Terminverwaltung

Einfache Terminplanung, Anmeldungsmanagement und Echtzeit-Teilnahmestatistik - weniger Stress, mehr Spaß am Sport!

Terminmanagement de luxe

In Sportvereinen ist das ganze Jahr über etwas los: Wettkämpfe und Turniere, Kurse und Training, Versammlungen und Feste – sie alle lassen sich mit Clubway bequem organisieren. Terminerstellung und das Versenden von Einladungen sind online und auch über die mobile App möglich. Einmalig auf dem Markt ist die Echtzeit-Teilnahmestatistik, deren Ergebnisse bei der künftigen Planung helfen und auch beispielsweise für Sponsoren von Interesse sind.

Übersichtliche Terminplanung erleichtert den Alltag von TrainerInnen, SportlerInnen und nicht zuletzt deren Familien – weniger Stress, mehr Spaß am Sport!

Reibungslose Terminplanung
Lückenloses Anmeldungsmanagement
Begrenzung der Teilnehmerzahl
Warteliste
Zusätzliche Teilnehmerinformationen
Personalinformationen hinzufügen
Rechnung bei der Anmeldung
Kommunikation rund um den Termin
Effiziente Such- und Filterfunktionen
Massenfunktionen sparen Zeit und Nerven
Export in externe Dateien
Vielseitige Aktivitätsberichte
Integration des Terminkalenders in die Vereinshomepage

Reibungslose Terminplanung

Die Erstellung von Vereins- oder Mannschaftsterminen in Clubway ist schnell und intuitiv. Das Datum kann aus der Kalenderansicht oder aus der Zeitleiste ausgewählt werden. Sowohl einmalige als auch wiederkehrende Termine sind möglich. So nutzt Ihr die Funktion optimal: Es ist sinnvoll, eine Veranstaltung zuerst im Terminkalender der Verantwortungspersonen zu definieren und danach für alle Vereinsmitglieder bzw. für die gewünschte Abteilung oder Mannschaft freizuschalten.

Lückenloses Anmeldungsmanagement

Die Mitglieder werden auf ihrer Mitgliedsseite oder im Terminkalender der App über den neuen Termin benachrichtigt. Falls die ganze Familie sportlich aktiv ist und den Clubway-Familienkalender abonniert, erscheinen neue Termine automatisch auch in diesem Kalender.

Durch die Voranmeldung ist die genaue Teilnehmerzahl im Voraus bekannt, was die Planung beispielsweise der Trainingseinheit erleichtert. Die Anmeldeseite kann auch ein Feld zur Angabe möglicher Abwesenheitsgründe umfassen. Vielseitige Anmeldeoptionen sorgen für zusätzliche Flexibilität. Die Zielgruppe ist anpassbar, etwa eine einzelne Mannschaft, eine bestimmte Abteilung oder der ganze Verein. Auch öffentliche Termine sind möglich, die Nicht- oder potenziellen Neumitgliedern offenstehen. Ferner ist es mit der Funktion möglich, gezielt einzelne Personen einzuladen (z.B. nur die zum Spiel aufgestellten Mannschaftsmitglieder). Bei Bedarf kann für den Termin eine begrenzte Anmeldefrist definiert werden.

Begrenzung der Teilnehmerzahl

Die Zahl der möglichen Anmeldungen kann für jeden Termin individuell festgelegt werden. Falls Personen in unterschiedlichen Rollen benötigt werden, sind für diese jeweils eigene Höchstzahlen definierbar (z.B. 2 Torhüter, 10 Feldspieler, 2 Betreuer). Anhand der Teilnehmerliste sieht der Coach auf einen Blick, wer mit dabei ist.

Warteliste

Wie bei Kursen kann auch für den Fall ausgebuchter Termine eine Warteliste angelegt werden. Wenn ein Platz frei wird, rückt die erste Person der Liste nach usw. Die Warteliste kann auch manuell verwaltet werden. Die verantwortliche Person sieht in Clubway, wie viele Interessierte noch auf der Liste warten.

Wer von der Warteliste aus in den Kurs nachrückt, wird automatisch benachrichtigt. Auch der/die Veranstalter/-in des Termins kann Systemmitteilungen über Änderungen dieser Art abonnieren.

Zusätzliche Teilnehmerinformationen

Der Administrator kann auf Vereinsebene Zusatzfelder für individuelle Termine definieren, um beispielsweise die Anmeldung zu vereinfachen. Die in diese Felder eingegebenen Informationen werden nur für den spezifischen Termin genutzt und gehen nicht ins Vereinsregister ein. Dies ist nützlich, um beispielsweise bei der Anmeldung zum Trainingslager nach möglichen Lebensmittelallergien zu fragen. Die Inhalte der Zusatzfelder werden nach Ablauf des definierten Zeitraums automatisch gelöscht, wie es die Datenschutzgesetze verlangen.

Personalinformationen hinzufügen

In den Termininformationen kann bei Bedarf der Name der zuständigen Person (z.B. Coach) angegeben werden. Er erscheint auch im Terminkalender, soweit es die DSGVO zulässt. TrainerInnen können ihren Clubway-Kalender so anpassen, dass nur ihre eigenen Trainingstermine angezeigt werden.

Rechnung bei der Anmeldung

Falls sich mit dem Termin Kosten verbinden, können diese bei der Anmeldung automatisch in Rechnung gestellt werden. Typische Beispiele sind Übernachtungskosten bei Auswärtsturnieren oder Teilnahmegebühren für Trainingslager. Der Preis wird auf der Anmeldeseite angezeigt und die Rechnung nach der Anmeldung automatisch zugestellt. So können die Verantwortlichen leicht nachprüfen, wer seine Teilnahme bereits bezahlt hat. Alternativ ist auch die manuelle Fakturierung nach der Anmeldung ist möglich.

