Im Alltag eines Sportvereins sind viele Menschen in unterschiedlichen Rollen aktiv. Trainerinnen und Trainer, Mannschaftsleitungen, Vereinsmitarbeitende und Ehrenamtliche erledigen ihre Aufgaben häufig sehr selbstständig. Obwohl ihre Rollen verschieden sind, gehören viele ähnliche Aufgaben zu ihrem Alltag. Veranstaltungen, Anmeldungen, Mitteilungen und verschiedene Anleitungen werden an unterschiedlichen Stellen im Verein erstellt. Ohne gemeinsame Vorgehensweisen wird dieselbe Arbeit möglicherweise mehrfach erledigt.

Der Text wurde von Metti Pelkonen verfasst. Sie ist als Mentorin im finnische Markt tätig und unterstützt Vereine bei der Einführung und Anwendung der Software im Vereinsalltag.

Das Ziel des Lean-Denkens besteht darin, mit möglichst wenig unnötiger Arbeit möglichst viel Wert zu schaffen. Im Mittelpunkt stehen das Verständnis für die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer, das Erkennen und Beseitigen von Doppelarbeit, die Verbesserung von Arbeitsabläufen sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung.

Unnötiger Aufwand entsteht in einem Sportverein normalerweise nicht dadurch, dass Menschen ihre Arbeit schlecht machen. Sie entsteht, wenn Informationen, Verantwortlichkeiten und Vorgehensweisen kein einheitliches Ganzes bilden.

Oft wird dieselbe Arbeit mehrfach erledigt, weil:

• Informationen an mehreren Orten gespeichert werden,
• unklar ist, welche Informationen aktuell sind,
• keine gemeinsamen Vorlagen und Vorgehensweisen vereinbart wurden,
• neben dem eigentlichen System weiterhin alte Formulare, Tabellen und Kommunikationskanäle verwendet werden,
• die Verantwortung für die Pflege der Informationen unklar ist.

Was bedeutet unnötiger Aufwand in einem Sportverein?

Im Lean-Denken bezeichnet unnötiger Aufwand Arbeit, die Zeit und Ressourcen beansprucht, ohne den von den Nutzerinnen und Nutzern wahrgenommenen Wert zu erhöhen.

Das bedeutet nicht, dass jede Verwaltungsarbeit unnötig wäre. Die Pflege des Mitgliederregisters, die Rechnungsstellung, das Berichtswesen und die Gewährleistung des Datenschutzes sind beispielsweise unverzichtbare Aufgaben. Unnötiger Aufwand findet sich häufiger in der Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird.

Verwaltungsarbeit lässt sich in drei Kategorien unterteilen.

Wertschöpfende Arbeit hilft Sporttreibenden, Mitgliedern oder Funktionsträgerinnen und Funktionsträgern, ihr Ziel zu erreichen. Sporttreibende erhalten die benötigten Informationen und können sich für ein Angebot anmelden, oder Trainerinnen und Trainer sehen eine aktuelle Teilnehmerliste.

Notwendige unterstützende Arbeit ist für Sporttreibende nicht immer unmittelbar sichtbar, ermöglicht aber den Betrieb des Vereins. Dazu zählen beispielsweise Abstimmungen in der Buchhaltung, die Pflege des Mitgliederregisters und die Gewährleistung des Datenschutzes.

Vermeidbarer Aufwand ist Arbeit, die keinen zusätzlichen Wert schafft. Dazu gehören etwa das Kopieren derselben Informationen, die Suche nach Angaben, automatisierbare manuelle Arbeiten und die Korrektur von Fehlern.

Das Ziel besteht also nicht darin, die gesamte Verwaltung abzuschaffen, sondern unnötige Arbeitsschritte zu reduzieren.

Wie entsteht unnötiger Aufwand?

Eine der häufigsten Formen von unnötiger Aufwand ist doppelte Arbeit.

Dasselbe Mitglied wird möglicherweise in einem separaten Formular, einer Excel-Tabelle und dem Mitgliederregister erfasst. Dieselben Informationen zum Saisonstart werden für jede Gruppe einzeln verfasst. Eine ähnliche Veranstaltung wird jedes Mal neu angelegt, und eine Änderung der Trainingszeit wird in mehreren verschiedenen Kanälen aktualisiert.

