Kurz gesagt: Mit den neuen Updates wird vor allem die Kasse entlastet. Mit dem Wallet führst Du für Mitglieder ein Guthaben beim Verein: Überzahlungen bleiben im Verein, neue Rechnungen werden automatisch daraus bezahlt, und Rückerstattungen laufen geordnet. Dazu kommen SEPA-Rückerstattungen als Sammelüberweisung und mehrere Verbesserungen bei den Verträgen.

1. Neu: Wallet für Mitgliederguthaben

Ein Mitglied überweist doppelt, eine Familie zahlt im Voraus für die ganze Saison, ein Kurs fällt aus und der Beitrag soll zurück. In vielen Vereinen heißt das: Kassenwart und Geschäftsstelle suchen Zahlungen zusammen, überweisen einzeln zurück und führen nebenbei eine Liste, wer noch etwas gut hat. Mit dem Wallet hat jedes Mitglied ein eigenes Guthabenkonto beim Verein, und Clubway übernimmt die Verrechnung.

• Guthaben pro Bankkonto: Du aktivierst das Wallet für ein Bankkonto des Vereins und legst Anzeigename, Rechnungsgruppe und Rechnungskategorie fest. Hat der Verein mehrere Konten, kann ein Mitglied auch mehrere getrennte Wallets haben.
• Guthaben aufladen: Du erstellst Einzahlungsrechnungen für ein oder mehrere Mitglieder. Mitglieder können selbst eine Einzahlung anfordern. Das Guthaben steht bereit, sobald die Zahlung eingeht, auch bei Teilzahlungen. Alternativ schreibst Du einen Betrag sofort gut, noch bevor gezahlt wurde.
• Überzahlungen ins Guthaben: Hat ein Mitglied eine Rechnung überzahlt, überträgst Du den Mehrbetrag mit einem Klick ins Wallet. Das ist ein bewusster Schritt und passiert nicht automatisch.
• Rechnungen automatisch bezahlen: Neue Rechnungen werden automatisch aus dem Guthaben beglichen, bei Bedarf auch teilweise. Du kannst eine Zahlung aus dem Wallet auch von Hand erfassen.
• Optionaler Kreditrahmen: Auf Wunsch darf das Guthaben bis zu einer festgelegten Grenze ins Minus gehen. Die Grenze passt Du bei Bedarf pro Mitglied an. Den offenen Betrag stellst Du in Rechnung oder lässt ihn automatisch an einem festen Tag im Monat abrechnen.
• Guthaben auszahlen: Du legst eine Auszahlung an, der Betrag wird sofort vom Wallet abgezogen. Sobald der Verein überwiesen hat, markierst Du die Auszahlung als erledigt, und Clubway erzeugt die Buchung für die Buchhaltung. Mit dem SEPA-Zusatzmodul erstellst Du dafür direkt eine SEPA-Überweisungsdatei. Das Mitglied hinterlegt selbst, auf welches Konto das Geld gehen soll.
• Nicht zugeordnete Zahlungen nutzen: Eine Zahlung, die keiner Rechnung zugeordnet werden konnte, schreibst Du direkt einem Mitglied als Guthaben gut.
• Volle Transparenz: Du siehst alle Guthaben, Einzahlungen, Auszahlungen und Bewegungen. Mitglieder sehen ihren eigenen Kontostand und ihre offenen Einzahlungen. Änderungen an IBAN, Kontoinhaber und Kreditrahmen werden protokolliert.

Seit Anfang November kannst Du außerdem offene Einzahlungen stornieren, und die Wallet-Seite erklärt Mitgliedern verständlich, wofür das Guthaben und das Auszahlungskonto da sind.

Das Wallet ist in den Paketen Silber und Gold enthalten, ein Zusatzmodul brauchst Du nicht. Ein Administrator richtet es unter Einstellungen > Finanzen im Reiter Wallets ein.

➡ Anleitung: Wallet einrichten und nutzen

2. SEPA-Rückerstattungen als Sammelüberweisung

Rückerstattungen musstest Du bisher einzeln an die Bank geben. Jetzt bündelt Clubway sie auf Wunsch in einer Datei, genau wie die Lastschrifteinzüge.

• Du entscheidest: Ob Erstattungen gebündelt werden, legst Du selbst fest. Die Größe der Sammelüberweisung entspricht der Einstellung für Deine Lastschrifteinzüge.
• Gewohnter Ablauf: Die Datei lädst Du wie bisher bei Deiner Bank hoch.
• Saubere Zuordnung: Die Zahlung der Sammelüberweisung wird automatisch zugeordnet. Klappt das nicht, ordnest Du sie von Hand zu, wie bei den Lastschriften.
• Alles an einem Ort: Unter SEPA im Reiter Batches siehst Du jetzt Lastschrifteinzüge und Sammelüberweisungen zusammen.

Die Sammelüberweisung gehört zum Zusatzmodul SEPA Lastschriften.

➡ Anleitung: SEPA Lastschriften

Außerdem: kleinere Verbesserungen bei Verträgen

• Verträge in Masse kündigen, mit einem frei wählbaren Kündigungsdatum.
• Leistungen auf bestimmte Gruppen beschränken, zum Beispiel ein Kursangebot nur für die Jugendabteilung.
• Hauptvertrag eines Mitglieds ändern, ohne den Vertrag neu anlegen zu müssen.
• Leistungsauswahl im Self-Service als Pflicht, damit bei der Online-Anmeldung keine Anträge ohne gewählte Leistung eingehen.
• Rabattgruppen-Auswahl im Self-Service abschaltbar, falls Dein Verein die Rabattgruppe lieber selbst vergibt.
• Vertragsanträge direkt bearbeiten, also eingehende Anträge prüfen und annehmen oder ablehnen.

Häufige Fragen

Was ist das Wallet in Clubway? Ein Guthabenkonto, das jedes Mitglied beim Verein haben kann. Damit werden Rechnungen bezahlt, Überzahlungen aufbewahrt und Beträge zurückerstattet.

Werden Überzahlungen automatisch ins Wallet übertragen? Nein. Du entscheidest bei jeder überzahlten Rechnung selbst, ob der Mehrbetrag ins Guthaben geht.

Kann das Guthaben ins Minus gehen? Nur wenn Du einen Kreditrahmen einstellst. Ohne Kreditrahmen wird nur positives Guthaben verwendet.

Brauche ich für Auszahlungen das SEPA-Zusatzmodul? Nein. Auszahlungen funktionieren auch ohne. Mit dem SEPA-Zusatzmodul erstellst Du zusätzlich direkt die Überweisungsdatei für die Bank.

Muss ich SEPA-Rückerstattungen bündeln? Nein. Ob Erstattungen gebündelt werden, legt Dein Verein selbst fest.

Noch kein Clubway-Verein? Im Kennenlerngespräch zeigen wir Dir, wie Wallet und SEPA-Abrechnung in Deinem Verein aussehen könnten.