Wie hat es der Hofheimer Schwimmclub geschafft, seine Verwaltung zu digitalisieren und gleichzeitig seine Tradition zu bewahren? Wir haben uns mit dem Vorsitzenden Frank Poepel unterhalten, wie der Club durch die Einführung von Clubway seine organisatorischen Herausforderungen meisterte und von drei unabhängigen Systemen zu einer zentralen Plattform wechselte.

Hofheimer Schwimmclub: Spitzenleistungen aus kleinem Umfeld

Wenn ein Verein mit nur 500 Mitgliedern zu den Top 2 der leistungsorientierten Schwimmvereine im Jugendbereich in ganz Hessen gehört, ist das bemerkenswert. Noch beeindruckender wird es, wenn dieser Erfolg aus dem vergleichsweise kleinen Hofheim stammt und nicht aus einer Großstadt wie Frankfurt oder Wiesbaden.

Der Hofheimer Schwimmclub, ein Verein, der Leistungssport und Breitensport gekonnt miteinander verbindet, stand vor einer großen Herausforderung: Wie kann man die komplexe Vereinsstruktur digital zukunftsfähig gestalten? Die Antwort fand der Club in der Vereinssoftware Clubway.

Zwei Gesichter: Erfolgreicher Leistungssport und lebendiger Breitensport

"Wir sind leistungsmäßig die Nummer zwei im Jugendbereich in Hessen, obwohl wir nur aus Hofheim kommen. Auf Bundesebene sind wir regelmäßig bei Deutschen Meisterschaften dabei und stellen auch Deutsche Jugendmeister", erzählt Frank Poepel, der erste Vorsitzende des Vereins.

Neben den rund 90 aktiven Wettkampfschwimmern, die regelmäßig Medaillen holen, finanziert sich der Verein hauptsächlich über den Breitensport. Mit etwa 230 Schwimmerinnen und Schwimmern, von Seepferdchen-Anfängern bis hin zum Goldabzeichen, herrscht hier reger Betrieb. Diese zweigleisige Ausrichtung ist zwar wirtschaftlich erfolgreich, machte die Organisation aber komplex. Unterschiedliche Gebührenmodelle, viele parallele Gruppen und lange Wartelisten mussten transparent und sauber verwaltet werden. "Wir verdienen unser Geld im Breitensport und der Leistungssport profitiert davon. Aber damit das funktioniert, muss das System laufen", so Frank Poepel.

Die Herausforderung: Drei Systeme, eine Fehlerquelle

Vor der Einführung der Clubway Lösung war der Vereinsalltag von Insellösungen geprägt:

• Beiträge wurden über eine Sparkassen-Software abgerechnet.
• Kursverwaltung lief über eine eigens erstellte Excel-Tabelle.
• Anwesenheiten wurden klassisch auf Papierlisten geführt.

Der manuelle Aufwand war enorm. "Wir hatten eigentlich drei Systeme, die nebeneinander liefen. Zu jedem Abrechnungstermin mussten wir manuell prüfen, wer in welchen Kurs gewechselt ist und welche Preisstufe greift", erinnert sich Frank. Er nennt es rückblickend die "Fehlerquelle", denn die Systeme sprachen nicht miteinander, was zu händischer Arbeit und vielen Fehlern führte.

Eine Plattform, viele Lösungen: Der Umstieg auf Clubway

Mit Clubway fand der Hofheimer Schwimmclub eine zentrale Plattform, die alle wesentlichen Prozesse bündelt: Mitgliederverwaltung, Kursbuchungen, Wartelisten und Anwesenheitserfassung.

Besonders die einfache Handhabung überzeugte den Verein: "Wenn ein Kind in einem Kurs nicht mitkommt, kann ich es direkt nur mit ein paar Klicks in einen anderen Kurs verschieben. Das war vorher undenkbar."

Auch die digitale Anwesenheitserfassung erleichtert den Alltag der Trainer: "Für die Übungsleiter ist es eine enorme Erleichterung, weil sie sofort sehen, wer da war und wer nicht. Früher hatten wir Papierlisten, die kaum einer gerne gepflegt hat."

Automatisierte Prozesse entlasten den Verein

Im Breitensport zeigt sich die Stärke von Clubway besonders deutlich. Die Kurse laufen in einem Zwölf-Monats-Rhythmus, was lange Vorlaufzeiten erfordert. Mit der Software lassen sich Wartelisten und parallele Mitgliedschaften jetzt automatisch steuern.

