In einer Befragung von Sportvereinen (Online-Umfrage mit 66 Teilnehmenden und 21 ergänzenden Interviews) zeigt sich ein klares Bild: Der größte Verwaltungsaufwand entsteht nicht primär durch einzelne Aufgaben wie „Mitglieder aufnehmen“ oder „Beiträge einziehen“, sondern durch fehlende durchgängige Abläufe. Vereine nutzen digitale Tools, aber die Arbeit bleibt fragmentiert. Das führt zu Doppelpflege, unklaren Zuständigkeiten, Datenlücken und einem hohen Koordinationsaufwand, der am Ende meist beim Ehrenamt landet.

Ergebnis in einem Satz

Wenn Du verstehen willst, warum Vereinsverwaltung oft „zu viel“ wird, dann lautet die zentrale Ursache: Informationen und Prozesse sind auf zu viele Orte verteilt – und genau dadurch entsteht Kommunikation, Nacharbeit und Kontrolle.

Was sind die größten Pain Points in der Vereinsverwaltung?

Die Untersuchung zeigt: Die größten Pain Points in Sportvereinen sind fragmentierte Tools, unstrukturierte Kommunikation, doppelte Datenpflege, manuelle Beitragsprozesse und fehlende Verknüpfung zwischen Mitgliedschaft, Teilnahme und Zahlung. Diese strukturellen Brüche führen zu erhöhtem Verwaltungsaufwand und belasten insbesondere das Ehrenamt.

1) Wo Vereine am meisten Zeit verlieren: Kommunikation als Symptom

In der Umfrage wurde „Kommunikation“ am häufigsten als zeitintensivste Verwaltungsaufgabe genannt – vor Trainings-/Spielorganisation, Mitgliederverwaltung oder Finanzen.

Die Interviews erklären, warum Kommunikation so viel Zeit frisst: Sie findet nicht in einem strukturierten Kontext statt, sondern verteilt sich über E-Mail, Messenger-Gruppen, Excel-Listen und einzelne Spezialtools. Dadurch geht es in der Kommunikation selten um echte Abstimmung, sondern sehr oft um Rückfragen, Nachreichen von Informationen, das Klären von Zuständigkeiten oder das Rekonstruieren des aktuellen Stands.

Praktisch bedeutet das für den Vereinsalltag: Wer Informationen nicht zentral verfügbar macht, bezahlt das später mit Nachrichten. Und diese Nachrichten werden mit der Vereinsgröße nicht linear mehr, sondern gefühlt exponentiell – weil jede zusätzliche Gruppe, jeder Kurs, jede Altersklasse und jede Ausnahme (Ausfall, Ersatz, Warteliste, Beitrag, Nachzahlung) weitere Abzweigungen erzeugt.

2) Das strukturelle Kernproblem: Tool-Fragmentierung trotz Vereinssoftware

Die Umfrage zeigt, dass Vereine selten „gar keine Tools“ nutzen. Im Gegenteil: Tool-Nutzung ist verbreitet, und viele Vereine kombinieren mehrere Werkzeuge parallel. Besonders häufig sind Excel/Spreadsheets und Kommunikations-Apps.

Selbst in Vereinen, die bereits eine Vereinssoftware nutzen, bleiben Excel und Messenger zentrale „Neben-Systeme“.

Das ist mehr als ein technisches Detail. Es bedeutet: In vielen Vereinen existiert kein „Single Source of Truth“. Stattdessen gibt es mehrere parallele Wahrheiten, je nachdem, in welchem Tool man gerade schaut. Genau daraus entstehen typische Pain Points:

• Daten müssen doppelt gepflegt werden, weil ein Teil „im System“ steht, der operative Alltag aber in Excel läuft.
• Informationen werden über Messenger verteilt, obwohl sie eigentlich aus dem System heraus verfügbar sein müssten.
• Wenn Zuständigkeiten wechseln, hängt Wissen an einzelnen Personen, Dateien oder Gruppen.

Die Untersuchung beschreibt das sehr klar als Ursache für Doppelarbeit, inkonsistente Daten und Abhängigkeit von Schlüsselpersonen.

