Als Helene Grüner und ihr Mann 2015 ihren Verein gründeten, hatten sie kein eigenes Dojo, kein Konto und nicht einmal Mitgliedsverträge. „Wir haben einfach angefangen. Monatelang konnten wir gar keine Beiträge einziehen, weil es den Verein offiziell noch gar nicht gab“, erinnert sie sich lachend. 

Zehn Jahre später zählt SEN5 rund 350 bis 400 Mitglieder. Was als kleine Idee begann, ist heute ein fester Bestandteil der regionalen Karateszene – mit einer starken Kinder- und Jugendabteilung, einer lebendigen Breitensportbasis und einer erfolgreichen Wettkampfgruppe.

Breitensport mit Herz, Wettkampf mit Leidenschaft

Der Verein hat zwei Bereiche, die sich gut ergänzen. Rund 20 bis 30 Kinder und Erwachsene trainieren im Wettkampfkader, nehmen an Turnieren teil und stehen über den Deutschen Karate Verband im Wettbewerb. Der weitaus größere Teil des Vereins ist im Breitensport aktiv. Die Breitensportler trainieren Kampfsport mit Selbstbehauptung, Selbstverteidigung und Konzentration mit dem Einfluss von Karate und sind daher kein reiner Karateverein.

„Wir wollen, dass die Kinder sicher durchs Leben gehen. Karate ist dafür perfekt. Es stärkt Körper und Geist, fördert Konzentration und Selbstbewusstsein“, erklärt Helene. Dass der Verein trotz seines jungen Alters so stark gewachsen ist, liegt an dieser Kombination aus Leistungsorientierung und pädagogischem Ansatz.

Von Papier, Überweisungen und endlosen Listen

Die Anfangszeit war geprägt von Improvisation. Mitgliedslisten wurden in Ordnern geführt, Beiträge per Überweisung eingezogen. „Am Anfang war das alles sehr analog. Die Mitglieder haben selbst überwiesen und ich habe das alles manuell nachgehalten“, erzählt Helene.

Später folgte die erste Softwarelösung einer Bank, die Mitgliedsverwaltung und Beitragseinzug vereinfachte. „Uns wurde SPG Verein empfohlen. Wir wurden zwei Stunden eingewiesen und sollten dann damit klarkommen. Ich habe am Ende vielleicht ein Viertel von dem genutzt, was möglich war. Es war zu kompliziert, zu wenig Unterstützung, niemand, der uns wirklich gezeigt hat, wie man es richtig einsetzt.“

Mit dem Vereinswachstum stieg auch die Belastung. Neue Projekte, Ferienlager, Wettkämpfe. Alles musste manuell organisiert werden. „Wir hatten Excel-Listen, WhatsApp-Gruppen, handgeschriebene Zettel. Und jedes Mal dachte ich: Das kann doch nicht sein, dass das 2020 noch so läuft.“

Der Schritt zu Clubway

Die Lösung kam eher zufällig. Ein neuer Geschäftsführer kannte Clubway bereits und brachte das Thema ins Gespräch. Da Helene die komplette Verwaltung neben Beruf und Alltag in ihrer Freizeit erledigt hat und der Aufwand mit dem wachsenden Verein immer größer wurde, war schnell klar, dass eine moderne und praktikable Lösung notwendig ist. So entstand der Entschluss, sich intensiver mit Clubway zu beschäftigen und die Abläufe Schritt für Schritt zu digitalisieren.

Für Helene war schnell klar, dass Clubway vieles verändern würde. Die größten Vorteile spürte sie sofort: Zeitersparnis, klare Strukturen und endlich eine Software, die auf Vereine ausgelegt ist. „Es war das erste Mal, dass ich das Gefühl hatte, das System versteht, wie ein Verein funktioniert.“

Zeit sparen, Überblick gewinnen, Mitglieder entlasten

Vor allem die Organisation von Turnieren und Camps läuft heute deutlich strukturierter. SEN5 hat viele Events im Jahr und früher liefen die Anmeldungen über WhatsApp, E-Mail oder sogar auf Papier. Heute wird alles zentral geplant und veröffentlicht, die Mitglieder sehen die Termine direkt, können sich verbindlich an- und abmelden und SEN5 behält jederzeit den Überblick über die tatsächliche Teilnehmerzahl und die gesetzten Fristen.

