Manchmal entstehen die größten Ideen aus der kleinsten Krise. In diesem Artikel erzählt Kai Tulonen, der Gründer von Clubway, wie aus einem verzweifelten Versuch, den eigenen Verein zu retten, eine Erfolgsgeschichte für über 1000 Sportvereine wurde.

Eine Erfolgsgeschichte aus der Not geboren

Die Geschichte von Clubway begann nicht mit einer brillanten Idee, sondern aus reiner Verzweiflung. Rückblickend mag es wie ein Geistesblitz erscheinen, eine klare Vision, wie ein Sportverein geführt werden sollte. Doch die Wahrheit ist: Es war der letzte Ausweg, um unseren eigenen Verein vor dem Untergang zu bewahren.

Alles begann mit meinem eigenen sportlichen Hintergrund. 1984 betrat ich zum ersten Mal die Tatami im Espoon Shukokai Karate. Seitdem ist Karate ein fester Bestandteil meines Lebens. Lange Zeit konnte ich einfach trainieren, ohne weitere Verpflichtungen zu übernehmen.

Die Last der Bürokratie

Im Jahr 2009 änderte sich das allerdings. Die operativen Trainer unseres Vereins hörten auf. Offenbar waren sie ausgebrannt vom ständigen Papierkram und der administrativen Belastung, die alle Zeit für das eigentliche Ziel des Vereins verschlang: Gemeinschaft und Training. Excel-Tabellen, Zettel in den Sporttaschen der Kinder (die oft erst Wochen später zwischen verschwitzten Trainingsklamotten auftauchten, inzwischen wieder zu Zellulose zerfallen)… Informationen kamen nicht an, Beiträge wurden nicht gezahlt. Die Situation war chaotisch..

Als die bisherigen Trainer aufhörten, sagte unser Cheftrainer eines Abends kurz und knapp zu mir: „Mach du das.“

Im Karate gibt es für Schüler niedrigerer Gürtelgrade kaum andere japanische Ausdrücke als „Oss!“, was praktisch immer „Ja“ bedeutet. Daran zu denken, „Nein“ zu sagen, kam mir nicht in den Sinn, auch wenn ich wusste, worauf ich mich einließ.

Die ersten Schritte zur Lösung

Die Probleme häuften sich schnell. Wir waren zu spät mit dem Antrag auf kommunale Förderung und verloren so mehrere tausend Euro an Zuschüssen. Der Verein hatte kein Geld. Am schlimmsten war, dass wir nicht einmal genau wussten, wer unsere Mitglieder waren, geschweige denn, wer seine Beiträge bezahlt hatte.

Im Karate, wie auch in vielen anderen Kampfsportarten, ist die Fluktuation hoch: Viele hören schon nach dem Anfängerkurs wieder auf. Wir mussten dringend einen Weg finden, um den Überblick über aktive Mitglieder und deren Zahlungen zu behalten – andernfalls hätte der Verein nicht überlebt.

So entstand die erste Idee: Wenn jeder Trainer bei jedem Training die Anwesenden per Handy über eine mobile Weboberfläche erfasst und gleichzeitig die E-Mail-Adressen der Eltern notiert, könnten wir ein stets aktuelles Mitgliederverzeichnis aufbauen. Genau das taten wir, und innerhalb weniger Wochen hatten wir zentral alle Daten der aktiven Mitglieder, inklusive Kontaktdaten.

Eine Software wird geboren

Der nächste Schritt war das erste Abrechnungssystem. Als wir die Rechnungen an die Mitglieder verschickten, stellten wir überrascht fest, dass zuvor etwa die Hälfte der Beiträge nicht gezahlt worden war. Nicht aus Absicht, sondern schlicht, weil es kein funktionierendes System gab, um die Zahlungen zu erfassen und einzufordern. Der Anstieg der Einnahmen rettete den Verein. Die laufenden Kosten konnten bezahlt werden, und die Arbeitslast der Trainer verringerte sich deutlich.

Danach fügten wir Mitteilungsfunktionen, einen Veranstaltungskalender und die Möglichkeit zur Aktualisierung eigener Daten hinzu. Es war eine Win-Win-Situation: Die Verwaltungsarbeit der Vereinsleitung wurde geringer, und die Familien waren immer informiert. Die Kommunikation funktionierte in beide Richtungen, ohne Zettelwirtschaft und verlorene Nachrichten.

Ursprünglich wollte ich nur die Arbeit im eigenen Verein erleichtern und meine Freude am Sport bewahren. Doch schon bald meldeten sich andere Karatevereine, die dieselbe Lösung wollten. Danach folgten Basketball-, Schwimm- und viele andere Sportarten. Es zeigte sich, dass dies nicht nur unser Problem war, sondern ein Bedürfnis fast aller Sportvereine.

Ein Weg in die Zukunft

Heute wird die Software von über tausend Vereinen in Finnland, Deutschland und Österreich genutzt. Der Weg hat ein kleines finnisches Familienunternehmen weit gebracht, aber der Grundgedanke ist derselbe geblieben: Den Alltag der Vereine erleichtern, damit Trainer und Sportler sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt – den Sport und das Miteinander.

Ich hätte nie geglaubt, dass alles mit dem verzweifelten Versuch beginnen würde, meinen eigenen Verein aus dem administrativen Chaos zu retten.

Ein großes Dankeschön an alle Vereine, die uns ihr Vertrauen geschenkt und geholfen haben, die Software genau für die Bedürfnisse des Vereinsalltags zu entwickeln. Hoffentlich setzen wir unseren gemeinsamen Weg noch lange fort – Daumen drücken, Unterstützung und eine Portion Glück sind weiterhin willkommen.

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