3) Mitgliederverwaltung ist das Fundament, weil alles daran hängt

In der Feature-Abfrage ist „Mitgliederverwaltung“ übergreifend die am stärksten nachgefragte Funktion, eng gefolgt von Kommunikation sowie Zahlungs-/Finanzfunktionen.

Das ist inhaltlich wichtig, weil „Mitgliederverwaltung“ in der Praxis nicht nur „Stammdaten“ bedeutet. Sie ist die Grundlage für fast alles, was Vereine organisatorisch steuern müssen: Beitragssysteme, Gruppen und Rollen, Teilnahmeberechtigungen, Kommunikation an Zielgruppen, Abrechnung von Kursen, Nachweise und Reporting. Sobald diese Zusammenhänge nicht sauber verknüpft sind, entsteht manuelle Arbeit – und die landet oft bei wenigen Ehrenamtlichen.

4) Wie stark die Belastung im Ehrenamt tatsächlich ist

Die Befragten investieren pro Woche erhebliche Zeit in Vereinsarbeit (Administration, Training/Coaching und Organisation). In der Umfrage berichten viele über 5–10 oder 10–20 Stunden pro Woche; ein relevanter Anteil liegt darüber.

Die Daten allein sagen noch nicht, „wie viel davon vermeidbar“ ist. Aber die Interviews geben den Kontext: Ein großer Teil der Zeit fließt in Koordination, Nachhalten, Listenpflege, Abgleich zwischen Systemen und Kommunikation, die eigentlich durch Transparenz und automatisierte Abläufe deutlich reduziert werden könnte.

5) Die Pain Points im Detail: Was in Vereinen konkret schief läuft

Aus der Analyse lassen sich fünf wiederkehrende Problemfelder ableiten, die sportartenübergreifend auftreten.

Tool-Fragmentierung
Vereine nutzen oft eine Mischung aus Vereinssoftware, Excel und Kommunikations-Apps. Das erzeugt Doppelarbeit und macht Prozesse fehleranfällig, weil niemand sicher sagen kann, welche Quelle aktuell ist.

Kommunikationsüberlastung ohne strukturierten Kanal
Wenn Informationen nicht sauber im Prozess bereitgestellt werden (z. B. Teilnahme, Änderungen, Zahlstatus, Zuständigkeiten), müssen sie immer wieder per Nachricht erklärt werden. Das erzeugt Rückfragen, Nachhaken und Unruhe.

Manuelle Mitgliederpflege und fehlende Prozess-Verknüpfung
Viele Vereine können Mitgliedschaft, Teilnahme (Kurs/Team), Berechtigung und Beiträge nicht „in einem Fluss“ abbilden. Dadurch entstehen Sonderfälle, Nacharbeit und Risiken wie unbezahlte Teilnahme oder falsche Zuordnungen.

Manuelle Planung und Koordination
Training, Hallen-/Platzbelegung, Vertretungen, Überschneidungen von Gruppen werden häufig in Excel gelöst. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert – dann entstehen Fehler, kurzfristige Änderungen und zusätzliche Kommunikation.

Hoher Aufwand in Finanzen und Zahlungen
Fehlende Automatisierung (z. B. SEPA-Logik, Erinnerungen, One-off-Zahlungen, saubere Zuordnung) führt zu Listenpflege, manueller Kontrolle und Nachfass-Prozessen.

Das Entscheidende ist: Diese Punkte sind selten isolierte „Einzelfehler“. Sie verstärken sich gegenseitig. Sobald Zahlungsstatus, Teilnahme, Gruppen und Kommunikation nicht zusammenhängen, entsteht ein permanenter Abgleich – und genau das ist der administrative Sog, der Ehrenamt entlasten müsste, aber häufig belastet.

6) Sportartspezifische Treiber: Unterschiedliche Ausprägungen, gleiche Logik

Die Studie zeigt außerdem, dass einzelne Sportarten zusätzliche Verwaltungstreiber haben, die den Druck erhöhen, aber die Grundlogik bleibt gleich: Es sind wieder Prozessbrüche und fehlende Verknüpfungen.

Schwimmen: Kurse, Wartelisten, häufige Gruppenwechsel und intensive Elternkommunikation; dazu Nachweise/Entwicklung (Abzeichen) und Trainerqualifikationen.