Ein einzelner Arbeitsschritt mag klein erscheinen, doch bei häufiger Wiederholung summiert sich der unnötige Aufwand schnell. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass an verschiedenen Stellen widersprüchliche Informationen stehen.

Eine weitere häufige Form von unnötiger Aufwand ist die Suche nach Informationen.

Wo befindet sich die neueste Anleitung? Wer hat sich für das Trainingslager angemeldet? Wurden die Sporttreibenden bereits informiert? Wurde der Mannschaft die Rechnung gestellt?

Die für die Suche aufgewendete Zeit bleibt leicht unsichtbar. Das Problem besteht häufig nicht darin, dass die Informationen fehlen, sondern darin, dass niemand weiß, wo die aktuellen Angaben zu finden sind.

Auch das Korrigieren von Fehlern erhöht den Arbeitsaufwand. Werden Informationen manuell von einem Ort an einen anderen übertragen, entstehen leicht Tippfehler, unvollständige Angaben und veraltete Kontaktdaten. Ein kleiner Fehler kann eine neue Arbeitskette auslösen, die Nachforschungen, das Versenden von Nachrichten und die Korrektur von Daten umfasst.

Unnötiger Aufwand entsteht auch dann, wenn die Arbeit von einer einzigen Person abhängt. Ein Prozess kann zum Stillstand kommen, wenn nur eine Person eine Aufgabe erledigen kann, die erforderliche Zugriffsberechtigung fehlt oder unklar ist, wer für eine Entscheidung verantwortlich ist.

Gleichzeitig kann die Zeit kompetenter Ehrenamtlicher und Mitarbeitender dafür verwendet werden, Adressen zu kopieren, ähnliche Nachrichten zu verfassen und Listen zusammenzuführen – obwohl ihr wertvollster Beitrag im Training, in der persönlichen Begegnung oder in der Weiterentwicklung des Vereins liegen könnte.

Beispiel: Kommunikation zum Saisonstart

Der Saisonstart ist ein gutes Beispiel für eine Situation, in der dieselbe Arbeit innerhalb eines Vereins möglicherweise mehrfach erledigt wird.

Jede Mannschaftsleitung sucht die Informationsnachricht der vorherigen Saison, kopiert sie aus einer E-Mail, ändert die Daten, ergänzt Trainingszeiten und Zahlungsinformationen und sendet die Nachricht an die eigene Gruppe. Dieselben Informationen werden möglicherweise zusätzlich in einem gemeinsamen Ordner gespeichert und noch über einen weiteren Kommunikationskanal geteilt.

Wird eine Angabe nicht aktualisiert oder in der Nachricht vergessen, verschickt die Mannschaftsleitung später eine Ergänzung. Hat ein Verein mehrere Mannschaften und Gruppen, wiederholt sich derselbe Ablauf dutzendfach.

Bei einem gemeinsam vereinbarten Vorgehensmodell kann der Verein stattdessen Folgendes nutzen:

• eine gemeinsame Nachrichtenvorlage,
• einen zentralen Ort für allgemeine Informationen zur Saison, beispielsweise eine dauerhafte Mitteilung oder eine Materialdatenbank,
• Veranstaltungen und Termine in einem gemeinsamen Kalender,
• eine eindeutig festgelegte Quelle für aktuelle Informationen,
• eine klar definierte Verantwortung für die Pflege der Informationen.

Die Nachrichtenvorlagen von Clubway können den Funktionsträgerinnen und Funktionsträgern zur Verfügung gestellt werden, sodass wiederkehrende Nachrichten nicht jedes Mal neu erstellt werden müssen. Mit Veranstaltungs- und Kursvorlagen lassen sich wiederum wiederkehrende Angebote mit einheitlichen Einstellungen anlegen.

Die Verwendung einer Vorlage bedeutet keine unpersönliche Kommunikation. Sie sorgt lediglich dafür, dass nicht alle den gemeinsamen Grundteil einer Nachricht erneut verfassen müssen. Die Vorlage kann jederzeit um passende Grüße, Hinweise und Einzelheiten für die jeweilige Gruppe ergänzt werden.

Informationen einmal erfassen, mehrfach nutzen

Clubway reduziert unnötigen Aufwand nicht nur durch die Automatisierung einzelner Aufgaben. Der größere Nutzen entsteht dadurch, dass einmal gespeicherte Informationen in verschiedenen Phasen eines Prozesses verwendet werden können.

