Datenschutz und Datensicherheit (DSGVO)

Datenschutz ist einer der Schwerpunkte der gesamten operativen Tätigkeit und Produktentwicklung der Firma Taikala Oy, die hinter Clubway steht. Der sichere Umgang mit sämtlichen von uns verarbeiteten Daten hat auf allen Organisationsebenen Priorität.

Taikala Oy hat einen eigenen Datenschutzmanagementprozess definiert, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) in operativen und Produktentwicklungstätigkeiten zu gewährleisten.

Das Datenschutzmanagementsystem umfasst u.a. folgende Teilbereiche:

• Datenschutzpolitik
• Datenschutzorganisation
• Registeridentifikation und Beschreibungen
• Datenschutzerklärungen
• Management von Datenschutzrisiken
• Protokolle der Führungsteams
• Risikoregister
• Personalunterweisung
• Umgang mit Datenschutzverletzungen
• Verifizierung der Datensicherheit
• Datenschutzbericht

Die Verantwortung für das Datenschutzmanagementsystem obliegt einer eigens ernannten Datenschutzorganisation, die für die regelmäßige Kontrolle und Entwicklung der Datenschutzprozesse zuständig ist. Der oder die Datenschutzbeauftragte leitet die Tätigkeiten der Datenschutzorganisation und berichtet direkt an die oberste Geschäftsleitungsebene.

Sportvereine sind dazu angehalten, eine Datenschutzerklärung über die Verarbeitung der von ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu verfassen und jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten. Clubway vereinfacht dem Verein die Erstellung, Aufbewahrung und Veröffentlichung dieser Datenschutzerklärung.

Die gebrauchsfertige Datenschutzerklärungsvorlage von Clubway erfüllt sämtliche strukturellen Anforderungen der DSGVO. Der Verein braucht nur noch seine individuellen Angaben und Datenverarbeitungsmodelle zu ergänzen.

Nach der Abspeicherung der fertigen Datenschutzerklärung steht diese den Mitgliedern umgehend zur Einsicht auf elektronischem Weg zur Verfügung – jederzeit und überall.

Falls der Verein noch keine Datenschutzerklärung erstellt hat, erinnert Clubway den Administrator bei jeder Sitzung daran, dies nachzuholen.

Die Clubway-ID

Die Clubway-ID ist das persönliche Benutzerkonto, über das die Mitglieder ihre Aktivitäten organisieren. Wer in mehreren Vereinen aktiv ist, kann alle Mitgliedschaften über dieselbe Clubway-ID verwalten. Die Clubway-ID und das Passwort sind für alle Clubway-Servicemodule identisch. Die Passwörter sind stark verschlüsselt und sämtlicher Datenverkehr erfolgt über verschlüsselte Kanäle.

Clubway-Konten für Kinder unter 16 Jahren

Das Mindestalter für die Erstellung einer eigenen Clubway-ID beträgt 16 Jahre. Eltern und sonstige Erziehungsberechtigte haben jedoch die Möglichkeit, Benutzerkonten für jüngere Kinder einzurichten und das Recht zur Nutzung der Clubway-ID auf diese zu übertragen. In diesem Fall akzeptiert der oder die Erziehungsberechtigte die Nutzungsbedingungen der Clubway-ID und erteilt dem Kind die Erlaubnis zur Nutzung des Webdienstes.

Sichtbarkeit personenbezogener Daten

Standardmäßig sind personenbezogene Daten (Spielerkarten, Teilnehmerdaten, Kontaktinformationen) weder für die Mitglieder der jeweiligen Gruppe noch öffentlich im Internet sichtbar.

Mitglieder bzw. deren Erziehungsberechtigte können jedoch in den Einstellungen ihres Benutzerkontos festlegen, dass bestimmte Informationen für andere Clubway-Nutzer oder im Internet sichtbar sind. Das Mitglied bzw. der/die Erziehungsberechtigte kann die Einwilligung zur Anzeige der Daten jederzeit widerrufen.

Zugriffsrechte

Die effiziente Verwaltung der Clubway-Zugriffsrechte ermöglicht die präzise aufgabenbasierte Beschränkung des Zugriffs auf Programmfunktionen und personenbezogene Daten (z.B. nur für die eigene Mannschaft).

Verwaltungsberechtigungen

Der Verein kann seinen Verantwortungspersonen innerhalb von Clubway bestimmte Rollen zuweisen („Schatzmeister“, „Coach“, „Assistent“) und die mit diesen Rollen verbundenen Rechte zum Einsehen und Bearbeiten von Mitgliedsdaten definieren. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass die Coaches die Adressen der Mitglieder nicht sehen können oder keine Änderungen an vom Verein selbst definierten Zusatzfeldern (z.B. Familienrabatt) vornehmen können.

Rechte der betroffenen Person

Clubway-Nutzer können sich in den Mitgliederservice des Vereins einloggen, um die Korrektheit ihrer Mitgliedsdaten zu überprüfen.

Überprüfung der Mitgliedsdaten

Der Verein kann zeitliche Abstände festlegen, in denen die Mitglieder beim Clubway-Login dazu aufgefordert werden, ihre Mitgliedsdaten zu überprüfen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitglieder daran denken, ihre Informationen auf dem neuesten Stand zu halten.

Löschung personenbezogener Daten aus Clubway

Die Inhalte des Personendatenregisters werden nur solange aufbewahrt, wie es für die Verwirklichung des Registerzwecks erforderlich ist. Darüber hinaus gewährt die Datenschutz-Grundverordnung den erfassten Personen unter Vorbehalt bestimmter Ausnahmen das Recht, ihre Daten löschen zu lassen (sog. Recht auf Vergessenwerden).

Ein Mitgliedskonto kann gelöscht werden, ohne dass die betreffenden Rechnungen und Teilnahmestatistiken aus dem System gelöscht werden. Die personenbezogenen Daten werden anonymisiert und pseudonymisiert und die Rechnungsbelege verbleiben aufgrund berechtigter Interessen im System.

Verwaltung der Aufbewahrungsdauer

Der Verein kann eine Aufbewahrungsdauer definieren, nach deren Ablauf Mitglieder, deren personenbezogene Daten nicht mehr benötigt werden, automatisch aus dem System (=Archiv) gelöscht werden.

Die automatische Löschung sorgt dafür, dass die Mitgliedsdaten nicht länger als nötig im Verzeichnis aufbewahrt werden. Dieses integrierte Clubway-Feature vereinfacht dem Verein die Konformität mit den Einschränkungen des Datenschutzgesetzes bezüglich der Aufbewahrung personenbezogener Daten.

Wenn ein Mitglied aus dem Verein austritt, hat dieser nicht länger ein begründetes Interesse an der Verarbeitung der diese Person betreffenden Daten und ist verpflichtet, diese innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu löschen.