Karate: Gürtelprüfungen (Planung, Berechtigungen, Historie, Gebühren) und Verbandsmeldungen; Kommunikation stark über Messenger.

Turnvereine/Mehrspartenvereine: viele Kurse/Camps, komplexe Beitragslogiken (Basis + Sparte), Prozessbrüche zwischen Buchung, Mitgliedschaft und Zahlung.

Cheerleading: wettkampflastige Organisation, wiederholte Registrierungen, Eligibility-Checks, viele parallele Tools.

American Football: Spitzenbelastung an Spieltagen, komplexe Rollen-/Task-Logik, anspruchsvolle Koordination über Altersklassen.

Eishockey: Passverwaltung und Eiszeitenlogik, Pflichtdienste/Arbeitsstunden, stark koordinationsgetrieben durch knappe Ressourcen.

7) Was Vereine daraus ableiten können

Wenn Du als Vorstand oder Verantwortlicher die eigene Situation bewerten willst, sind drei Fragen in der Praxis besonders aussagekräftig:

1. Wie viele Stellen gibt es, an denen Mitgliederdaten gepflegt werden (System, Excel, Listen, Messenger)? Wenn es mehr als eine ist, entsteht fast immer Doppelarbeit.
2. Wie oft entstehen Rückfragen, weil Informationen nicht transparent sind (Teilnahme, Zahlstatus, Zuständigkeit, Änderungen)? Hohe Rückfragenquote ist ein Signal für fehlende Prozess-Transparenz.
3. Wie abhängig ist der Verein von einzelnen Personen, die „die Liste“ oder „die Gruppe“ besitzen? Je höher die Abhängigkeit, desto höher das Risiko bei Übergaben.

Diese Fragen sind bewusst nicht technisch. Sie treffen den Kern: Vereinsverwaltung ist dann effizient, wenn sie unabhängig von einzelnen Personen stabil läuft und Informationen prozessnah verfügbar sind.

Fazit

Die Untersuchung macht sehr greifbar, warum viele Vereine trotz digitaler Tools keine Entlastung spüren: Nicht der Mangel an Funktionen ist das Problem, sondern die fehlende Verbindung der Abläufe. Kommunikation wird zum größten Zeitfresser, weil sie kompensieren muss, was Prozesse nicht leisten. Excel und Messenger bleiben dominant, weil sie Lücken zwischen Systemen schließen. Mitgliederverwaltung ist deshalb der zentrale Hebel, weil sie der Anker für Beiträge, Teilnahme und Kommunikation ist.

Wenn Du die Vereinsverwaltung nachhaltig entlasten willst , dann nicht durch „noch ein Tool“, sondern durch weniger Brüche, weniger Doppelpflege und klare, verbundene Prozesse in der Vereinsverwaltung.

Häufige Fragen zur Digitalisierung von Sportvereinen

Wie viele digitale Tools nutzen Sportvereine im Durchschnitt?
In der Untersuchung lag der Durchschnitt bei rund drei parallel genutzten Tools pro Verein. Besonders häufig werden Excel-Tabellen und Kommunikations-Apps zusätzlich zur Vereinssoftware verwendet.

Warum reicht Excel für die Mitgliederverwaltung im Sportverein oft nicht aus?
Excel ermöglicht keine durchgängige Verknüpfung zwischen Mitgliedschaft, Teilnahme, Beiträgen und Kommunikation. Dadurch entstehen Medienbrüche, doppelte Pflege und manuelle Nacharbeit.

Welche Funktionen sind für eine Vereinssoftware besonders wichtig?
Am häufigsten genannt wurden Mitgliederverwaltung, Kommunikation sowie Zahlungs- und Finanzfunktionen. Entscheidend ist jedoch nicht die Anzahl der Funktionen, sondern deren Verbindung im Prozess.

Warum entsteht so viel Verwaltungsaufwand im Ehrenamt?
Der hohe Aufwand entsteht weniger durch einzelne Aufgaben, sondern durch fragmentierte Strukturen. Fehlende Transparenz und getrennte Systeme erzeugen zusätzliche Kommunikation und Kontrollaufwand.