Kurz gesagt: Mit den neuen Updates sparst du vor allem an den Stellen Zeit, an denen im Verein bisher viel von Hand nachgearbeitet wurde:

Mit der Übungsleiterabrechnung gibt es ein neues Zusatzmodul, das die Arbeitszeiten von Trainern direkt beim Termin erfasst. Dazu kommen zwei kleine Verbesserungen: Verträge für viele Mitglieder legst du jetzt in einem Schritt an, und neue Mitglieder wählen ihre Rabattgruppe schon bei der Online-Anmeldung.

1. Neu: Zusatzmodul Übungsleiterabrechnung

Stundenzettel, Excel-Listen und Nachfragen am Monatsende gehören in vielen Vereinen noch zur Abrechnung. Mit dem neuen Zusatzmodul erfasst du die Einsatzzeiten von Trainern, Übungsleitern und Helfern genau dort, wo sie entstehen: beim Termin.

• Tätigkeitsprofile: Du legst Profile wie Haupt-Trainer, Assistenz-Trainer oder Helfer an, auch mit unterschiedlichen Vergütungssätzen. Für Personen oder Rollen kannst du ein Standardprofil festlegen, das beim Erstellen eines Termins automatisch gewählt wird..
• Arbeitszeit am Termin: Standardmäßig entspricht sie der Dauer des Termins. Du kannst sie anpassen, zum Beispiel für Vor- und Nachbereitung..
• Bestätigung per App oder Browser: Trainer bestätigen ihre geleistete Zeit in der Clubway Coach App oder im Browser. So unterscheidet ihr sauber zwischen geplantem und tatsächlich geleistetem Einsatz. Anwesenheit und Bestätigung der Arbeitszeit sind dabei getrennte Schritte. Nur bestätigte Zeiten gelten als tatsächlich geleistet..
• Bericht und Export: Unter Termine > Berichte findest du alle Arbeitszeiten. Du filterst nach Zeitraum und Bestätigungsstatus und exportierst die Übersicht als Excel-Datei..

Die geleisteten Stunden stehen damit direkt für die Honorar- oder Aufwandsentschädigung bereit. Stundenzettel müssen nicht mehr eingesammelt werden, und Trainer müssen ihre Stunden nicht nachträglich rekonstruieren.

Das Modul aktivierst du unter Einstellungen > Zusatzmodule.
➡ Anleitung: Übungsleiterabrechnung einrichten

Außerdem: zwei kleine Verbesserungen

2. Verträge für mehrere Mitglieder gleichzeitig erstellen

Ob neuer Tarif für alle Jugendlichen oder Kursvertrag für eine ganze Gruppe: Du musst Verträge nicht mehr einzeln anlegen. Filtere in der Mitgliederliste, wähle die Mitglieder aus und klicke auf Vertrag erstellen. Alternativ fügst du in der Vertragsverwaltung die Empfänger hinzu, auch über Mehrere Empfänger hinzufügen. Tarif, Gruppe, Bankkonto, Gültigkeitszeitraum und Abrechnung trägst du nur einmal ein.

Vor dem Speichern prüft Clubway alle Mitglieder: Rot bedeutet, dass Daten fehlen (zum Beispiel eine Adresse). Gelb ist ein Hinweis, etwa wenn der Tarif nicht zur aktuellen Mitgliedschaft passt. So entstehen keine fehlerhaften Verträge.

3. Rabattgruppe bei der Selbstregistrierung wählen

Neue Mitglieder wählen bei der Online-Anmeldung ihre Rabattgruppe, zum Beispiel Familienmitglied, Schüler oder Senior, und sehen sofort den voraussichtlichen Preis. Der Verein sieht die gewählte Rabattgruppe bei der Prüfung des Antrags und erkennt, wenn sie nicht zum Mitglied passt.

Unter Einstellungen > Finanzen > Rabattgruppen legst du fest, welche Rabattgruppen öffentlich sind. Bestehende Mitglieder wählen keine Rabattgruppe, Clubway berücksichtigt ihre automatisch.
➡ Anleitung: Selbstregistrierung von Mitgliedern

Häufige Fragen

Kann Clubway die Arbeitszeiten von Übungsleitern erfassen?
Ja, mit dem Zusatzmodul Übungsleiterabrechnung. Arbeitszeiten und Tätigkeitsprofile werden direkt beim Termin erfasst. Trainer bestätigen ihre Zeiten in der Clubway Coach App, und du exportierst den Bericht als Excel-Datei.

Müssen alle Trainer die Clubway Coach App nutzen?
Nein. Trainer können ihre Arbeitszeit auch im Browser bestätigen.

Ersetzt die Anwesenheitserfassung die Bestätigung der Arbeitszeit?
Nein. Anwesenheit und Bestätigung der Arbeitszeit sind getrennte Schritte. Nur bestätigte Zeiten gelten als tatsächlich geleistet.

Kann ich in Clubway Verträge für viele Mitglieder auf einmal anlegen?
Ja, über die Mitgliederliste oder die Vertragsverwaltung. Clubway prüft vorher alle Mitglieder und markiert fehlende Daten.

Sehen neue Mitglieder bei der Online-Anmeldung den Preis mit Rabatt?
Ja, wenn der Verein die Rabattgruppe als öffentlich freigegeben hat. Die Preisvorschau ist ein Richtwert und wird bei der Vertragsbestätigung geprüft.

Noch kein Clubway-Verein? Im 30-minütigen Kennenlerngespräch zeigen wir dir, wie die Übungsleiterabrechnung und die Vertragsverwaltung in deinem Verein aussehen könnten.