Die Erfolgsgeschichte von "Kindertanzen & Fitness Sabrina Graf" zeigt, wie eine klare Vision und die richtigen Werkzeuge den Alltag einer Tanzschulinhaberin verändern können. Von den ersten Schritten, die zur Gründung führten, über die anfänglichen Herausforderungen bis hin zur Implementierung von Clubway – diese Referenzstudie beleuchtet, wie Sabrina Graf ihre Schule aufgebaut und modernisiert hat. Sie hebt hervor, welche Funktionen ihr den Alltag erleichtern, welche Rolle der Support gespielt hat und warum sie Clubway mit Überzeugung weiterempfiehlt.

Wie alles begann: Der Weg zur eigenen Tanzschule

Sabrina Grafs Leidenschaft für den Tanz begann schon in ihrer Kindheit. Sie träumte davon, in einer Tanzschule zu tanzen, doch in ihrem Wohnort gab es keine entsprechende Möglichkeit. Ihre Begeisterung führte sie in einen Verein, wo sie zunächst in der Garde tanzte und später gemeinsam mit einer Freundin ein Männerballett gründete. Über viele Jahre trainierte sie diese Gruppe, die bei Veranstaltungen ein fester und beliebter Programmpunkt wurde.

Nach zehn Jahren, verstärkt durch eine Pause während der Corona-Pandemie, entschied sie, dass sie etwas Neues brauchte. Als ihr Verein eine Trainerin für Kindertanzen suchte, wusste sie sofort, dass dies genau das Richtige für sie war. Was mit einer kleinen Gruppe begann, wuchs schnell auf drei Gruppen an. 

Ihr Wunsch, etwas Eigenes aufzubauen, und das Fehlen von Tanzkursen in ihrem Wohnort inspirierten sie dazu, sich weiterzubilden und Angebote für Kinder zu schaffen, die gerne tanzen möchten. Diesen Traum verwirklichte sie vor etwa 1,5 Jahren mit der Eröffnung ihrer eigenen Tanzschule ‚Kindertanzen & Fitness Sabrina Graf‘, die mittlerweile mehr als 20 Kinder umfasst und stetig wächst.

Herausforderungen: Der steinige Weg zur Organisation

Die Verwaltung der Tanzschule stellte Sabrina allerdings vor große Herausforderungen. Alle Teilnehmerdaten wurden manuell in Excel erfasst, während sie gleichzeitig Stempelkarten ausfüllte und Fragen der Eltern beantwortete. Diese Aufgaben beanspruchten viel Zeit, die eigentlich für den Unterricht gedacht waren, und sorgten zusammen mit dem lebhaften Treiben der Kinder oft für ein Durcheinander.

„Ich musste alles manuell verwalten – von der Anwesenheit bis zu den Zahlungen. Das war extrem zeitaufwendig und fehleranfällig.“ so Sabrina

Dank der Einführung von Clubway sind diese zeitintensiven und fehleranfälligen Aufgaben nun erheblich vereinfacht. Auch die Anpassung der Kurse an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kinder ist eine weitere Herausforderung, der sich Sabrina regelmäßig stellt. Die Interessen und Wünsche der Kinder variieren, und es ist oft nötig, pädagogisch wertvolle Inhalte mit den Vorstellungen der Eltern und Kinder in Einklang zu bringen.

„Mit Clubway habe ich eine Lösung gefunden, die mir hilft, alles viel effizienter zu organisieren, sodass ich mich mehr auf das Tanzen und weniger auf die Verwaltung konzentrieren kann.“ sagt Sabrina mit einem Lächeln.

Wie lief es vorher? Der Alltag vor Clubway

Bevor Sabrina zu Clubway wechselte, war die Verwaltung ihrer Tanzschule eine äußerst aufwendige Angelegenheit, die sie größtenteils manuell erledigen musste. Um Anwesenheiten und Termine zu dokumentieren, führte sie Excel-Listen, in die sie alle Daten von Hand eintrug. Jeder Schüler hatte zudem eine eigene Stempelkarte, die wie eine Treuekarte für jede Teilnahme abgestempelt wurde.

Die Organisation dieser Karten war zeitintensiv: Karten wurden oft vergessen, und Sabrina musste während des Unterrichts Notizen machen, um die Daten später nachzutragen.

„Vor der Einführung von Clubway war der Verwaltungsaufwand riesig. Ich musste Anwesenheiten und Mitgliedsdaten in Excel pflegen, Stempelkarten manuell ausfüllen und das alles während des Unterrichts. Es war einfach nur chaotisch und zeitaufwendig.“ erinnert Sabrina sich.

