In Sportvereinen ist das ganze Jahr über etwas los: Wettkämpfe und Turniere, Kurse und Training, Versammlungen und Feste – sie alle lassen sich mit Clubway bequem organisieren. Terminerstellung und das Versenden von Einladungen sind auch über die mobile App möglich. Einmalig auf dem Markt ist die Echtzeit-Teilnahmestatistik, deren Ergebnisse bei der künftigen Planung helfen und auch beispielsweise für Sponsoren von Interesse sind.

Übersichtliche Terminplanung erleichtert den Alltag von TrainerInnen, SportlerInnen und nicht zuletzt deren Familien – weniger Stress, mehr Spaß am Sport!

Termine mit nur wenigen Klicks erstellen

Ein gut gefüllter Kalender ist schön, aber erfordert auch viel Arbeit. Mit der Software von Clubway kannst du alle Kurse im Handumdrehen managen. Egal, ob du Termine über die Browserversion oder die praktische Clubway Coach-App erstellst, Clubway bietet eine Vielzahl von Einstellungen und Optionen, um deine Termine genau nach deinen Bedürfnissen zu gestalten. Du kannst präzise Einstellungen wie Sichtbarkeit und Zahlungen definieren und wiederkehrende Termine mit nur wenigen Klicks für das ganze Jahr planen. Selbst bei unvorhergesehenen Ereignissen wie dem Ausfall eines Kursleiters ist es einfach, mehrere Termine gleichzeitig zu ändern.

Der Terminkalender kann zudem direkt auf der Vereinswebsite veröffentlicht werden. Mit der Veröffentlichungsfunktion kannst du einfach den von Clubway generierten HTML-Code kopieren und in den Quellcode der Homepage einfügen. Das muss nur einmalig vorgenommen werden, da spätere Änderungen an den Termininformationen automatisch übernommen werden. Alle Interessenten finden so stets online die aktuellsten Informationen zu sämtlichen Terminen und können sich mit nur wenigen Klicks anmelden. – und für Dich wird die Terminplanung, Mitgliederverwaltung bis hin zur Rechnungsstellung zum Kinderspiel.

Veranstaltungen erstellen leicht gemacht

Clubway ermöglicht nicht nur die Verwaltung von Kurs-Terminen, sondern auch die Organisation von Veranstaltungen. Nehmen wir an, Dein Verein plant eine Turnierreise für eine Mannschaft. Mit der App kannst Du die Reiseanmeldung, Kommunikation und Rechnungsstellung einfach und schnell erledigen.

Um Anmeldungen entgegenzunehmen, erstellst Du in der App einfach einen neuen Termin. Dabei können besondere Aspekte wie Verpflegung, Fahrten, Gebühren und Teilnehmerbeschränkungen berücksichtigt werden. Falls ein benötigtes Feld nicht im Auswahlmenü verfügbar ist, kannst Du den Administrator bitten, es neu zu erstellen. Sind alle Informationen vollständig, kannst Du den Termin speichern und er ist für die Mitglieder in Clubway sichtbar.

Es ist auch möglich, die Teilnehmenden per E-Mail zur Teilnahme einzuladen, indem Du den Termin öffnest und auf "Als E-Mail senden" klickst. Wenn die Teilnehmenden im Voraus bekannt sind, zum Beispiel die Mitglieder der Mannschaft, kannst Du die Teilnehmerliste schon bei der Terminerstellung hinzufügen.

Die Kommunikation mit den Teilnehmenden erfolgt ganz einfach per E-Mail oder im Kommentarbereich der Terminseite. Durch die mobile Clubway-App werden die Nutzer automatisch benachrichtigt, falls zu einem ihrer Termine ein neuer Kommentar gepostet wird. Am Ende der Reise erfolgt die Rechnungsstellung automatisch. Die Empfänger erhalten die Rechnung per E-Mail und finden sie auch in der Clubway-App. Dein Verein hat jederzeit die volle Kontrolle über die Zahlungseingänge.

Anwesenheitskontrolle in Echtzeit

Mit Clubway wird die Anwesenheitskontrolle so einfach wie nie zuvor. Die präzise Anwesenheitskontrolle in Echtzeit bietet dem Verein zuverlässige Informationen über die Aktivität seiner Mitglieder, unterstützt die zielgerichtete Kommunikation und hilft, Rechnungsfehler zu vermeiden.

Die Kurs- oder VeranstaltungsleiterInnen benötigen lediglich ein Smartphone und die Clubway Coach-App. Eine vorab generierte Teilnehmerliste kann zur einfachen Anwesenheitskontrolle verwendet werden. Zur Anwesenheitskontrolle gibt es dann zwei Optionen: Entweder tippen die Kursleiter auf das Mitglied in der Liste oder sie scannen den QR-Code auf der Mitgliedskarte. Schon ist die Anwesenheit dokumentiert und kann sogar in Echtzeit ausgewertet werden.

Die Terminverwaltung bietet auch die Möglichkeit, Teilnahmestatistiken zu erstellen, die wichtige Informationen für Vorstandsmitglieder und Mannschaftsleiter liefern. Die Teilnehmerliste kann einfach in eine Excel-Datei exportiert werden, um weitere Analysen und Auswertungen durchzuführen.

So hat das Veranstaltungs-Tool bereits anderen Vereinen geholfen:

Seitdem unser Verein den Clubway Vereinskalender nutzt, haben wir viel Zeit und Arbeit gespart. Früher mussten wir jeden Kurstermin einzeln auf die Website setzen. Jetzt können wir einfach alle Termine in den Kalender eintragen, und die Software erledigt den Rest für uns. Unsere Mitglieder haben alle Termine auf einen Blick, und wir müssen uns keine Gedanken mehr darüber machen, ob wir jemanden vergessen haben.

Der Vereinskalender von Clubway ist nicht nur praktisch für unseren Verein, sondern auch für unsere Mitglieder. Sie können sich einfach für Events anmelden und haben eine Übersicht über unser Angebot. Außerdem können sie den Kalender in ihre eigenen digitalen Kalender importieren, damit sie immer auf dem neuesten Stand sind.

Wir haben nun eine viel bessere Übersicht über alle Termine und Events in unserem recht vollen Kalender. Es ist sehr einfach, Termine hinzuzufügen und zu bearbeiten, und wir können jederzeit auf alle Informationen zugreifen. Wir verwalten auch die Anmeldungen und Anwesenheit direkt in der App. Das ist sehr praktisch und spart Zeit.