Verträge-Zusatzmodul
Mehr Zahlungsflexibilität durch dauerhafte Verträge
Besonders unkompliziert wird die Rechnungsstellung durch Vertragsabrechnung. Hierbei wird die Rechnungsgrundlage für das Mitglied einmalig definiert; danach erfolgt die Rechnungsstellung automatisch. Dies bedeutet, dass die oftmals mühsame Aufgabe der manuellen Verarbeitung der Rechnungsstellung und Abrechnung jeden Monat entfällt.
Der Vertrag legt fest, welche Dienstleistungen des Vereins dem Mitglied in Rechnung gestellt werden. Außerdem bestimmt er, ob das Vertragsverhältnis befristet oder unbefristet ist und, falls unbefristet, welche Kündigungsbedingungen gelten. Zahlungsintervalle und -tage, wie Monatsanfang, -mitte oder -ende, können flexibel festgelegt werden. Diese werden dann automatisch in der Abrechnung berücksichtigt.
Preise
Silber | Gold | |
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| Aktivierungsgebühr | 0 € | 0 € |
| Nutzungsgebühr | 0 € / Monat | 0 € / Monat |
- Aktivierungsgebühr: 0 €
- Nutzungsgebühr: 0 € / Monat
- Aktivierungsgebühr: 0 €
- Nutzungsgebühr: 0 € / Monat
Definition der Vereinsdienstleistungen
Die Mitgliedsbeiträge, Kursgebühren usw. des Vereins werden im System als separate Dienstleistungen mit jeweils eigenen Preis- und Laufzeitinformationen definiert. Die Laufzeit kann über einen bestimmten Zeitraum oder unbefristet sein.
Für unbefristete Verträge können Kündigungsfristen sowie Gültigkeitszeiträume bis zur automatischen Erneuerung festgelegt werden. Der Preis kann auch an die Dauer der Mitgliedschaft im Verein gekoppelt werden. So lässt sich beispielsweise ein mehrjähriger Vertrag durch ermäßigte Saisonbeiträge attraktiv gestalten.
Einzigeartiges Feature
Abschluss des Dienstleistungsvertrags
Wenn ein Mitglied eine der genannten Dienstleistungen nutzen möchte, wird ein Vertrag erstellt. Dieser enthält alle wichtigen Informationen zur Person, zur Dienstleistung und zu den Zahlungsmodalitäten.
Wenn der Verein gedruckte Vertragsformulare nutzt, kann der unterzeichnete Vertrag gescannt und als Anhang im System hinterlegt werden. Clubway ermöglicht Mitgliedern aber auch das Ausfüllen elektronischer Vertragsformulare und das Akzeptieren der Vertragsbedingungen auf der eigenen Mitgliedsseite. So wird die Verarbeitung der Verträge besonders einfach.
Verlängerung des Dienstleistungsvertrags
Unbefristete Verträge werden nach Ende der jeweiligen Gültigkeitsperiode automatisch gemäß den vereinbarten Bedingungen verlängert. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung in Clubway sorgt dafür, dass alle Änderungen, wie beispielsweise Anpassungen der Beitragshöhe, automatisch übernommen werden. Weder das Mitglied noch der Verein müssen dafür aktiv werden. Alles wird nahtlos und effizient im System aktualisiert
Bedingungsgemäße Kündigung
Das Mitglied kann den Vertrag jederzeit über seine Mitgliedsseite oder die mobile App kündigen. Dabei müssen die in den Vertragsbedingungen des Vereins festgelegten Kündigungsfristen beachtet werden. Diese gelten auch für die vereinsseitige Kündigung. Eine fristlose vorzeitige Kündigung durch den Verein ist nur in Ausnahmefällen möglich.
Pausierung des Vertrags
Bei Bedarf ist eine Pausierung des Vertrags möglich. Im betreffenden Zeitraum wird die Dienstleistung nicht in Rechnung gestellt. Ob die Pause sich auf die Gesamtlaufzeit des Vertrags auswirkt, ist vom Verein zu entscheiden. Eine Pause ist sinnvoll, wenn ein Mitglied länger keinen Sport machen kann, etwa bei einer Verletzung.
Vertragsabrechnung bei nachträglichem Einstieg
Wenn die Dienstleistungsverträge des Vereins saison- oder jahresbasiert sind und ein Mitglied später eintritt, wird dies bei der Rechnungsstellung berücksichtigt. Es wird nur der verbleibende Zeitraum berechnet. Die automatisierte Abrechnung erfolgt dann entsprechend. Dies stellt sicher, dass die Verein-Abrechnung jederzeit transparent und nachvollziehbar ist.
Wie das Verträge-Zusatzmodul von Clubway Vereinen hilft
Unsere Kunden sind begeistert! Mit dem Verträge-Zusatzmodul von Clubway wird die Verwaltung und Abrechnung von Vereinsverträgen zum Kinderspiel. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für reibungslose Abläufe. Die Software ist perfekt auf die Bedürfnisse von Vereinen zugeschnitten.
Für unseren Sportverein habe ich lange nach einer Lösung gesucht, die unseren Abrechnungsprozess effizienter und übersichtlicher macht. Das Verträge-Zusatzmodul von Clubway ist genau das, was wir brauchten. Die Software hat nicht nur die Vertragsabrechnung im Verein automatisiert, sondern ermöglicht auch eine digitale Vertragsverwaltung.
Diese automatisierte und digitale Verarbeitung hat unseren Workflow wesentlich verbessert. Mir hat es besonders gefallen, dass es so einfach war, die Demo zu vereinbaren und das Tool kostenlos zu testen. Man weiß einfach genau, was man bekommt. Es ist toll, eine Lösung zu haben, die speziell auf Vereine und nicht für Unternehmen gedacht ist.
Als Kassenwart war ich skeptisch gegenüber digitalen Lösungen für die Abrechnungen. Es ist einfach eine große Umstellung. Doch nach einer kurzen Einarbeitung läuft alles prima. Die Software ist wirklich leicht zu bedienen und bietet sogar eine automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Durch die digitale Verwaltung unserer Verträge sind wir nun in der Lage, auf manuelle Prozesse zu verzichten. Dadurch konnten wir unsere Workflows deutlich optimieren. Das spart uns wirklich viel Zeit. Ich muss zugeben, dass mir die Abrechnungen mittlerweile sogar Spaß machen. Ich kann Clubway wirklich nur weiter empfehlen!
Das Verträge-Zusatzmodul spart uns so viel Arbeit und Nerven bei den Abrechnungen. Früher haben wir vieles manuell erledigen müssen. Die Software hat es uns ermöglicht, unsere Abrechnungen zu automatisieren und alle unsere Verträge digital zu verwalten.
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hat letztlich auch die Zufriedenheit unserer Mitglieder verbessert und es gibt quasi keine Beschwerden mehr über fehlerhafte Abrechnungen. Für uns ist Clubway nicht nur ein Unternehmen, das unsere Software bereitstellt. Durch den großartigen Support haben wir einen echten Partner, der uns immer zur Seite steht, den Verein digital aufzustellen.
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