​​Vereine stehen oft vor der Herausforderung, ihre Verwaltung effizient zu gestalten, ohne sich in komplizierten Systemen zu verlieren. IT-Consultant Henning Mack hat den digitalen Wandel beim Post Sportverein Bonn begleitet und teilt seine Erfahrungen mit der Einführung von Clubway. Warum er sich für Clubway entschieden hat, welche Herausforderungen es gab und wie die Software den Vereinsalltag optimiert hat – das erfährst Du hier.

Ein Verein mit komplexen Strukturen – und IT-Herausforderungen

Henning Mack ist seit über 20 Jahren als IT-Consultant selbständig tätig und hat in dieser Zeit vor allem mit Großunternehmen wie Banken und Versicherungen gearbeitet. Über eine persönliche Verbindung ergab sich dann die Gelegenheit, für den Post Sportverein Bonn eine neue Vereinssoftware einzuführen. „Eigentlich war das mehr eine Mischung aus Gefälligkeit und kleinem Auftrag, da ich die Geschäftsführerin persönlich kenne.” erzählt er.

Sie hatte den Verein kürzlich übernommen und war mitten in der Einarbeitungsphase und wollte Einiges umstrukturieren. Zu Beginn ging es eigentlich nur darum, die Vorgängersoftware für die Vereinsverwaltung zu installieren.

Der Verein hatte zwei unterschiedliche Systeme parallel laufen – eine einfachere und eine umfassendere Lösung. Die größere Software hätte eigentlich eine Kursverwaltung enthalten sollen, aber das lief in der Praxis nicht wie gewollt.

“Als ich mich näher mit allem befasst habe, ist mir aufgefallen, dass ein Verein mit über 1.000 Mitgliedern und einer Geschäftsstelle mit angestellten Mitarbeitenden im Prinzip genauso kompliziert arbeitet wie große Firmen – nur aus anderen Gründen.“

Also übernahm Henning Mack nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch die Prozessoptimierung. „Kompliziert kostet Geld, kostet Zeit und erzeugt Fehler, was wiederum mehr Arbeit bedeutet“, sagt er.

Die Suche nach einer besseren Lösung

Für Henning war schnell klar, dass die bestehende Software aus technischer Sicht nicht zukunftsfähig war. „Das war so ein richtiges Old-School-System mit eigenem Server, einer lokalen Datenbank, Clients, die man installieren musste – und das bedeutete, dass man sich auch selbst um Backups und Updates kümmern musste. Sowas macht man heute nicht mehr.“

Seine erste Anforderung war daher eindeutig: Sie brauchten eine Cloud-Lösung damit das ganze System wartungsfrei läuft.

“Ein Verein sollte sich nicht mit IT beschäftigen müssen.“

Als er sich mit den verfügbaren Vereinsverwaltungssoftwares auf dem Markt auseinandersetzte, bemerkte er ein Muster: „Viele Lösungen basieren auf klassischen ERP-Systemen - also Enterprise-Resource-Planning -Systeme - die ursprünglich für Lager- oder Auftragsverwaltung entwickelt wurden. Die Anbieter haben dann einfach aus Kunden Mitglieder gemacht, steuerliche Anpassungen vorgenommen und plötzlich ist es eine Vereinssoftware.”

Das Problem dabei ist, dass solche Systeme oft auf Buchhaltung ausgerichtet sind. Natürlich ist das ein wichtiger Aspekt für Vereine – aber eben nicht der einzige.

