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Mehr Zahlungsflexibilität durch dauerhafte Verträge

Besonders unkompliziert wird die Rechnungsstellung durch Vertragsabrechnung. Hierbei wird die Rechnungsgrundlage für das Mitglied einmalig definiert; danach erfolgt die Rechnungsstellung automatisch. Dies bedeutet, dass die oftmals mühsame Aufgabe der manuellen Verarbeitung der Rechnungsstellung und Abrechnung jeden Monat entfällt.

Der zugrundeliegende Vertrag definiert, welche vom Verein angebotenen Dienstleistungen dem Mitglied in Rechnung gestellt werden, ob das Vertragsverhältnis befristet oder unbefristet ist sowie im letzteren Fall die Kündigungsbedingungen. Zahlungsintervalle und -tage (Monatsanfang, -mitte oder -ende) können flexibel vereinbart werden und werden so in der automatisierten Abrechnung entsprechend berücksichtigt.

Preise

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Definition der Vereinsdienstleistungen

Die Mitgliedsbeiträge, Kursgebühren usw. des Vereins werden im System als separate Dienstleistungen mit jeweils eigenen Preis- und Laufzeitinformationen definiert. Die Laufzeit kann über einen bestimmten Zeitraum oder unbefristet sein. Für unbefristete Verträge können Kündigungsfristen sowie Gültigkeitszeiträume bis zur automatischen Erneuerung festgelegt werden. Es ist auch möglich, den Preis an die Dauer der Laufzeit zu binden, also beispielsweise den Abschluss eines mehrjährigen Vertrags mit ermäßigten Saisonbeiträgen zu belohnen.

Einzigeartiges Feature

Abschluss des Dienstleistungsvertrags

Wenn ein Mitglied eine der besagten Dienstleistungen in Anspruch nehmen möchte, wird ein Vertrag aufgesetzt, der die benötigten Informationen zu Person, Dienstleistung und Zahlungsmodalitäten enthält. Falls der Verein gedruckte Vertragsformulare verwendet, kann der Vertrag nach der Unterzeichnung gescannt und als Dateianhang im System gespeichert werden. Clubway ermöglicht Mitgliedern aber auch das Ausfüllen elektronischer Vertragsformulare und das Akzeptieren der Vertragsbedingungen auf der eigenen Mitgliedsseite. So wird die Verarbeitung der Verträge besonders einfach.

Verlängerung des Dienstleistungsvertrags

Unbefristete Verträge werden nach Ende der jeweiligen Gültigkeitsperiode automatisch gemäß den vereinbarten Bedingungen verlängert. Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung erfolgt die Aktualisierung einschließlich möglicher Veränderungen, beispielsweise der Beitragshöhe, automatisch in Clubway, ohne dass eine Aktion seitens des Mitglieds oder des Vereins erforderlich wird.

Bedingungsgemäße Kündigung

Das Mitglied kann den Vertrag jederzeit von seiner Mitgliedsseite oder der mobilen App aus kündigen, wobei die in den Vertragsbedingungen des Vereins festgelegten Kündigungsfristen einzuhalten sind. Diese gelten auch für die vereinsseitige Kündigung; eine fristlose vorzeitige Kündigung durch den Verein ist nur in Ausnahmefällen möglich.

Pausierung des Vertrags

Bei Bedarf ist eine Pausierung des Vertrags möglich. Im betreffenden Zeitraum wird die Dienstleistung nicht in Rechnung gestellt; ob die Pause sich auf die Gesamtlaufzeit des Vertrags auswirkt, ist vom Verein zu entscheiden. Eine Pause ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn das Mitglied wegen einer Verletzung längere Zeit keiner sportlichen Betätigung nachgehen kann.

Vertragsabrechnung bei nachträglichem Einstieg

Falls die Dienstleistungsverträge des Vereins saison- oder jahresbasiert sind, das Mitglied jedoch erst nach Beginn der betreffenden Periode hinzukommt, kann dies bei der Rechnungsstellung so berücksichtigt werden, dass nur für den verbleibenden Zeitraum bezahlt werden muss. Die automatisierte Abrechnung erfolgt dann entsprechend.

So hat das Verträge-Zusatzmodul von Clubway anderen Vereinen bereits geholfen

Unsere Kunden bestätigen: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung der Verträge ist ein wichtiger Aspekt von Clubway! Durch die Nutzung innovativer digitaler Verarbeitungstechniken hat Clubway die Abrechnung von Verträgen revolutioniert. Die Software übernimmt die oft zeitraubende und komplizierte Aufgabe der Abrechnung, was den Arbeitsaufwand erheblich reduziert und den Workflow in den Vereinen optimiert.

Für unseren Sportverein habe ich immer nach einer Lösung gesucht, die unseren Abrechnungsprozess effizienter und übersichtlicher macht. Das Verträge-Zusatzmodul von Clubway ist genau das, was wir brauchten. Die Software hat nicht nur unsere Rechnungsverarbeitung automatisiert, sondern ermöglicht es uns auch, alle unsere Vereinsverträge digital zu verwalten. Diese automatisierte und digitale Verarbeitung hat unseren Workflow wesentlich verbessert. Mir hat es besonders gefallen, dass es so einfach war, die Demo zu vereinbaren und das Tool kostenlos zu testen. Man weiß einfach genau, was man bekommt. Es ist toll, eine Lösung zu haben, die speziell auf Vereine und nicht für Unternehmen gedacht ist. Daher passt einfach alles.

Als Kassenwart eines Musikvereins war ich skeptisch gegenüber digitalen Lösungen für die Abrechnungen. Es ist einfach eine große Umstellung. Doch nach einer kurzen Einarbeitung läuft alles prima. Die Software bietet eine automatisierte Rechnungsverarbeitung, was uns enorm viel Zeit spart. Durch die digitale Verwaltung unserer Verträge sind wir nun in der Lage, auf manuelle Prozesse zu verzichten und unsere Workflows deutlich zu optimieren. Ich muss zugeben, dass das Thema Abrechnungen jetzt sogar Spaß macht und wir die Zahlungen gut im Blick haben. Die Software macht vieles automatisch und ich habe einen tollen Überblick über alle Abrechnungen.

Das Verträge-Zusatzmodul spart uns so viel Arbeit und Nerven bei den Abrechnungen. Früher haben wir vieles manuell erledigen müssen. Die Software hat es uns ermöglicht, unsere Abrechnungen zu automatisieren und alle unsere Verträge digital zu verwalten. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hat letztlich auch die Zufriedenheit unserer Mitglieder verbessert und es gibt quasi keine Beschwerden mehr über fehlerhafte Abrechnungen. Für uns ist Clubway nicht nur ein Unternehmen, das unsere Software bereitstellt. Durch den Support haben wir einen echten Partner, der uns hilft, den Verein digital aufzustellen.

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