Rechnungswesen und Zahlungsverfolgung
Solide Finanzen sind die Voraussetzung für erfolgreiche Vereinsarbeit. Das Management der Rechnungen und eingehenden Zahlungen sollten daher möglichst unkompliziert sein.
Sichert die Finanzbasis Eures Vereins – durch einfaches, zentralisiertes Rechnungsmanagement!
Weniger Mühe für Kassenwarte und Vereinsmitglieder (oder deren Eltern) und weniger Sorgen für den Vorstand – wer wünscht sich das nicht? In Clubway können Beitragsrechnungen ganz leicht erstellt und an Mitglieder, Teams oder Abteilungen versendet werden. Mitgliedsbeiträge, Teilnahmegebühren, Sponsorenrechnungen – alles in zwei Minuten erledigt!
Jährlich werden über Clubway rund zwei Millionen Rechnungen ausgestellt. Die effizienten, präzisen und benutzerfreundlichen Rechnungsfunktionen des Systems machen sich im wahrsten Sinne des Wortes bezahlt.
- Automatisierte Monatsbeiträge
- Kontoverwaltung – auch für mehrere Konten
- Präzise, automatisierte Zahlungsverfolgung
- Zahlungserinnerungen
- Rechnungen filtern
- Zugriffsrechte für alle Kassenwarte des Vereins
- Rechnungen ausdrucken
- Lückenlose Fakturierungsberichte
- Dateiexport von Rechnungs- und Zahlungsdaten
Vielseitiges und unkompliziertes Rechnungswesen
In Clubway ist das Ausstellen von Rechnungen schnell, einfach, flexibel und von vielen Orten der Plattform aus möglich. Je nach Bedarf können sie einzeln oder massenweise generiert werden. Auch die automatische Fakturierung z.B. bei der Anmeldung ist kein Problem.
Die Rechnung kann unterschiedliche Posten und Kategorien umfassen, um die präzise Buchführung zu erleichtern. Die Kategorien können vom Verein selbst definiert werden. Zur Erleichterung der Arbeit und Vermeidung von Fehlern können standardmäßige Rechnungsprodukte definiert werden, sodass deren Bezeichnungen, Kategorien und Preise nicht jedesmal aufs Neue eingegeben werden müssen.
Die Erstellung von Rechnungen in Clubway ist gebührenfrei und das Mitglied sieht neue Rechnungen automatisch auf seiner persönlichen Profilseite oder in der mobilen App. Die für die elektronische Bezahlung erforderlichen Referenznummern bzw. virtuellen Barcodes werden automatisch generiert.
Der Rechnungsversand erfolgt kostenlos per E-Mail. Optional sind auch eInvoicing und ePayment möglich (Zusatzmodul).
Automatisierte Monatsbeiträge
Clubway ermöglicht den automatischen Versand monatlicher Rechnungen an die Vereinsmitglieder. Die Aufteilung der Jahres- oder Saisonbeiträge auf monatliche Zahlungen wird oft auch von Kassenwarten als Erleichterung empfunden
Kontoverwaltung – auch für mehrere Konten
In Clubway ist die Zahl der vereinseigenen Bankkonten nicht begrenzt, sodass die separaten Konten der einzelnen Abteilungen und Teams bequem über dieselbe Plattform verwaltet werden können. Für jedes Konto kann ein eigener interner Name sowie ein Buchhaltungskonto und Kontaktinformationen definiert werden.
Einzigartiges Feature
Präzise, automatisierte Zahlungsverfolgung
Aktuelle Informationen über eingegangene und ausstehende Zahlungen sind für den Vereinshaushalt von essentieller Bedeutung. Die Belege über die eingegangenen Zahlungen können automatisch aus dem System der Bank in Clubway geladen werden. Alternativ ist es natürlich auch möglich, die Zahlungsinformationen für individuelle Rechnungen von Hand zu aktualisieren.