Das reduziert eine Vielzahl an Nachrichten und Missverständnissen. Früher passierte es schnell, dass Informationen in der falschen Gruppe landeten oder der Überblick darüber verloren ging, wer wohin wollte. Jetzt ist alles transparent sichtbar und lässt sich mit einem Blick erfassen.

Camps und Ferienlager werden vollständig über Clubway organisiert. „Wir haben unser erstes Camp beworben. Das läuft komplett digital. Anmeldung, Einzug, Teilnehmerlisten. Alles über Clubway. Und es hat auf Anhieb funktioniert.“

Selbstständige Mitglieder und weniger Bürokratie

Ein großer Vorteil liegt für Helene in der Selbstverwaltung der Mitglieder. „Viele Dinge laufen automatisch. Wenn jemand seine Bankverbindung ändert, bekomme ich eine Info und muss nichts mehr manuell eintragen. Wenn sich jemand für einen anderen Trainingsort anmeldet, sehe ich das sofort. Früher mussten wir alles per E-Mail klären. Heute ist das ein Klick.“

Das reduziert auch den Kommunikationsaufwand erheblich. „Früher riefen ständig Eltern an oder schrieben Nachrichten. Jetzt können sie vieles selbst erledigen. Das spart Zeit und Nerven.“

Digitale Unterstützung mit persönlicher Note

Besonders positiv hebt Helene den Austausch mit dem Clubway Mentor hervor. „Ich hatte von Anfang an engen Kontakt zu Damon. Er konnte sich super in unsere Situation hineinversetzen, wahrscheinlich auch, weil er selbst aus Karate kommt. Er hatte sofort Ideen, wie man es besser lösen kann, und hat mir immer schnell geholfen. Diese Unterstützung hatte ich vorher bei keiner Software.“

Automatisierung, die wirklich hilft

Kleine Funktionen haben für Helene oft den größten Effekt. Viele Abläufe, die früher mühsam manuell erledigt wurden, laufen heute automatisiert. Mitgliedschaften können pausiert werden, Fördereinträge lassen sich schnell hinterlegen und Rechnungen werden zuverlässig generiert.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen laufen inzwischen vollständig automatisiert. Für Helene ist das eine große Entlastung, weil Prozesse, die früher viel Zeit gekostet haben, heute im Hintergrund zuverlässig ablaufen „Das nimmt mir endlich eine Aufgabe ab, die früher viel Zeit gekostet hat.“

Empfehlung mit voller Überzeugung

SEN5 würde Clubway jederzeit weiterempfehlen. Die digitale Arbeitsweise hat den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert, viele Prozesse vereinfacht und dem Verein spürbar mehr Struktur gegeben. Ihr Rat an Vereine ist von anfang an digital zu starten damit alles von Anfang an sauber organisiert ist und nicht erst mühsam aus Papierordnern in digitale Prozesse überführt werden müssen

„Wer von Anfang an digital startet, spart sich später viele Sorgen. Ich weiß genau, wie es ist, wenn sich die Aktenordner stapeln. Mit Clubway passiert das nicht mehr“, sagt Helene zufrieden.

Fazit

Aus einem kleinen Verein ohne Konto und Verträge ist in zehn Jahren ein moderner, organisierter Verein geworden. Clubway hat dabei geholfen, Abläufe zu automatisieren, Mitglieder zu entlasten und der Verwaltung Struktur zu geben.

„Ich mache das mit Leidenschaft“, sagt Helene. „Und dank Clubway habe ich endlich wieder mehr Zeit dafür, worum es im Karate eigentlich geht: Menschen zu bewegen.“