“Es gibt genug Buchhaltungssoftware da draußen. Die können das auch besser. Aber die Buchhaltung ist nicht das Hauptproblem in einem Verein. Die eigentliche Herausforderung liegt im Tagesgeschäft.“

Und genau hier überzeugte Clubway. „Der Verein hatte einen Flyer bekommen, und da haben wir gesehen, dass Clubway alles abdeckt, was wir in unserem Verein aufgelistet hatten. Clubway hat den klaren Fokus auf die tägliche Vereinsarbeit. Es geht nicht nur um Abrechnung, sondern um die tägliche Vereinsverwaltung, um Kommunikation mit den Mitgliedern, Kursorganisation und Terminverwaltung – und alles gerade raus und logisch“

Kursverwaltung: Von endlosen E-Mails zu einer automatisierten Lösung

Eine der größten Herausforderungen des Vereins war die Kursverwaltung. Vorher war das ein mühsamer und zeitraubender Prozess: Die Anmeldungen wurden ausgedruckt, ausgefüllt, abfotografiert oder eingescannt, die PDF-Formulare per E-Mail geschickt, abgetippt und dann weiterverarbeitet. Dann kamen hunderte E-Mails mit Rückfragen, dazu Wartelisten, die offline geführt wurden. Wer hat sich zuerst angemeldet? Wer bekommt den Platz? “Das hat Wochen gedauert!“, beschreibt Henning den alten Prozess.

Das bedeutete nicht nur extrem viel Arbeitsaufwand, sondern auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Pro Quartal wurden 20 bis 25 Schwimmkurse mit je zehn Teilnehmern organisiert . Jede Anmeldung wurde manuell bearbeitet. Gab es eine Warteliste, verdoppelte sich der Aufwand. Der Prozess war alles andere als effizient.

Mit Clubway ändert sich das radikal. „Jetzt läuft alles wie in einem Online-Shop. Ich erstelle die Kurse einmal im System, die Mitglieder können sich selbst mit einem Klick anmelden, Wartelisten werden automatisch verwaltet, und die Verantwortlichen müssen nicht mehr hunderte E-Mails beantworten und alles händisch bearbeiten. Das ist eine massive Zeiteinsparung.“

Als Beispiel sagt Henning:. „Wir haben kurz vor Silvester die ersten 25 Kurse online gestellt und haben dann bemerkt, dass sich sogar an Silvester, um 23:58 Uhr, jemand für einen Kurs angemeldet hat. Alles ging ganz automatisch, ohne dass sich jemand darum kümmern musste. Das war vorher undenkbar.“

Alltagserleichterung durch zentralisierte Prozesse

Neben der Kursverwaltung war auch die Terminorganisation eine große Herausforderung für den Verein. In Bonn kommt es häufig vor, dass Turnhallen wegen Renovierungen kurzfristig gesperrt werden. Zusätzlich zu der mühsamen Hallensuche kam, dass die neuen Termine per E-Mail und über verschiedene Plattformen kommuniziert werden mussten.

„Jetzt ändere ich den Termin einmal in Clubway, und er wird automatisch auf der Webseite aktualisiert, in der Mitglieder-App angezeigt und per E-Mail an die betroffenen Mitglieder verschickt. Ich muss nicht mehr mehrere Systeme pflegen – alles ist integriert, und das reduziert Fehler enorm.“

Der Umstellungsprozess: Herausforderungen und Lösungen

Die Einführung einer neuen Software ist immer mit Herausforderungen verbunden, besonders wenn Vereinsmitarbeitende nur in Teilzeit tätig und nie alle gleichzeitig verfügbar sind. „Eine große Schulung für alle wäre ideal gewesen, aber das war schlicht nicht möglich, weil es keine Vollzeitkräfte gibt. Manche sind nur einen Tag in der Woche da, andere an wechselnden Tagen. Da konnte ich nicht einfach sagen: ‚Wir machen jetzt eine Einführung für alle‘.“

Stattdessen musste die Einarbeitung flexibel und schrittweise erfolgen. Dazu erstellte er verschiedene Anleitungen, mit Screenshots und Erklärungen, damit die Leute die wichtigsten Aufgaben direkt nachschlagen können. Zusätzlich wurden neue Funktionen und Abläufe nach und nach erklärt, wenn sie gerade benötigt wurden.

