Ehrenamtliches Engagement ist das Herzstück unzähliger Vereine in Deutschland. Doch was passiert, wenn die Leidenschaft für die Sache von administrativem Aufwand und ausufernder Bürokratie erstickt zu werden droht? Genau vor dieser Herausforderung stand der Förderverein der Emma-Schule in Seligenstadt. Anders als viele andere Fördervereine liegt ihr Fokus nicht nur auf der Organisation von Festen, sondern vor allem auf einem beeindruckend vielfältigen Nachmittagskursprogramm für die Schulkinder.

Um diesen Weg von der analogen Belastungsgrenze zur digitalen Leichtigkeit nachzuvollziehen, haben wir uns mit Ines und Christiane aus dem Vorstand unterhalten. Sie waren die treibenden Kräfte hinter der Suche nach einer neuen Lösung und haben den gesamten Umstellungsprozess auf die Vereinssoftware Clubway von Anfang an begleitet. In diesem Gespräch blicken wir gemeinsam mit ihnen auf eine Reise zurück, die nicht nur die Vereinsverwaltung, sondern auch das Miteinander im Ehrenamt nachhaltig verändert hat.

Der Funke, der das Feuer entfachte: Als das Ehrenamt an seine Grenzen stieß

Jeder, der in einem Verein tätig ist, kennt sie: die unzähligen kleinen Aufgaben, die im Hintergrund laufen und oft mehr Zeit in Anspruch nehmen als die eigentliche Vereinsarbeit. Beim Förderverein der Emma-Schule hatte dieser administrative Aufwand ein kritisches Maß erreicht. Die Verwaltung von Mitgliedern und insbesondere der vielen Kurse war ein manueller Kraftakt. „Alles wurde vorher händisch in Excel-Tabellen verwaltet“, erklärt Christiane.

Doch das war nur die Spitze des Eisbergs. Die Anmeldung zu den Kursen erfolgte über ausgeteilte Zettel, die von den Eltern per Hand ausgefüllt wurden. Diese Zettel mussten eingesammelt und die Daten – oft unter erschwerten Bedingungen durch unleserliche Handschriften – mühsam in die Excel-Listen übertragen werden. Ein Prozess, der nicht nur Tage dauern konnte, sondern auch extrem fehleranfällig war.

„Beim Abtippen der E-Mail-Adressen kam es häufig zu Fehlern, wodurch Eltern dann keine E-Mails bekamen.“

Diese kleinen Fehler hatten oft große Auswirkungen und führten zu Frust auf allen Seiten. Hinzu kam, dass die Arbeit an der zentralen Excel-Tabelle kaum im Team möglich war. Eine Person war für die Pflege der „Master-Datei“ verantwortlich, was eine effektive Aufgabenverteilung fast unmöglich machte. Dem Vorstand wurde klar: So konnte es nicht weitergehen. Das Herzstück des Vereins, das vielfältige Kursprogramm, drohte unter dem Gewicht seiner eigenen Organisation zusammenzubrechen.

Die Suche nach dem richtigen Weg: Eine Odyssee durch den Software-Dschungel

Die Entscheidung für eine digitale Lösung war gefallen, doch die Suche nach dem passenden Werkzeug entpuppte sich als unerwartet schwierig. Ines, die die Recherche federführend übernahm, erinnert sich an eine frustrierende Zeit. Viele kostenlose Tools waren zu oberflächlich und boten nur eine simple Mitgliederverwaltung, ohne das komplexe Thema der Kursorganisation zu berühren.

Andere Plattformen wirkten bereits auf den ersten Blick abschreckend. „Tatsächlich hat mir eine Plattform optisch nicht gefallen, das sah aus wie so ein uraltes Steuermodell“, erzählt Ines lachend. „Das ist nicht intuitiv, das hilft nicht.“ Selbst der ambitionierte Versuch, eine eigene Lösung auf Basis von WordPress-Plugins zu entwickeln, scheiterte letztendlich an technischen Tücken, als nach wochenlanger Arbeit plötzlich der entscheidende Anmelde-Button nicht mehr funktionierte.

Die Anforderungen waren klarer denn je: Der Verein brauchte nicht nur ein Tool, sondern eine zuverlässige, integrierte und vor allem benutzerfreundliche Plattform, die den gesamten Prozess von der Kursausschreibung über die Anmeldung bis zur Wartelistenverwaltung abbilden konnte. Nach dieser intensiven und lehrreichen Suche stießen sie schließlich auf Clubway – und fanden, was sie gesucht hatten.

