regelmäßigen Training.
Dynamische Filterfunktionen
Die Anwesenheitsvermerke können als Filterkriterium genutzt werden. Sie geben beispielsweise Aufschluss darüber, welche Mitglieder zu welchen Zeiten welche Sportstätten des Vereins nutzen. Die so erstellte Anwesenheitsliste wiederum hilft dabei, Mitteilungen an die richtige Zielgruppe zu senden, beispielsweise falls die Leiterin der Wassergymnastikstunden erkrankt oder das Schwimmbad für einige Tage wegen Reparaturarbeiten schließt.
Anwesenheitsberichte für die Vereinsleitung
Die von Clubway generierten Aktivitätsberichte geben den Verantwortlichen des Vereins unter anderem Aufschluss darüber, ob die Spielzeiten gerecht verteilt sind oder einige Mannschaftsmitglieder auf Kosten anderer bevorzugt werden, ob die Trainingsmenge eines Budokas für die nächste Gürtelprüfung ausreicht, wer die jährliche Ehrenurkunde für besonders aktive Beteiligung verdient hat oder wer besorgniserregend oft beim Training fehlt.
So hat die Online-Anwesenheitsliste von Clubway anderen Vereinen bereits geholfen:
Unsere Kunden bestätigen: Eine einfache Mitgliederverwaltung ist der beste und wichtigste Aspekt von Clubway! Darüber hinaus ist sie eine solide Basis für die gesamte übrige Vereinsarbeit, vom Rechnungswesen über die Veranstaltungsorganisation bis hin zur Teilnehmerliste. Erleichtere Dir also die Arbeit und nutze Clubway für eine erfolgreiche Vereinsarbeit!
Mit der Anwesenheitskontrolle hat unser Verein ein Tool an der Hand, das nicht nur die Planung von Aktivitäten erleichtert, sondern auch die Optimierung des Managements unterstützt. Die Anwesenheitsliste wird in Echtzeit aktualisiert und liefert konkrete Daten für zukünftige Aktivitäten. Weil Mitgliederverwaltung und Teilnehmerliste quasi eins sind, haben wir zudem einen besseren Überblick darüber, wie aktiv unsere Mitglieder wirklich sind. Des Weiteren erlaubt die dynamische Filterfunktion eine präzise Übersicht darüber, welche Mitglieder unsere Sportstätten zu welchen Zeiten nutzen.
Clubway hat unsere Verwaltungsarbeit erheblich vereinfacht. Mit nur wenigen Klicks können wir auf die Teilnehmerlisten zugreifen, prüfen, wer an welchen Veranstaltungen oder Trainings teilgenommen hat und sogar feststellen, ob ein Mitglied kurz davor steht, den Verein zu verlassen. Es hat uns auch dabei geholfen, Kommunikationsprobleme zu reduzieren, indem wir gezielt Nachrichten an Mitglieder senden können, die tatsächlich an bestimmten Aktivitäten teilgenommen haben. Nie wieder ungerechtfertigte Rechnungen für Teilnahmegebühren – mit der Bestätigung von Clubway wissen wir genau, wer tatsächlich teilgenommen hat.
Als Trainer finde ich die mobile App von Clubway äußerst nützlich. Die Anwesenheitskontrolle auf dem Sportplatz oder in der Halle war noch nie so einfach. Ich bin froh keine umständlichen Anwesenheitslisten mehr mit mir herumzutragen (und vor allem daran zu denken, sie einzupacken). Mein Handy und die App habe ich immer dabei. Durch einfaches Antippen oder Scannen eines QR-Codes kann ich die Anwesenheit meiner Teilnehmer bestätigen. So machen Teilnehmerlisten fast schon Spaß. Ich nutze auch den Chat für meine Mannschaft. Zudem ist es großartig, dass die Mitglieder von der Anwesenheitskontrolle profitieren. Die persönliche Statistik motiviert dazu, am Ball zu bleiben.
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