Das Forderungsmanagement-Zusatzmodul aktualisiert alle eingegangenen Zahlungen automatisch einmal täglich in Clubway. Dadurch wird manuelle Arbeit überflüssig und die Informationen bleiben stets auf dem neuesten Stand. Die Zahlungsverfolgung wird durch die Firma Visma Financial Solutions übernommen, die sich bei Bedarf auch um Mahnungen und Inkasso kümmert. Der Verein braucht nur noch die Rechnungen an Visma zu senden.
Das Banking-Zusatzmodul aktualisiert eingegangene Überweisungen automatisch einmal täglich in Clubway. Das Material wird von der Bank für alle Vereinskonten auf einmal geliefert. Dies erspart den Kassenwarten der Abteilungen eine Menge manueller Arbeit.
Die Zahlungsinformationen können auch bequem und fehlerfrei aus externen Dateien in Clubway importiert werden. Der Verein bestellt dazu bei seiner Bank elektronische Belege über die eingegangenen Überweisungen und erhält das Material jeweils für alle Vereinskonten auf einmal. Dadurch kann der/die Schatzmeister/in des Vereins die Zahlungsinformationen für sämtliche Abteilungen und Mannschaften in einem Durchgang in das System laden – mühelos und stets korrekt.
Falls dein Verein weder das Banking- noch das Forderungsmanagement-Zusatzmodul abonniert hat und auch keine importierbaren Überweisungsinformationen von seiner Bank erhält, müssen die eingegangenen Zahlungen im Online-Banking-Portal des Vereins überprüft und manuell in Clubway vermerkt werden.
Die Zahlungsinformationen können auch bequem und fehlerfrei aus externen Dateien in Clubway importiert werden. Der Verein bestellt dazu bei seiner Bank elektronische Belege über die eingegangenen Überweisungen und erhält das Material jeweils für alle Vereinskonten auf einmal. Dadurch kann der/die Schatzmeister/in des Vereins die Zahlungsinformationen für sämtliche Abteilungen und Mannschaften in einem Durchgang in das System laden – mühelos und stets korrekt.
Falls dein Verein weder das Banking- noch das Forderungsmanagement-Zusatzmodul abonniert hat und auch keine importierbaren Überweisungsinformationen von seiner Bank erhält, müssen die eingegangenen Zahlungen im Online-Banking-Portal des Vereins überprüft und manuell in Clubway vermerkt werden.
Zahlungserinnerungen
In der Rechnungsübersicht wird angezeigt, ob eine fällige Rechnung bereits bezahlt wurde. Im Falle ausstehender Zahlungen kann dem Mitglied eine Erinnerung gesendet werden. Für automatische Zahlungserinnerungen können Frist, Wiederholungsintervalle und Mitteilungstexte definiert werden. Offene und überfällige Rechnungen werden dem Mitglied außerdem stets auf seiner Profilseite und in der App angezeigt.
Rechnungen filtern
Das Rechnungsmodul bietet flexible Such- und Filterfunktionen, um beispielsweise überfällige, bezahlte, offene oder noch nicht versendete Rechnungen (Entwürfe) schnell aufzulisten. Außerdem zeigt es für die Rechnung relevante Informationen wie etwa Familienrabatte oder die Teilnahme an zusätzlichen Aktivitäten (z.B. kostenpflichtigen Trainingslagern) an. Die Filterfunktionen des Rechnungsmoduls können auch für das Mitglieder- und Terminmanagement genutzt werden.
Zugriffsrechte für alle Kassenwarte des Vereins
Die flexible Organisationsstruktur von Clubway ermöglicht die Aufteilung des Rechnungswesens auf unterschiedliche Verantwortungspersonen, die jeweils eigene Zugriffsrechte erhalten. So kann sich beispielsweise die Geschäftsführerin um die Rechnungen des Gesamtvereins kümmern und die Kassenwarte der einzelnen Mannschaften um die für deren Mitglieder bestimmten. So verteilt sich der Arbeitsaufwand gleichmäßiger und es bleibt mehr Zeit für das Wichtigste: den Spaß am Sport!