Auch die Akzeptanz der neuen Software war ein wichtiger Faktor. „Manche hatten sich gerade erst an das alte System gewöhnt, und jetzt kam wieder etwas Neues. Aber als sie gesehen haben, wie viel einfacher alles funktioniert und wie viel Zeit sie sparen, hat sich der Widerstand schnell gelegt.“

Rat an andere Vereine: Macht es euch nicht unnötig kompliziert!

Henning sieht in vielen Vereinen das gleiche Muster: Zu viele Sonderregeln, zu viel individuelle Anpassung, zu komplizierte Prozesse.

„Vereine entstehen, weil Menschen gemeinsam Sport machen wollen. Aber anstatt klare, einfache Strukturen zu schaffen, versucht man oft, es jedem recht zu machen. Und das führt dann dazu, dass es plötzlich 17 Ausnahmen von 23 Regeln gibt, die man dann auch abbilden muss. Das macht die Verwaltung unnötig kompliziert – vor allem, weil sich die Verantwortlichen ständig ändern und die Nachfolger sich dann mit einem System herumschlagen müssen, das keiner mehr richtig durchblickt.“

Sein Tipp? So einfach wie möglich halten.

• Klare Tarifstrukturen: Am besten nur einen Basistarif mit Zusatzleistungen und ein paar Rabattgruppen.
• Die Prozesse an die Software anpassen, nicht umgekehrt: „Das sehe ich immer wieder – Leute biegen ihre Software zurecht, anstatt sich zu fragen, ob ihre Prozesse überhaupt noch Sinn ergeben.“

Würde er es wieder tun? Kann man ihn buchen?

Auf die Frage, ob er sich vorstellen könnte, erneut für einen Verein eine IT-Umstellung zu begleiten, antwortet Henning ohne zu zögern: „Ja, auf jeden Fall.“

„Mir hat es Spaß gemacht, weil ich hier wirklich etwas bewirken konnte. In großen Projekten ist man oft nur ein kleines Zahnrad im Getriebe. Hier konnte ich Prozesse mitgestalten und sehen, wie eine Software wirklich etwas verändert.“

Andere Vereine, die Interesse an einer digitalen Umstellung haben, können sich bei ihm melden. Am besten erreicht man ihn über seine Website über das Kontaktformular.

Warum Clubway die richtige Wahl war

Für Henning Mack war die Entscheidung für Clubway ein voller Erfolg – und das nicht nur aus technischer Sicht.

„Ich hatte anfangs natürlich auch meine Bedenken. Man führt eine neue Software ein und fragt sich: Wird das alles wirklich so einfach funktionieren? Oder gibt es nachher doch wieder zig Probleme und Frust bei den Nutzern?“

Doch die Realität sah anders aus: Henning war positiv überrascht, wie reibungslos die Einführung verlief. Die Eingewöhnungsphase war deutlich kürzer als erwartet, und die Software ließ sich intuitiv bedienen. Besonders beeindruckt hat ihn die Benutzerfreundlichkeit von Clubway. Selbst ältere Mitglieder im Verein, darunter viele zwischen 75 und 85 Jahren, hatten keine Schwierigkeiten mit der Nutzung. Es gab kaum Rückfragen – die Anmeldung funktionierte auf Anhieb, was für eine gut durchdachte und logisch aufgebaute Lösung spricht.

Fazit

Die Einführung von Clubway beim Post Sportverein Bonn hat gezeigt, wie sehr eine gut gewählte Software den Vereinsalltag erleichtern kann.

„Also Clubway funktioniert einfach. Die Verwaltung sollte keine zusätzliche Last sein. Und das ist das Entscheidende – eine Software, die den Alltag erleichtert, statt ihn komplizierter zu machen.“

Mit Clubway hat der Verein genau das erreicht: eine moderne, schlanke und zukunftsfähige Lösung, die Prozesse automatisiert und Fehlerquellen minimiert.

Henning würde sich jederzeit wieder für Clubway entscheiden:

„Ich würde es genauso wieder machen.“

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