Der TV 1884 Dülmen e.V. zählt mit knapp 1500 Mitgliedern zu den größeren Vereinen seiner Region und wächst stetig. Um den wachsenden Anforderungen im Vereinsalltag gerecht zu werden, entschied sich der Verein 2023 für die Einführung von Clubway. Seitdem läuft die gesamte Verwaltung zentral über eine einzige digitale Plattform.

Alexandra Haas ist im Verein an mehreren Stellen aktiv. Sie ist Vorstandsmitglied für Öffentlichkeitsarbeit und Marketing, leitet die Bereiche Fitness, Tanzsport und Breitensport und unterstützt zusätzlich die Geschäftsstelle. Sie kennt die Herausforderungen, die im Tagesgeschäft auftreten, aus erster Hand.

Die Herausforderung der Digitalisierung: Ein Baustein für alle statt vieler Schnittstellen

Die größte Herausforderung für den TV Dülmen war der Wunsch nach einer umfassenden Digitalisierung und Vereinheitlichung der Vereinsverwaltung. Der Verein suchte nach einer zentralen Lösung, die alle Bereiche abdeckt und die Arbeit für Trainer, Mitglieder, Mitarbeiter und Ehrenamtliche vereinfacht.

„Wir wollten digitaler werden und es für unsere Trainer sowie Mitglieder einfacher gestalten. Unser Ziel war, dass alles über einen Baustein läuft, anstatt über elf oder zwölf verschiedene Schnittstellen. Wir brauchten ein umfassendes Spektrum, mit dem alle arbeiten können."

Diese klare Zielsetzung führte den Verein zu Clubway, einer Software, die sie nun seit anderthalb Jahren sehr zufrieden nutzen.

Die Suche nach der passenden Lösung: Warum Clubway überzeugte

Die Suche nach der passenden Lösung begann im Internet. Der Verein informierte sich über Softwarelösungen für Sportvereine, verglich mehrere Anbieter und führte Gespräche. Die Entscheidung fiel schließlich auf Clubway. Ausschlaggebend war das breite Spektrum der angebotenen Funktionen, die alle Anforderungen abdeckten. Seit der Einführung arbeitet der Verein täglich intensiv mit dem System.

Clubway im täglichen Einsatz: Vielfältige Funktionen für alle Bereiche

Beim TV Dülmen sind fast alle Funktionen von Clubway im täglichen Einsatz. Die Software ist ein zentrales Werkzeug für Mitglieder, Trainer und die Geschäftsstelle. Mitglieder nutzen die App täglich, um sich für Trainings an- oder abzumelden und mit den Trainern zu kommunizieren. Trainer wiederum verschicken Informationen an ihre Gruppen und stellen Kurse sowie Veranstaltungen selbst ein.

Alexandra betont, dass auch in der Geschäftsstelle alle Prozesse über die Software laufen. Dazu gehören die Bearbeitung von Mitgliedsanträgen, Kündigungen und die komplette Buchhaltung. Auch die Mitgliedsbeiträge werden seit über einem Jahr vollständig über Clubway abgewickelt. Intern nutzt der Verein die Plattform für die Kommunikation zwischen den Abteilungen, die Auswertung von Mitgliederzahlen und die Beobachtung des Wachstums. Zukünftig soll auch die Trainerabrechnung über Clubway laufen, berichtet Alexandra.

Akzeptanz und Zufriedenheit: Der Weg zur digitalen Transformation der Mitglieder

Die Einführung einer neuen Software ist oft mit anfänglichem Widerstand verbunden. Deshalb wurde die Digitalisierung Schritt für Schritt umgesetzt. Alexandra erzählt, dass der Verein zuerst mit den Trainerinnen und Trainern gestartet ist, weil sie die engsten Ansprechpartner für die Mitglieder sind und eine zentrale Rolle in der täglichen Kommunikation spielen. In gemeinsamen Infoabenden und Schulungen wurden die Grundlagen vermittelt und gezeigt, wie die App im Alltag unterstützen kann. So entstand Sicherheit im Umgang mit der neuen Plattform..

Im nächsten Schritt wurde Clubway auch bei den Mitgliedern eingeführt. Anfangs gab es einige Vorbehalte, wie es bei Neuerungen oft der Fall ist. Doch inzwischen ist die digitale Lösung im Vereinsalltag fest verankert.

„Unsere Mitglieder sind super zufrieden mit der App. Es sind ganz wenige Klicks, und die Kommunikation läuft einfach gut. Die Anmeldung für neue Kurse ist viel einfacher als vorher."