Einzigartiges Feature

Kommunikation rund um den Termin

Die Clubway-Terminverwaltung ermöglicht den bequemen Mitteilungsversand per Rundschreiben, als Anhang, per E-Mail, SMS oder Chat (als Push-Benachrichtigung in der App). So wird sichergestellt, dass alle mit dem Termin zusammenhängenden Informationen – ob Trainerhinweis, Zahlungserinnerung oder Zeitplanänderung – ihre Empfänger rechtzeitig erreichen. Die Teilnehmenden (oder gegebenenfalls ihre Eltern) bleiben auf dem Laufenden und können im Rahmen des Datenschutzgesetzes auch selbst über die Chatfunktion Fragen stellen.

Effiziente Such- und Filterfunktionen

In einem aktiven Verein ist das ganze Jahr über viel los. Je größer die Zahl der Veranstaltungen, desto hilfreicher sind die Such- und Filterfunktionen von Clubway, die dem Organisationsteam eine Menge Zeit sparen und das Terminmanagement erheblich erleichtern.

Export in externe Dateien

Verantwortungspersonen mit entsprechenden Zugriffsrechten haben die Möglichkeit, Termin- oder Teilnehmerdaten zu Berichts- oder sonstigen Verarbeitungszwecken in eine Datei zu exportieren.

Massenfunktionen sparen Zeit und Nerven

Durch Nutzung von Massenfunktionen wird dieselbe Aktion gleichzeitig auf mehrere Objekte angewendet. Mit ihrer Hilfe können beispielsweise Trainingspläne der vergangenen Saison als Vorlagen für die kommende kopiert oder mehrere Mannschaftsmitglieder auf einmal in die Aufstellung für das nächste Spiel gewählt werden. Außerdem sind sie praktisch beim Aktualisieren von Kursdaten oder beim Mitteilungsversand an Mitglieder, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Vielseitige Aktivitätsberichte

In Clubway können umfassende Berichte zu den Terminen des Vereins und der Aktivität seiner Mitglieder generiert werden. Die Berichtszeiträume sind frei wählbar. Wie viele Personen meldeten sich zu den Veranstaltungen des Vereins an und wie viele nahmen tatsächlich teil? Wo wohnen die Mitglieder, wie gestaltet sich das prozentuale Verhältnis der Altersgruppen oder der Geschlechter? Welche Tage oder Trainingsangebote sind am beliebtesten, welche am unbeliebtesten? Welcher Karateka ist als nächstes reif für die Gürtelprüfung, welche Tennisspielerin ist am häufigsten auf dem Platz? Und welche Mitglieder hören vermutlich in absehbarer Zeit auf? All diese und viele weitere Fragen lassen sich mit Hilfe von Clubway-Berichten beantworten – damit die künftige Planung auf Fakten basiert.

Integration des Terminkalenders in die Vereinshomepage

Die im Clubway-Kalender eingetragenen Spiele, Trainingszeiten und sonstigen Termine können direkt auf der Homepage des Vereins veröffentlicht werden. Mit der Funktion bleiben alle auf dem neuesten Stand, denn eventuelle nachträgliche Änderungen werden automatisch aktualisiert. Eventuelle nachträgliche Änderungen werden automatisch aktualisiert. Es können auch beispielsweise mannschaftsspezifische Terminkalender veröffentlicht werden, sodass Fans auf der Homepage alle Heimspiele auf einen Blick finden.

So hat die Online-Mitgliederverwaltung von Clubway anderen Vereinen bereits geholfen:

Unsere Kunden bestätigen: Eine einfache Mitgliederverwaltung ist der beste und wichtigste Aspekt von Clubway! Darüber hinaus ist sie eine solide Basis für die gesamte übrige Vereinsarbeit, vom Rechnungswesen über die Terminverwaltung bis hin zur Kommunikation. Erleichtere Dir also die Arbeit und nutze Clubway für eine erfolgreiche Vereinsarbeit!

Die Funktion der Terminverwaltung in der Clubway Software hat unseren Alltag im Verein revolutioniert. Früher waren Buchungen oft ein Durcheinander, jetzt ist alles zentralisiert und jeder weiß Bescheid. Die Möglichkeit, alles an einem Ort zu haben, vom Erstellen eines Termins bis zum Versenden von Erinnerungen, zeigt, wie durchdacht und umfassend diese Software ist.

Was mir an Clubway besonders gefällt, ist die integrierte Art und Weise, wie alles miteinander verknüpft ist. Ob Buchungen, Anmeldungen oder Kommunikation – alles läuft über dieselbe Software. Es hat unsere Abläufe wesentlich vereinfacht und strukturiert. Dieser integrierte Ansatz hat uns nicht nur Zeit, sondern auch viele Kopfschmerzen erspart, besonders wenn es um die Koordination größerer Events oder Turniere geht.

Als Verantwortlicher für die Buchungen in unserem Verein bin ich echt froh über Clubway. Die Funktionen der Software sind intuitiv und ich habe immer alles im Blick. Das integrierte System, von der Terminverwaltung bis zur Rechnungsstellung, ist ein echter Game-Changer für uns. Besonders hilfreich finde ich auch die Echtzeit-Teilnahmestatistik. Sie gibt uns wertvolle Einblicke, um unsere Angebote und Events noch besser zu planen.

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