Auch die Anmeldung der Schüler war kompliziert. Eltern mussten Formulare mit Adressen, Geburtstagen und weiteren Informationen ausfüllen, die Sabrina vorab ausdruckte. Diese Zettel wurden dann zum Unterricht mitgebracht und in die Verwaltung integriert – ein System, das nicht nur viel Zeit in Anspruch nahm, sondern auch fehleranfällig war.

Zusätzlich organisierte Sabrina die Kommunikation mit den Eltern über einen E-Mail-Verteiler. Informationen zu Veranstaltungen oder Kursänderungen wurden auf diese Weise manuell verschickt, was die administrative Last weiter erhöhte.

„Mit Clubway ist das endlich Vergangenheit, und alles läuft einfach und strukturiert.“

Warum Clubway? Die Suche nach der perfekten Lösung

Sabrina suchte lange nach einer Verwaltungssoftware, die speziell auf die Bedürfnisse ihrer Tanzschule zugeschnitten ist. Viele Plattformen, die sie prüfte, waren entweder nicht transparent in ihrem Angebot oder zu komplex oder teuer für ihre Anforderungen.

„Nachdem ich viele Plattformen geprüft hatte, entschied ich mich für Clubway. Die klare und transparente Darstellung der umfangreichen Funktionen sowie die Möglichkeit, die Software gründlich zu testen, haben mich vollends überzeugt.“

Was Clubway für Sabrina besonders hervorhob, war die Möglichkeit, die Software über eine Testversion detailliert auszuprobieren. Schon vor ihrer Anmeldung beeindruckte sie der proaktive und benutzerorientierte Kundensupport. Sie schätzte die individuelle Betreuung und die Bereitschaft, all ihre Fragen zu beantworten und sie bei der Implementierung der Software zu unterstützen.

„Neben der Möglichkeit, alles direkt und unkompliziert zu testen, war der Zugang zu einem Support, der auch vor der Anmeldung beratend zur Seite steht, entscheidend dafür, dass ich mich sicher fühlte und 'Ja' sagte.“

Für Sabrina war diese Kombination aus Transparenz, Funktionsumfang, Testmöglichkeiten und persönlicher Unterstützung der ausschlaggebende Grund, sich für Clubway zu entscheiden.

Welche Funktionen haben den größten Unterschied gemacht?

Eine der Funktionen, die Sabrina sofort begeistert hat, ist die Kartenfunktion. Sie ermöglicht eine einfache und transparente Verwaltung von Teilnahme und Zahlungen und ist direkt mit dem Finanzmodul verbunden. So können Rechnungen automatisch mit den Karten verknüpft werden, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und eine klare Übersicht über alle Transaktionen bietet.

„Die Kartenfunktion in Kombination mit dem Finanzmodul hat alles verändert. Rechnungen direkt mit den Karten zu verknüpfen, ist einfach genial.“

Auch die Login-Funktion macht einen großen Unterschied. Neue Mitglieder können ihre Daten selbstständig ins System eintragen, wodurch nicht nur Zeit gespart wird, sondern auch gewährleistet ist, dass alle Informationen vollständig und aktuell bleiben.

Ein weiteres Highlight ist die digitale Pinnwand, die als zentrale Plattform für Mitteilungen dient. Hier veröffentlicht Sabrina beispielsweise die aktuellen Playlists der Tanzkurse oder wichtige Informationen. Eltern und Kinder profitieren von der einfachen Übersicht und können jederzeit auf relevante Inhalte zugreifen.

„Die Pinnwand ist ein Hit! Jetzt können die Eltern in der App sehen, welche Musik wir gerade nutzen – das spart unzählige Zettel und sorgt für Begeisterung.“

Diese Funktionen haben nicht nur die Organisation und Effizienz in der Tanzschule verbessert, sondern auch die Zufriedenheit aller Beteiligten gesteigert. Durch mehr Transparenz und reibungslose Abläufe fühlen sich Eltern und Kinder gleichermaßen gut betreut.

Einfacher Einstieg und positive Resonanz der Eltern

Die Einführung von Clubway begann für Sabrina mit einer Testphase, in der sie eine Freundin als erste Nutzerin einsetzte. Die problemlose Handhabung des Systems zeigte schnell, dass Clubway intuitiv und leicht zu bedienen ist. Ermutigt durch diese positive Erfahrung lud Sabrina alle Eltern ein, sich zu registrieren.

Die Resonanz war überwiegend positiv: Fast alle Eltern meldeten sich erfolgreich an, was die einfache Implementierung und die hohe Benutzerfreundlichkeit des Systems bestätigt.

Sabrina ist überzeugt von der Bedienbarkeit von Clubway. Ihrer Meinung nach ist sie deutlich benutzerfreundlicher als andere Systeme, die sie kennt, und bietet eine praktische Lösung für die Anforderungen ihrer Tanzschule.