Rechnungen ausdrucken
Um Rechnungen auf Papier zu versenden oder zu archivieren, können sie als pdf-Dateien ausgedruckt werden – einzeln oder in Masse. Auf der Rechnung erscheint automatisch die Adresse des Mitglieds oben links, sodass sie beim Postversand im Fenster des Briefumschlags erscheint. Somit brauchen keine Adressaufkleber ausgedruckt oder gar Umschläge von Hand beschriftet zu werden. Auch die gedruckten Rechnungen enthalten einen virtuellen Barcode, um die Online-Überweisung zu erleichtern.
Lückenlose Fakturierungsberichte
Mit Hilfe der Filterfunktionen des Rechnungsmoduls lassen sich übersichtliche, beispielsweise nach Rechnungsstatus, Abteilung, Kategorie oder Steuersatz sortierte Berichte generieren. Auch hierbei helfen die Filterfunktionen des Moduls sowie die Möglichkeit, die Tabellenspalten beliebig anzuordnen.
Dateiexport von Rechnungs- und Zahlungsdaten
Die Rechnungs- und Zahlungsdaten des Vereins können zum Zweck der Weiterverarbeitung in eine Datei exportiert werden. Auch hierbei helfen die Filterfunktionen des Moduls sowie die Möglichkeit, die Tabellenspalten beliebig anzuordnen.
So hat die Online-Mitgliederverwaltung von Clubway anderen Vereinen bereits geholfen:
Unsere Kunden bestätigen: Eine einfache Mitgliederverwaltung ist der beste und wichtigste Aspekt von Clubway! Darüber hinaus ist sie eine solide Basis für die gesamte übrige Vereinsarbeit, vom Rechnungswesen über die Veranstaltungsorganisation bis hin zur Kommunikation. Erleichtere Dir also die Arbeit und nutze Clubway für eine erfolgreiche Vereinsarbeit!
Die Vereinssoftware von Clubway ist großartig! Uns gefällt, dass wir unsere Mitglieder ganz einfach online mit der App verwalten können. So haben wir alle immer das aktuelle Mitgliederverzeichnis für unseren Verein. Mit der Software lässt sich der tägliche Aufwand deutlich reduzieren, da wir nun einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Mitglieder haben. Im Großen und Ganzen fällt eine riesen Last an Arbeit von uns ab. Wir sind begeistert!
Die Clubway Software ist ein benutzerfreundliches online Tool, mit dem man alle wichtigen Funktionen eines Vereins, wie z.B. Mitgliederverwaltung managen kann. Als Erstes können wir Mitglieder einfach erstellen und verwalten und uns dabei auf den Überblick über die Mitglieder konzentrieren. Auch die Buchhaltung und die Verwaltung von Veranstaltungen und Finanzen ist einfach zu handhaben. Darüber hinaus hat die Software viele Funktionen, die uns die Arbeit erleichtern.
Als Vorstand eines Vereins hatte ich in der Vergangenheit Schwierigkeiten, den Überblick über unsere Mitglieder zu behalten. Wir hatten nur begrenzte Möglichkeiten, Daten über unsere Mitglieder zu sammeln und zu organisieren, was zu Missverständnissen und ineffizienten Arbeitsabläufen führte. Insgesamt hat uns die Vereinssoftware zur Mitgliederverwaltung sehr geholfen, unsere Organisation effektiver zu führen und unsere Mitglieder besser zu betreuen. Wir empfehlen die Software daher gerne jedem anderen Verein, der seine Mitgliederverwaltung verbessern möchte.
Schon mehr als 850 Vereine nutzen die Clubway-Online-Vereinssoftware – Nutze die Möglichkeit & sei auch Du dabei!
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