Aus den Anmeldedaten entstehen das Mitgliederregister und die Teilnehmerlisten. Gruppen legen fest, für wen Veranstaltungen und Nachrichten sichtbar sind. Eine Veranstaltung bündelt Zeit, Ort, Teilnehmende und die veranstaltungsbezogene Kommunikation. Gemeinsame Vorlagen reduzieren wiederkehrende Arbeit, während dauerhafte Mitteilungen und die Materialdatenbank den Informationen einen festen, leicht auffindbaren Ort geben.

Dabei ist jedoch wichtig, sich bewusst zu machen, dass eine einzelne Systemfunktion den unnötigen Aufwand nicht von allein beseitigt.

Zunächst muss eine gemeinsame Vorgehensweise vereinbart werden: Wo werden Informationen gepflegt, wer ist für ihre Aktualität verantwortlich und wie werden andere Kanäle genutzt? Andernfalls kann neben einem neuen Werkzeug lediglich ein weiterer Speicherort für Informationen entstehen.

Drei Tipps der Mentorin

1. Legt eine vorrangige Informationsquelle fest

Vereinbart beispielsweise, dass Zeiten, Orte und Hinweise zu Veranstaltungen stets in Clubway gepflegt werden.

In anderen Kanälen kann an die Veranstaltung erinnert und auf die aktuellen Informationen verwiesen werden. Dieselben Angaben sollten jedoch nicht separat an mehreren Orten gepflegt werden.

2. Erstellt gemeinsame Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben

Erstellt vereinsweit nutzbare Vorlagen für die häufigsten Nachrichten, Veranstaltungen und Kurse.

Benennt sie eindeutig und vereinbart, in welchen Situationen sie verwendet werden. Eine gute Vorlage beschleunigt die Arbeit, reduziert Fehler und hilft sicherzustellen, dass alle wesentlichen Punkte berücksichtigt werden.

3. Schult die Funktionsträgerinnen und Funktionsträger in der Anwendung gemeinsamer Vorgehensweisen

Sorgt dafür, dass die Funktionsträgerinnen und Funktionsträger des Vereins die Funktionen von Clubway sicher nutzen können und die gemeinsamen Vorlagen leicht finden.

Die bloße Kenntnis der Funktionen reicht jedoch nicht aus. Die Funktionsträgerinnen und Funktionsträger müssen auch wissen, welche gemeinsamen Vorgehensweisen im Verein vereinbart wurden und warum sie eingehalten werden sollen.

Weniger Verwaltung, mehr Zeit für Menschen

Das Ziel der Aufwandsreduzierung besteht nicht darin, die Vereinsarbeit in eine unpersönliche Pflichterfüllung zu verwandeln oder sie so weit wie möglich zu automatisieren.

Vielmehr sollen Arbeitsschritte entfallen, die Zeit kosten, ohne die Erfahrung der Mitglieder, Sporttreibenden oder Funktionsträgerinnen und Funktionsträger zu verbessern.

Wenn Informationen nicht ständig kopiert, gesucht und korrigiert werden müssen, bleibt mehr Zeit für die Weiterentwicklung der Vereinsarbeit und für persönliche Begegnungen. Gleichzeitig beginnt die Arbeit reibungsloser durch die Organisation zu fließen.

Die nächste Frage lautet daher: An welchen Stellen gerät die Arbeit weiterhin ins Stocken, wartet oder wird unnötigerweise von einer Person an die nächste weitergegeben?

-------

Der Text wurde von Metti verfasst. Metti ist Master of Science in Economics and Business Administration mit dem Schwerpunkt Management sowie LCF Life Coach, also lösungsorientierter Coach.

Derzeit ist sie als Geschäftsführerin des Tanz- und Turnvereins Illusion, als Expertin bei Sport Momentum sowie als Mentorin im finnischen Markt tätig. Metti verfügt über langjährige und umfassende Erfahrung mit den Prozessen der Finanzverwaltung in Sportvereinen sowie mit der strategischen und operativen Entwicklung der Vereinsarbeit.

Zu ihren besonderen Fachgebieten gehören die verständliche Gestaltung der Finanzverwaltung, die Optimierung administrativer Prozesse sowie die nachhaltige und wirkungsvolle Unterstützung des Ehrenamts.