"Ich habe in der Regel drei bis sechs Monate Vorlauf. Ohne ein gutes System für Wartelisten und parallele Mitgliedschaften wäre das gar nicht zu stemmen", sagt der Vorsitzende. "Das System erfüllt genau die Anforderungen, die wir brauchen. Mehrere Mitgliedschaften parallel, Wartelisten-Handling und Übersicht, wer wo gerade ist."

Auch die Rechnungsstellung wurde transparent. Wo früher nur eine Gesamtsumme auf der Lastschrift stand, erhalten Mitglieder heute eine detaillierte E-Mail-Rechnung, die alle Posten einzeln aufschlüsselt. Das schafft Vertrauen und Klarheit.

Self-Service für Mitglieder: Zeitersparnis für den Vorstand

Durch die Nutzung der Clubway-App kann der Verein viel administrative Arbeit an seine Mitglieder abgeben. "Früher haben wir Mitgliedsanträge noch als PDF bekommen und händisch übertragen. Heute läuft alles über Self Service. Wenn einer seine Bankdaten ändern will, macht er das selbst. Das spart uns enorm viel Zeit und reduziert Fehler."

Die Einführung der App war ein voller Erfolg, da der Verein von Anfang an klare Regeln kommunizierte: "Wir haben von Anfang an gesagt: Wer sich nicht über die App anmeldet, ist nicht dabei. Das war ein klarer Hinweis und der hat funktioniert."

Tradition und Digitalisierung im Einklang

Obwohl der Hofheimer Schwimmclub seine Verwaltung erfolgreich digitalisiert hat, bleibt er an einer Stelle bewusst traditionell. Kinder bekommen weiterhin ihre Urkunden und Stoffabzeichen – und sind darauf besonders stolz. „Ein Sternchen in der App sehen höchstens die Eltern. Deshalb bleiben wir hier "oldschool", erklärt Frank. Die Abzeichen werden zwar zusätzlich digital dokumentiert, doch die eigentliche Auszeichnung bleibt ein Erlebnis zum Anfassen.

Fazit: Klare Prozesse, spürbare Entlastung

Wie digitalisiert man einen Sportverein?

Der Hofheimer Schwimmclub hat seine Verwaltungsprozesse optimiert, indem er von drei separaten Insellösungen (Sparkassen-Software, Excel und Papierlisten) auf die zentrale Vereinssoftware Clubway umstieg. Die Lösung ermöglichte es dem Verein, die Mitglieder-, Kurs- und Finanzverwaltung zu zentralisieren, was den manuellen Aufwand erheblich reduzierte und half Fehlerquellen zu minimieren. Die Einführung von Clubway führte zu spürbaren Zeit- und Aufwandsersparnissen durch die automatisierte Mitgliederverwaltung, die Vereinfachung von Kurswechseln und die digitale Anwesenheitserfassung.

Empfehlung mit Mehrwert

Die spürbare Entlastung im Alltag und die hohe Akzeptanz im Verein sprechen für sich. Auf die Frage, ob er Clubway weiterempfehlen würde, antwortet der Vorsitzende des Hofheimer Schwimmclubs: "Auf jeden Fall. Wer Prozesse vereinfachen, Fehlerquellen reduzieren und die Kursverwaltung optimieren will, ist mit Clubway sehr gut beraten."

Der Verein beweist, wie ein Club seine Organisation modernisieren kann, ohne seine Seele zu verlieren. Die Clubway Lösung hat dabei geholfen, Prozesse zu vereinfachen, Fehlerquellen zu minimieren und den Verein fit für die Zukunft zu machen. Und trotzdem bleibt das, was wirklich zählt, im Mittelpunkt: der Spaß am Schwimmen – vom Seepferdchen bis zur Deutschen Meisterschaft.

Du möchtest auch mit Clubway durchstarten?

Einfach Demo buchen und herausfinden wie Clubway euch helfen kann.

Schnell, sicher & unverbindlich

- In nur 1 Minute anmelden

- Keine Kreditkarte erforderlich

- 100 % kostenlos & unverbindlich

Du kannst Clubway natürlich auch 14 Tage kostenlos auf Herz und Niere prüfen. Wenn dir die Zeit nicht reicht, kannst du ganz einfach 3 mal für 7 Tage verlängern.