Mitgliederwachstum durch Digitalisierung: Einfacher Zugang und verbesserte Bindung

Die neue digitale Struktur wirkt sich auch auf das Wachstum des Vereins aus. Die Anmeldung für neue Mitglieder ist deutlich unkomplizierter geworden. Früher mussten Kinder erst mehrere Schnuppertrainings besuchen, bevor ein Antrag ausgehändigt wurde.

Heute funktioniert alles direkt über die Homepage. Alexandra berichtet, dass sich inzwischen auch Personen anmelden, die noch nie vor Ort waren. Das wäre früher undenkbar gewesen.

„Es ist auf jeden Fall einfacher, Mitglieder zu bekommen, weil diese digitale Anmeldung einfach wesentlich einfacher ist für das Mitglied."

Exzellenter Support: Eine verlässliche Partnerschaft mit Clubway

Der TV Dülmen ist mit dem Support von Clubway durchweg zufrieden. Alexandra erzählt, dass gerade in der Anfangszeit viele Fragen aufkamen, auf die immer schnell reagiert wurde. Die Kommunikation lief zuverlässig per E-Mail oder über kurzfristig vereinbarte Online-Meetings. In der Regel wurden offene Punkte innerhalb von 24 Stunden geklärt. Der Verein fühlt sich laut Alexandra gut betreut und ernst genommen.

Tipps für bestehende Nutzer: Das volle Potenzial von Clubway ausschöpfen

Alexandra empfiehlt anderen Vereinen, offen an die Digitalisierung heranzugehen und sich nicht auf einzelne Funktionen zu beschränken. Clubway bietet viele Möglichkeiten, die den Verein wirklich weiterbringen können. Natürlich braucht es am Anfang etwas Einarbeitungszeit. Es ist ein neues System, und man hat seine gewohnten Abläufe. Ihre Erfahrung zeigt, dass es hilfreich ist, sich auf das gesamte System einzulassen.

„Man sollte sich nicht nur auf eine einzelne Funktion konzentrieren, denn Clubway bietet viele Möglichkeiten, die den Verein wirklich weiterbringen können.“

Ein Appell an unentschlossene Vereine: Die Notwendigkeit der Digitalisierung

Für Vereine, die noch nicht digitalisiert sind, stellt Alexandra Haas eine grundlegende Frage: Wo möchte man mit dem Verein in Zukunft stehen? Wer in der alten Struktur bleibt, wird es zunehmend schwer haben. Digitalisierung ist kein Trend, sondern eine Notwendigkeit. Aus ihrer Sicht ist es wichtig, sich weiterzuentwickeln, damit ein Verein auch in Zukunft bestehen kann.

„Der Wandel hört nicht auf, und wir müssen uns ihm anpassen. Wenn wir in der digitalen Welt nicht mitgehen, wird es auf Dauer schwer, als Verein zu bestehen. Deshalb ist es so wichtig, digital zu werden.“

Die Highlights von Clubway: Vielseitigkeit und Effizienz

Für Alexandra liegt die Stärke von Clubway nicht in einem einzelnen Highlight, sondern in der Kombination vieler durchdachter Funktionen. Besonders die einfache und übersichtliche Terminerstellung für Trainings und Kurse erleichtert den Alltag enorm. Auch die Nutzung von Vorlagen spart Zeit und schafft Struktur. Gleichzeitig bietet die Software einen klaren Überblick über alle Mitgliederzahlen, aufgeschlüsselt nach Abteilungen, was die Auswertung und Planung deutlich vereinfacht. Auch die Verbindung zwischen Mitgliederdaten und Finanzen funktioniert reibungslos und wird im Verein regelmäßig genutzt.

„Das Beste an Clubway lässt sich für mich gar nicht auf eine einzelne Sache reduzieren. Es sind viele Dinge, die in der Kombination den Unterschied machen. Die Terminanlegung ist übersichtlich, der Überblick über die Mitgliederzahlen klar strukturiert und die Verbindung zu den Finanzen funktioniert einfach gut.“

Klares Votum: Eine uneingeschränkte Empfehlung für Clubway

Alexandra arbeitet seit eineinhalb Jahren mit Clubway und ist überzeugt, dass die Software für viele Vereinsarten geeignet ist. Sie nennt explizit sowohl Breitensport als auch Fußball- und Schwimmvereine. Für sie steht fest, dass Clubway dabei hilft, den Verein klarer zu strukturieren und besser zu organisieren.

„Ich würde Clubway auf jeden Fall weiterempfehlen, damit man digital in der Zukunft unterwegs ist. Zwischen Trainer und Mitgliedern und dem Büro lässt sich einfach alles gut kombinieren.“

Hier das Interview von Alex:

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