„Selbst Menschen, die nicht besonders technikaffin sind, finden sich sofort zurecht. Das System ist wirklich einfach und logisch aufgebaut”

Der Support, der den Unterschied macht

Sabrina's Erfahrung mit dem Clubway-Support war von Anfang an durchweg positiv. Bereits bei der ersten Kontaktaufnahme, als sie erfragte, ob die Software auch für ihr Kleingewerbe geeignet sei, zeigte sich der Support als hilfsbereit und gut informiert. Sabrina war beeindruckt, wie individuell auf ihre Bedürfnisse eingegangen wurde und wie schnell ihre Fragen beantwortet wurden.

„Für mich war der Support von Clubway einer der ausschlaggebenden Punkte. Schon bevor ich überhaupt Kunde war, wurde ich ausführlich beraten und hatte immer den Eindruck, dass man sich wirklich Zeit für mich nimmt.“

Dieser persönliche Ansatz bestärkte sie in ihrer Entscheidung für Clubway. Jedes Problem, das aufkam, wurde gelöst, und sie fühlte sich nie allein gelassen. Besonders die Unterstützung während der Implementierung des Systems sorgte dafür, dass der Übergang reibungslos verlief.

„Ich habe mich von Anfang an gut aufgehoben gefühlt. Egal, welches Anliegen ich hatte – es wurde immer nach einer Lösung gesucht, und ich hatte nie das Gefühl, alleine gelassen zu werden. Genau diese Unterstützung hat mir die Umstellung auf ein neues System enorm erleichtert.“ so Sabrina.

Sabrina beschreibt den Clubway-Support als ein echtes Alleinstellungsmerkmal. Diese Kombination aus Kompetenz, Verlässlichkeit und persönlichem Engagement zeigt, wie kundenorientiert das Unternehmen arbeitet.

Eine klare Empfehlung

Sabrina Graf spricht eine deutliche Empfehlung für Clubway aus – nicht nur für Tanzschulen, sondern auch für Vereine und ähnliche Organisationen. Besonders schätzt sie, wie Clubway die Verwaltungsarbeit erleichtert und die Kommunikation zentralisiert. Im Vergleich zu herkömmlichen, oft unübersichtlichen Methoden, wie dem Einsatz nicht genehmigter WhatsApp-Gruppen, bietet die Plattform eine strukturierte und übersichtliche Lösung.

„Die Testversion von Clubway und der herausragende Support haben mich sofort überzeugt. Ich fühlte mich verstanden und gut betreut.“

Ihrer Meinung nach profitieren alle, die Kurse anbieten oder Veranstaltungen organisieren, von den praktischen Funktionen und der klaren Struktur, die Clubway ihnen zur Verfügung stellt.

Pläne für die Zukunft mit Clubway

Sabrina blickt optimistisch in die Zukunft ihrer Tanzschule und denkt darüber nach, ihr Angebot zu erweitern – möglicherweise um Kurse für Erwachsene, wenn es ihre Zeit erlaubt. Dabei wird Clubway auch weiterhin eine zentrale Rolle spielen, insbesondere durch praktische Features wie den Webshop. Diesen möchte sie nutzen, um T-Shirts und ähnliche Artikel anzubieten.

Auch die Einführung von Saisonkarten sowie 5er- oder 10er-Karten ist geplant. Dank der Flexibilität und Funktionalität von Clubway lassen sich diese Vorhaben unkompliziert umsetzen und optimal in den bestehenden Ablauf integrieren.

Fazit

Mit der Einführung von Clubway hat Sabrina Graf einen echten Wendepunkt in der Organisation und Verwaltung ihrer Tanzschule erreicht. Die Plattform hat ihr ermöglicht, den administrativen Aufwand erheblich zu verringern und gleichzeitig die Kommunikation mit Eltern und Kindern zu verbessern. Dank der benutzerfreundlichen Funktionen wie der Teilnehmerverwaltung, der Zahlungsabwicklung und der zentralen Plattform für Informationen kann sie sich voll und ganz auf das konzentrieren, was sie liebt: den Tanzunterricht.

Der zuverlässige Support und die flexiblen Features von Clubway haben Sabrina das Vertrauen gegeben, ihre Schule nicht nur erfolgreich zu führen, sondern auch zukünftige Pläne wie die Einführung von neuen Kursen oder zusätzlichen Angeboten umzusetzen. Für Sabrina ist Clubway längst ein unverzichtbares Werkzeug, das sie ohne Einschränkungen weiterempfehlen kann – nicht nur für Tanzschulen, sondern für jede Organisation, die Kurse oder Gruppen effizient managen möchte.

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