Der TSV Urdenbach, ein Verein mit rund 1300 Mitgliedern, hat durch die Implementierung von Clubway seine Verwaltungsabläufe revolutioniert und eine einheitliche digitale Plattform für alle Abteilungen geschaffen. Tobias Erkelenz, verantwortlich für Marketing und Sponsoring beim TSV Urdenbach, gibt Einblicke in die Erfahrungen des Vereins mit der neuen Software.

Der TSV Urdenbach: Engagement und Fortschritt durch Ehrenamt

Tobias beschreibt seine Rolle beim TSV Urdenbach als vielfältig und engagiert. Er ist für Marketing und Sponsoring zuständig, um den Verein nach außen gut darzustellen und Partner zu finden. Wie in ehrenamtlich geführten Vereinen üblich, unterstützt er auch bei anderen Projekten. Dazu gehören der Aufbau neuer Abteilungen und die generelle Weiterentwicklung des Vereins.

„Ich versuche den Verein nach außen gut darzustellen und Partner zu finden. Gleichzeitig, wie das so bei ehrenamtlich geführten Vereinen ist, versuche ich auch bei anderen Projekten zu unterstützen, neue Abteilungen mit aufzubauen und den Verein generell nach vorne zu bringen."

Die Herausforderungen vor Clubway: Ein Flickenteppich der Verwaltung

Bevor der TSV Urdenbach Clubway einführte, war die Mitgliederverwaltung stark fragmentiert. Ein großer Teil der Mitglieder wurde über das DFBNet verwaltet, da der Verein sehr fußballlastig ist. Viele andere Abteilungen nutzten jedoch noch manuelle Methoden wie Excel und Word, was zu einem heterogenen und ineffizienten System führte.

„Bevor wir mit Clubway begonnen haben, verwalteten wir unsere etwa 1300 Mitglieder teils über das DFBNet, da wir ein sehr fußballlastiger Verein sind. In vielen Abteilungen lief aber noch sehr viel über Excel, Word und ähnliche Listen. Daher sind wir froh, das Ganze zu digitalisieren und vor allem zu vereinheitlichen, um allen Trainer:innen und Verantwortlichen in den Abteilungen eine Plattform für alles bieten zu können."

Die größte Herausforderung bestand darin, diese unterschiedlichen Ansätze zu vereinheitlichen und eine zentrale Plattform zu schaffen, die allen Trainern und Abteilungsverantwortlichen zugänglich ist.

Clubway als Lösung: Effiziente Kursverwaltung im Fokus

Die Kursverwaltung war das größte Problem, für das Clubway eine effektive Lösung bot. Zuvor wurden Anwesenheitslisten und ähnliche Tools verwendet, was die Übersicht erschwerte. Mit Clubway kann der Verein nun die Auslastung der Kurse besser im Blick behalten, neue Interessenten effizienter aufnehmen und zukünftig sogar die Trainerabrechnungen darüber abwickeln.

Tobias hebt die einfache Kursverwaltung und die Tiefe der Organisationsmöglichkeiten als seine Lieblingsfunktion von Clubway hervor. Die Software bietet vielfältige Einstellungsmöglichkeiten für Mitglieder und Schnupperteilnehmer, gepaart mit einer einfachen und intuitiven Benutzerstruktur. Die gelungene Verbindung dieser Aspekte überzeugt ihn besonders.

„Meine Lieblingsfunktion bei Clubway ist tatsächlich die einfache Kursverwaltung und die Tiefe in der Organisation. Wir haben sehr viele Einstellungsmöglichkeiten für Mitglieder und auch Schnupperteilnehmer:innen. Auf der anderen Seite gefällt mir diese einfache, intuitive Struktur für den Nutzer besonders gut."

Positive Resonanz: Zufriedene Mitglieder und reibungslose Kommunikation

Die Einführung von Clubway hat auch bei den Mitgliedern und deren Eltern positive Rückmeldungen hervorgerufen. Zwei Beispiele verdeutlichen den Nutzen:

1. Hervorragende Webeinbettung: Neue potenzielle Teilnehmer können über die Website eine Übersicht der verfügbaren Plätze einsehen und sich direkt anmelden, ohne dass zusätzliche Kommunikationsschritte erforderlich sind.
2. Effiziente Kommunikation für Mitglieder: Die Mitglieder schätzen es, dass kurzfristige Kursabsagen oder wichtige Informationen für Events direkt über die Plattform geteilt werden können.

Aufgabenverteilung und schrittweise Implementierung

Nach rund einem halben Jahr Nutzung von Clubway konzentrierte sich der Verein zunächst auf die Grundkonfiguration der Mitgliederverwaltung, was bereits zu einer deutlich besseren Übersicht führte. Der TSV Urdenbach verfolgt einen schrittweisen Ansatz bei der Implementierung, indem die Verantwortlichen in den Abteilungen nach und nach ins Programm eingebunden werden.

„Wir nutzen Clubway jetzt ungefähr seit einem halben Jahr und haben es in dieser Zeit bereits geschafft, die Grundeinstellungen im Sinne der Mitgliederverwaltung erfolgreich zu implementieren. Dadurch haben wir schon einen deutlich besseren Überblick.”

Dieser Ansatz ist entscheidend für die Akzeptanz, denn die Abteilungen haben die Freiheit, die Software an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen, anstatt strikte Vorgaben zu erhalten.

“Wir binden die Abteilungen nacheinander ein. Diese können nach der ersten Einweisung bestimmte Dinge selbst übernehmen. Dadurch hat jede Abteilung die Freiheit, zu entscheiden, wie intensiv sie Clubway nutzt."

Ein starker Partner: Persönlicher Kontakt und Weiterentwicklung

Tobias hebt den sehr persönlichen Kontakt zu Clubway als äußerst hilfreich hervor. Der Verein hat eine feste Ansprechpartnerin und erhält schnelles Feedback.

„Seitdem wir mit Clubway in Kontakt getreten sind, ist vor allem der sehr persönliche Kontakt für uns super hilfreich. Wir haben für vieles eine Ansprechpartnerin, bekommen sehr schnelles Feedback und haben vor allem das Gefühl, dass unsere Anmerkungen ernst genommen werden und versucht wird, diese umzusetzen, wenn die Funktion noch nicht da ist."

Zudem schätzt der TSV Urdenbach, dass sich das Programm auf einer soliden Basis schnell weiterentwickelt. Zusätzliche Funktionen, die die Arbeit erleichtern, sind bereits in Planung. Der Verein hat dabei das Gefühl, sich in die Weiterentwicklung einbringen zu können, indem er aktiv Feedback und Wunschfunktionen teilt.

Eindeutige Empfehlung: Clubway als umfassende Lösung

Der TSV Urdenbach hat in der Vergangenheit verschiedene Programme intensiv getestet und sich letztendlich aufgrund der vielen Vorteile und des Gesamtpakets für Clubway entschieden.

„Wir haben in der Vergangenheit verschiedene Programme intensiv getestet und genutzt. Aufgrund der vielen Vorteile und des Gesamtpakets haben wir uns schlussendlich für Clubway entschieden."

Tobias empfiehlt anderen Vereinen dringend, die intensive Anfangsberatung zu nutzen. So kann die Software optimal an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

„Wir würden den Vereinen empfehlen, die intensive Beratung am Anfang zu nutzen und sich dann Stück für Stück vorzuarbeiten."

Sein Rat lautet, das Programm schrittweise in den Vereinsalltag einzubinden und nicht zu versuchen, alles auf einmal abzuwickeln. Nur so wird eine nachhaltige und erfolgreiche digitale Transformation gewährleistet.

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