Rechnungswesen und Zahlungsverfolgung
Solide Finanzen sind die Basis für erfolgreiche Vereinsarbeit. Clubway macht das Rechnungswesen im Verein einfacher und entlastet die Kassenwarte.
Sichert die Finanzbasis Eures Vereins – durch einfaches, zentralisiertes Rechnungsmanagement!
Weniger Stress für Kassenwarte, Mitglieder und deren Eltern, mehr Ruhe für den Vorstand – wer will das nicht?
Eine effiziente Buchhaltung im Verein ist entscheidend für eine reibungslose Finanzverwaltung. Clubway ermöglicht es, alle Rechnungen und Zahlungen zentral zu verwalten und so den Überblick über die Finanzen zu behalten.
In Clubway erstellt Ihr Beitragsrechnungen im Handumdrehen und sendet sie an Mitglieder, Teams oder Abteilungen. Egal ob Mitgliedsbeiträge, Teilnahmegebühren oder Sponsorenrechnungen – alles ist in nur zwei Minuten erledigt!
Jährlich werden über Clubway rund zwei Millionen Rechnungen ausgestellt. Clubway ist daher die ideale Software für Vereine, die eine effiziente Finanzverwaltung benötigen. Die benutzerfreundlichen Rechnungsfunktionen des Systems machen sich im wahrsten Sinne des Wortes bezahlt.
Vielseitiges und unkompliziertes Rechnungswesen
Mit Clubway ist das Ausstellen von Rechnungen schnell, einfach und flexibel. Ihr könnt Rechnungen einzeln oder in großen Mengen erstellen. Auch die automatische Fakturierung bei der Anmeldung ist problemlos möglich.
Rechnungen können verschiedene Posten und Kategorien umfassen, die Ihr selbst festlegt. Um die Arbeit zu erleichtern und Fehler zu vermeiden, könnt Ihr vordefinierte, standardmäßige Rechnungsprodukte nutzen. So müssen Bezeichnungen, Kategorien und Preise nicht jedes Mal neu eingegeben werden. Das macht die Buchführung für Vereine präziser und effektiver.
Die Erstellung von Rechnungen in Clubway ist gebührenfrei. Mitglieder sehen neue Rechnungen automatisch auf ihrer Profilseite oder in der mobilen App. Die erforderlichen Referenznummern für die elektronische Bezahlung werden automatisch generiert.
Der Rechnungsversand erfolgt kostenlos per E-Mail. Optional sind auch eInvoicing und ePayment als Zusatzmodule verfügbar.
Automatisierte Monatsbeiträge
Clubway ermöglicht den automatischen Versand monatlicher Rechnungen an die Vereinsmitglieder. Die Aufteilung der Jahres- oder Saisonbeiträge auf monatliche Zahlungen wird oft auch von Kassenwarten als Erleichterung empfunden
Kontoverwaltung – auch für mehrere Konten
In Clubway ist die Zahl der vereinseigenen Bankkonten nicht begrenzt. Die separaten Konten der einzelnen Abteilungen und Teams können bequem über dieselbe Plattform verwaltet werden. Für jedes Konto kann ein eigener interner Name sowie ein Buchhaltungskonto und Kontaktinformationen bestimmt werden.
Einzigartiges Feature
Präzise, automatisierte Zahlungsverfolgung
Aktuelle Informationen über eingegangene und ausstehende Zahlungen sind für den Vereinshaushalt von essentieller Bedeutung. In Clubway siehst Du genau, wie viele Beiträge und Rechnungen noch offen sind. Du kannst offene Rechnungen erneut als Erinnerung per E-Mail an das jeweilige Mitglied senden oder mittels einer separaten Mahnungsnachricht, die an die die Rechnung angefügt wird, an die Zahlung erinnern.
Das SEPA-Lastschriften Zusatzmodul ermöglicht es Dir, Zahlungen von Deinen Mitgliedern bequem per Lastschriftverfahren einzuziehen. In Zusammenarbeit mit dem Anbieter Konfipay bietet Clubway eine sichere und zuverlässige Lösung für SEPA-Lastschriftzahlungen an.
Die Zahlungsinformationen können auch bequem und fehlerfrei aus externen Dateien in Clubway importiert werden. Der Verein bestellt dazu bei seiner Bank elektronische Belege über die eingegangenen Überweisungen und erhält das Material jeweils für alle Vereinskonten auf einmal. Dadurch können die FInanzverantwortlichen des Vereins die Zahlungsinformationen für sämtliche Abteilungen und Mannschaften in einem Durchgang in das System laden.
Mit Clubway behältst Du nicht nur den Überblick über die finanzielle Situation des Vereins, sondern stellst auch eine ordnungsgemäße Buchführung sicher.
Die Zahlungsinformationen können auch bequem und fehlerfrei aus externen Dateien in Clubway importiert werden. Der Verein bestellt dazu bei seiner Bank elektronische Belege über die eingegangenen Überweisungen und erhält das Material jeweils für alle Vereinskonten auf einmal. Dadurch können die FInanzverantwortlichen des Vereins die Zahlungsinformationen für sämtliche Abteilungen und Mannschaften in einem Durchgang in das System laden.
Mit Clubway behältst Du nicht nur den Überblick über die finanzielle Situation des Vereins, sondern stellst auch eine ordnungsgemäße Buchführung sicher.