Der Wendepunkt: Wie Clubway die Vereinsarbeit neu definierte

Mit der Einführung von Clubway begann für den Förderverein eine neue Zeitrechnung. Die Software bot eine ganzheitliche Lösung, die die größten Probleme auf einen Schlag löste. Die Kursverwaltung wurde zum Herzstück der neuen digitalen Organisation. Die Kurse sind online sichtbar, die Buchung erfolgt direkt über das System. Eltern können ihre Kinder nun bequem von zu Hause online anmelden. Die Kursgebühren und Mitgliedsbeiträge werden direkt über das System gebucht.

„Da sich die Teilnehmer selbstständig eintragen, brauchen wir die Formulare und Excel-Listen nicht mehr. Wir müssen sie nicht mehr manuell aufnehmen - Das ist zeitlich gigantisch."

Diese Automatisierung war eine Befreiung. Plötzlich war Zeit da, die vorher in mühsamer Handarbeit gebunden war. Doch Clubway bot mehr als nur eine smarte Kursverwaltung. Die zentrale Mitgliederdatenbank schaffte Übersicht und eliminierte Fehlerquellen. Durch das integrierte Finanzmodul konnten Mitgliedsbeiträge und Kursgebühren per SEPA-Lastschrift einfach eingezogen werden, was die Buchhaltung enorm vereinfachte.

Am wichtigsten war jedoch die neue Art der Zusammenarbeit. Mehrere Vorstandsmitglieder können nun gleichzeitig auf das System zugreifen, Aufgaben klar delegieren und haben stets den gleichen Informationsstand. Die Arbeit wird auf mehrere Schultern verteilt, was die Last für den Einzelnen spürbar reduziert und das Teamgefühl stärkt.

Mehr als nur Software: Der Wert von Partnerschaft und Support

Bei aller Freude über die technischen Erleichterungen heben Ines und Christiane einen Aspekt immer wieder besonders hervor: den menschlichen Faktor. Die Zusammenarbeit mit dem Clubway-Team empfinden sie als echte Partnerschaft. Anstatt auf eine anonyme Hotline zu treffen, fühlen sie sich mit ihren Anliegen und Wünschen ernst genommen.

„Ich finde es hervorragend, dass wir Wünsche äußern können und diese oft auch schnell umgesetzt werden. Man hat das Gefühl, gehört zu werden, dass etwas passiert und eine echte Kommunikation entsteht."

Diese Erfahrung, einen direkten Draht und einen verlässlichen Ansprechpartner zu haben, ist für einen ehrenamtlich geführten Verein von unschätzbarem Wert. Es gibt die Sicherheit, auch bei zukünftigen Fragen oder bei der Einarbeitung neuer Vorstandsmitglieder nicht allein gelassen zu werden. „Der Kundensupport ist ein entscheidender Baustein. Ohne ihn würden viele Ehrenamtliche ihre Tätigkeit wohl beenden glaube ich.“, fasst Christiane die Bedeutung dieser Unterstützung zusammen.

Ein Fazit aus der Praxis: Eine klare Empfehlung mit Herz

Heute, nach über einem Jahr mit Clubway, ist das Fazit des Fördervereins der Emma-Schule einstimmig positiv. Die Entscheidung, in eine professionelle Software zu investieren, hat sich auf ganzer Linie ausgezahlt. Der Verein würde Clubway uneingeschränkt weiterempfehlen, insbesondere an Organisationen, die mehr als nur eine Mitgliederliste verwalten und komplexe Angebote wie Kurse oder Veranstaltungen stemmen.

„Wir können die Kurse genau so abbilden, wie wir sie brauchen. Und das ist für uns das Entscheidende.“

Die Umstellung hat nicht nur Zeit, Nerven und Ressourcen gespart, sondern dem Verein auch die Freiheit gegeben, sich wieder auf seine eigentliche Mission zu konzentrieren: den Schulalltag für die Kinder bunter und vielfältiger zu gestalten. Die Kombination aus einer durchdachten, intuitiven Software und einem herausragenden, partnerschaftlichen Support macht Clubway für den Förderverein zu einem unverzichtbaren Begleiter auf dem Weg in eine digitale und souveräne Vereins Zukunft. Der Förderverein hat mit Clubway keine Großumstellung gemacht, sondern einfach die richtige Lösung für ein konkretes Problem gefunden. Aus Excel wurde System, aus Zetteln wurde App, und aus Einzelverantwortung wurde Teamarbeit. Es geht nicht um Technik, sondern um Entlastung. Clubway schafft Freiraum für das, was im Ehrenamt wirklich zählt: die Freude an der Arbeit mit den Kindern.

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