Zahlungserinnerungen
In der Rechnungsübersicht wird angezeigt, ob eine fällige Rechnung bereits bezahlt wurde. Im Falle ausstehender Zahlungen kann dem Mitglied eine Erinnerung gesendet werden. Für automatische Zahlungserinnerungen können Frist, Wiederholungsintervalle und Mitteilungstexte definiert werden. Offene und überfällige Rechnungen werden dem Mitglied außerdem stets auf seiner Profilseite und in der App angezeigt.
Rechnungen filtern
Das Rechnungsmodul bietet flexible Such- und Filterfunktionen. So kannst Du schnell überfällige, bezahlte, offene oder noch nicht versendete Rechnungen auflisten. Es zeigt Dir auch wichtige Infos für die Rechnung an, wie Familienrabatte. Außerdem wird die Teilnahme an kostenpflichtigen Aktivitäten, zum Beispiel Trainingslagern, aufgelistet.
Die Filterfunktionen des Rechnungsmoduls können auch für das Mitglieder- und Terminmanagement genutzt werden.
Zugriffsrechte für alle Kassenwarte des Vereins
Clubway ist mehr als eine einfache Kassenwart Software. Die flexible Organisationsstruktur von Clubway ermöglicht die Aufteilung des Rechnungswesens auf unterschiedliche Verantwortungspersonen, die jeweils eigene Zugriffsrechte erhalten.
So kann sich beispielsweise die Geschäftsführung um die Rechnungen des Gesamtvereins kümmern und die Kassenwarte der einzelnen Mannschaften um die für deren Mitglieder bestimmten. So verteilt sich der Arbeitsaufwand gleichmäßiger und es bleibt mehr Zeit für das Wichtigste: den Spaß am Sport!
Rechnungen ausdrucken
Um Rechnungen auf Papier zu versenden oder zu archivieren, können sie als pdf-Dateien ausgedruckt werden. Das ist sowohl einzeln als auch in größeren Mengen möglich. Die Adresse des Mitglieds erscheint automatisch oben links auf der Rechnung. So ist sie beim Postversand im Fenster des Briefumschlags sichtbar.
Somit brauchen keine Adressaufkleber ausgedruckt oder gar Umschläge von Hand beschriftet zu werden. Auch die gedruckten Rechnungen enthalten einen virtuellen Barcode, um die Online-Überweisung zu erleichtern.
Lückenlose Fakturierungsberichte
Mit den Filterfunktionen des Rechnungsmoduls lassen sich übersichtliche Berichte erstellen. Diese können zum Beispiel nach Rechnungsstatus, Abteilung, Kategorie oder Steuersatz sortiert werden.
Zusätzlich kannst Du die Tabellenspalten nach Bedarf anordnen, um die Daten noch besser auszuwerten.
Dateiexport von Rechnungs- und Zahlungsdaten
Die Rechnungs- und Zahlungsdaten des Vereins können zum Zweck der Weiterverarbeitung in eine Datei exportiert werden. Dabei helfen die Filterfunktionen und die Möglichkeit, die Tabellenspalten anzupassen, um die Berichte optimal zu gestalten.
So hat Clubway anderen Vereinen bereits geholfen:
Unsere Kunden bestätigen: Eine einfache Mitgliederverwaltung ist der beste und wichtigste Aspekt von Clubway! Darüber hinaus ist sie eine solide Basis für die gesamte übrige Vereinsarbeit, vom Rechnungswesen über die Veranstaltungsorganisation bis hin zur Kommunikation. Erleichtere Dir also die Arbeit und nutze Clubway für eine erfolgreiche Vereinsarbeit!
Die Vereinssoftware von Clubway ist großartig! Uns gefällt, dass wir unsere Mitglieder ganz einfach online mit der App verwalten können. So haben wir alle immer das aktuelle Mitgliederverzeichnis für unseren Verein. Mit der Software lässt sich der tägliche Aufwand deutlich reduzieren, da wir nun einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Mitglieder haben. Im Großen und Ganzen fällt eine riesen Last an Arbeit von uns ab. Wir sind begeistert!
Die Clubway Software ist ein benutzerfreundliches online Tool, mit dem man alle wichtigen Funktionen eines Vereins, wie z.B. Mitgliederverwaltung managen kann. Als Erstes können wir Mitglieder einfach erstellen und verwalten und uns dabei auf den Überblick über die Mitglieder konzentrieren. Auch die Buchhaltung und die Verwaltung von Veranstaltungen und Finanzen ist einfach zu handhaben. Darüber hinaus hat die Software viele Funktionen, die uns die Arbeit erleichtern.
Als Vorstand eines Vereins hatte ich in der Vergangenheit Schwierigkeiten, den Überblick über unsere Mitglieder zu behalten. Wir hatten nur begrenzte Möglichkeiten, Daten über unsere Mitglieder zu sammeln und zu organisieren, was zu Missverständnissen und ineffizienten Arbeitsabläufen führte. Insgesamt hat uns die Vereinssoftware zur Mitgliederverwaltung sehr geholfen, unsere Organisation effektiver zu führen und unsere Mitglieder besser zu betreuen. Wir empfehlen die Software daher gerne jedem anderen Verein, der seine Mitgliederverwaltung verbessern möchte.
Schon mehr als 850 Vereine nutzen die Clubway-Verwaltungssoftware für Vereine – Nutze die Möglichkeit & sei auch Du dabei!
Weniger Vereinsarbeit – mehr Zeit für Sport und Spaß
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Du hast sogar die Möglichkeit, die Testphase dreimal um je 7 Tage zu verlängern, auch nach einer kurzen Pause. Danach wählst Du einfach das passende Paket für Deine Vereinsverwaltung.
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